會議是讓與會者廣抒己見,發想創意的重要時刻,然而許多會議往往開得很沒有效率,徒然浪費時間與金錢。
如何能讓會議更加有效率,以下是幾個知名企業家與專家都一致同意的要點,特別是已故的蘋果共同創辦人賈伯斯(Steve Jobs)更是以致力讓會議更有效率知名。以下是他的三點原則。
會議人數需有所限制
如果會議參與人數過多,恐淪為大拜拜,最終讓會議成效不彰。與會人數多意味著更多的中斷、噪音,也讓參與者彼此間減少溝通,增加誤解的機率。
這也是賈伯斯公開告訴白宮官員,他不願參與歐巴馬總統的會議邀約,因為與會名單真的太長。
亞馬遜創辦人貝佐斯(Jeff Bezos)也表示,如果太多人參與會議,會議的成效將堪慮。他甚至提出「兩塊披薩原則」,意即如果兩塊披薩沒辦法讓與會者果腹,那麼會議人數顯然就過多了!貝佐斯相信與會人數少,會議進程將會比較順利,同時減少人多嘴雜,意見不同的機率。
電動車龍頭特斯拉執行長馬斯克(Elon Musk)也是小會議的支持者,他認為除非確定參與者能貢獻想法,否則沒必要參加。他更則鼓勵沒有辦法貢獻想法的與會成員可以逕自離席,「離座並不無禮,最無禮的是開會卻無法提出想法。」
會議主題明確:討論重點勿超過三項
為提高與會者的專注力,會議主題應以不超過三項為原則,否則過多的議題容易使會議失焦,更糟的是讓與會者分心討論不重要的小事,而忽略最重要的議題。
而在一場會議中傳遞過量資訊,對於一般人而言是難以記憶的。
根據英國心理學家布萊克本(J. Blackburn)與林格倫(EJ Lindgren)針對劍橋心理學學會(Cambridge Psychological Society)一場會議的研究,與會者在兩週後平均只記得會議討論要點的8.4%,42%的記憶更已面目全非,很多與會者記得的重點根本在該會議上完全未曾提及,或是其實來自其他會議。
一場會議重點一定要清楚明暸,且事先佈達給所有參與者,以便他們能夠有所準備,能在會上貢獻自身的觀點,更避免會議失焦岔題。
在貝佐斯的建議下,亞馬遜開會不再使用Power Point進行簡報,而由簡報者將會議重點以6頁的備忘錄事先發送給與會者,會議後再由與會者分別對備忘錄就發表意見進行改寫,分享彼此意見。
QualCare Alliance Network執行長卡提諾(Annette Catino)告訴紐約時報:「一場會議最重要的是清楚的主題,沒有清楚的主題我就不會進會議室,因為如果不知道會議開會的原因,就沒有開會的必要!」
會議簡短扼要:不要超過30分鐘
臉書母公司Meta的作業長桑德伯格(Sheryl Sandberg)則以會議簡短有力聞名,常常一場預計1個小時的會議,只要她認為所有主題都討論完,可以在10分鐘內就結束會議。賈伯斯相信簡短會議比冗長會議經常更有效率,因為當會議一拖長,與會者的專注力將會直線下降。
資料來源:Business Insider、Thrive Global、Yahoo! News
本文授權轉載自《經理人》,作者:Kevin Liu,原文標題:告別無效率會議!賈伯斯的 3 個重要提醒,開啟高效團隊合作
