為何你發的email讓人懶得看？掌握一個撰寫技巧，讓對方一秒抓住重點

原任職於麥肯錫日本分公司的作者，最常為內部的管理顧問及外部的企業客戶，提供邏輯架構方面的訓練服務。她發現，表達其實有所謂「基本形式」。然而，光知道理論，遠遠不夠；她發現，透過每天必須接觸的商務電子郵件，最能練習表達的基本形式。

所謂的「呈現」，指的是「寫得讓人一看就懂＝視覺化」。用可以概觀訊息全貌的方式來呈現訊息，好讓閱讀者在開始仔細閱讀之前，只要匆匆一瞥，就能明白「這封郵件是依○○的順序，描述××的內容」「重點在這裡」等。

一打開郵件，不禁心想「要仔細讀這封信，恐怕是一件大工程，晚點再說吧」；或是為了「重點究竟寫在哪裡？」而傷透腦筋……是否有過這樣的經驗呢？

為了避免讓閱讀者有這樣的感受，讓他們在匆匆一瞥之後，當下就能明白「不必鉅細靡遺讀完整封信，也知道這裡和那裡有重要資訊」，這點至關重要。尤其是在撰寫複雜的諮詢或委託請求郵件時，更是如此。

如此一來，閱讀者應該會萌生「現在馬上看一下」的心態？這個心態所帶來的結果，就是能引導他們迅速做出回應，進而加速推動信中提到的事情。

只要匆匆一瞥就能明白訊息的整體結構，還可以只選So What的重點跳著讀──這就是「視覺化呈現結構」的表達方式。

正文中，原則上要先寫出最重要的「結論」，並於下方填寫第二層的內容（理由、說明）。

比方說，假設有一封電子郵件的引言，提到「要報告今日與A公司會談的狀況，懇請確認」，已經呈現郵件的主題和期待的回應。於是，閱讀者就會心想：「會談結果怎麼樣？」「報告的重點是什麼？」

所以，在引言結束、正文開頭的部分，要放上「結論」，也就是「會談結果的重點是○○」。它就會和主題、以及閱讀者對主題所萌生的So What（結論）的位置相近，節奏緊湊明快。

在講求「迅速傳達」的情境下，不論是書面或口頭報告，都要設法讓結論靠近主題出現的位置。結論談完後，下方緊接著用「So What？」打頭陣，發展正文內容。

陳述結構方格的內容之際，當然也有把So What放在最後比較妥當的時候。比方在逐步導向結論時，希望聽的人也一邊思考的簡報；或是先講出結論就失去樂趣的文章等。諸如此類的情況下，把So What放在最後，效果更佳。

然而，如果是為了加速推動業務運作而發出的訊息，就要讓「So What？」打頭陣。舉凡上班族寫的電子郵件、絕大多數的商務書信，以及多數的口頭說明，都適合讓「So What？」打頭陣。

電子郵件基本上都是以簡明扼要的雙層結構方格所組成。比方像是「和A公司會談的結果如何？」「想商量什麼不確定因素？」這樣，該回答兩個提問時，就會統整成兩組結構方格。此時，兩組結構方格也都要分別以「So What？」打頭陣，發展其他內容。

就像這樣，把針對每個提問所寫的結論，分別寫在各類別的開頭，閱讀者比較方便跳著瀏覽，可先只讀結論1、結論2。包括引言部分在內，閱讀者只需要讀過整封郵件的一半，就能掌握當中的要點。

既可不犧牲收訊者的時間，又能迅速、確實的將我方意圖傳達到位，這樣的文章寫法是上班族都需要具備的重要技術。

本文摘自：麥肯錫邏輯說服術
作者：照屋華子
出版日期：2024/01/26