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直接取消員工行事曆上的會議!Shopify執行長另類管理術:我只是為了保持組織的彈性

編譯‧整理 《經理人》Kevin Liu、王宥筑 2022-01-11
直接取消員工行事曆上的會議!Shopify執行長另類管理術:我只是為了保持組織的彈性
Jeffrey Zeldman via flickr
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本文授權轉載自《經理人》,作者:Kevin Liu、王宥筑,原文標題:闖進員工行事曆、擅自取消例會,這位 CEO 不尋常的管理法有何目的?

許多人都不喜歡收到開會通知,尤其當正在進行一些需要動腦的工作時,被會議打斷後,又得花時間重新拉回注意力,再說有些例行會議,不見得每次都有迫切要討論、解決的議程,讓人不禁懷疑:真的有必要一直開會嗎?

如果你也受夠了沒效率的會議,這位 CEO 的做法或許會讓你眼睛一亮。

電商平台 Shopify 執行長托比·盧克(Tobi Lütke)上個月接受《彭博商業周刊》專訪時,表示自己偶爾會啟動「上帝模式」,進入員工的行事曆,取消一些常態性的會議。

「如果凡事都照著正確的路走,組織是不可能變得有彈性的。」

他認為,這種做法能提升公司對於抵禦未知意外的應變力與恢復力,畢竟作為電商平台,面對危機的反應力和彈性是非常重要的。

會議愈少愈好!還給員工「8 小時的專注」

因為疫情,Shopify 在 2020 年時跟 Twitter、Square(現改名 Block)等其他科技公司一樣,開放讓員工長期居家辦公。不過,早在疫情爆發之前的 2017 年,Shopify 就已經實驗過讓員工居家上班一個月,這也呼應了他有意提高組織工作彈性的理念。

Shopify 也跟 LinkedIn 一樣,是擁抱「無會議日」概念的企業之一,亦即每周固定一天不開會,讓員工能夠專心工作,不受干擾,希望能藉此增加員工的生產力,降低開會的焦慮感。Shopify 除了每周三固定的無會議日,在去年 8 月又新增了周五的無會議日。

而讓員工 8 小時保持專注、不受干擾的好處,可能遠超過我們的想像。

「在會議前 10 分鐘,你可能會調降目前工作的專注力,以準備即將到來的會議;而在會議後,通常會花個 15 至 30 分鐘總結會議的結果,再重新暖機、專注在工作上。」

時間管理專家伊莉莎白·桑德絲(Elizabeth Grace Saunders)認為,這就是為什麼「無會議日」對於促進工作效率是很重要的。

根據軟體公司 Atlassian 調查,一般員工平均每月參加 62 場會議之多,但有半數的會議被員工認為是「浪費時間」。盧克也指出,Shopify 曾做過內部分析,發現半數的會議其實是沒有價值的,不少工時在開會中被浪費掉了,於是 Shopify 便著手減少會議,當然,剛開始是一片混亂,但在經過一段時間適應後,現在工作反而能照時程進行。

資料來源:Business Insider, fs, clockwise, Observe Effect

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