不只是自動化工具！Google Workspace Studio把AI直接放進你的工作流程

週一早上九點，你打開信箱，紅色的未讀數字像警報一樣跳出來。47封信，同一時間湧入：客戶要報價、同事丟會議邀請、系統自動通知，還有幾封你一時之間根本不知道該歸類到哪裡。

你很清楚不能不看，但光是快速掃過、判斷重要性、標記與分類，就已經悄悄吞掉了你半小時的專注力。

這正是多數知識工作者每天都在面對的現實：整理信件、找資料、設提醒、更新狀態⋯ 這些事情不難，卻極度耗神。真正該留給思考、決策與溝通的黃金時間，就這樣被切割成零碎片段。

如果那些「一定得做，但其實不該由你親自做」的事，能有一個不打擾你、不佔用你注意力，卻能自動把它們處理好的系統呢？

或許這正是Google Workspace Studio想解決的問題。但它不是再多給你一個自動化工具，而是在你原本就熟悉的工作流程裡，加入一位低調卻高效的AI夥伴，透過No Code自動化的方式，默默接手雜事，讓你把專注力留給真正重要的事！

不是「又一個自動化工具」， 而是「依附在你工作流程裡的AI大腦」

我們知道，三大自動化工具你早就聽過：Zapier、Make、n8n⋯⋯有的功能很強沒錯，但它們有個共通的問題： 你得離開原本的工作環境，跳到另一個平台，重新學一套邏輯。

想像一下，你若想針對Gmail某個情境設定自動化流程，接下來你會需要：

• 打開Zapier／Make／n8n網站
• 授權存取權限（很多人卡在這裡就放棄了）
• 學一遍流程邏輯
• 設定觸發條件、篩選、動作
• 測試、除錯、上線

建置好的流程跑得順，至少半小時；不順，你的節奏全被打亂。而Google所推出的Workspace Studio，可以讓這些自動化情境更快速完成！

Workspace Studio有什麼不一樣？

它不是一個外掛的自動化平台，它就整合在你每天用的Gmail、Drive、Chat裡。

例如當看到一封詢問報價的信，你打開右側Workspace Studio面板，馬上就能套用包含Gemini AI的現成自動化範本，像是：「提取信件中包含特定關鍵字產品名稱、數量與預算，記錄到『客戶需求』試算表，並在Chat提醒我24小時內回覆。」

點一下，就能把流程跑起來。實際使用後最明顯的感受是「快又直覺」，不用再面對像Make、n8n那樣繁瑣的授權流程與邏輯設定，No Code自動化真的可以即開即用。

想要做更進階的流程？也很簡單。進到Workspace Studio主頁，直接用文字指令（Prompt）輸入你的需求。AI會幫你拉出整個自動化流程草稿，快速完成剩餘的設定即可上線！

最棒的是： 完全不需要再去授權一堆帳號 ，Workspace Studio是個真正能依附在你Google數位工作流程裡的AI助理。

4個Workspace Studio的自動化應用情境

一、收到發票或附件，自動解析、分類、雲端建檔

痛點： 財務或行政每天要手動下載附件、重新命名、分類到資料夾，極度浪費時間。
解法： 設定「當特定寄件者或關鍵字出現時」，AI自動解析附件內容 → 分類 → 上傳到指定雲端資料夾。
價值：
- 減少人為錯誤
- 財務流程標準化
- 新人也能快速上手

二、定時蒐集關鍵字資訊，自動推播到團隊Chat

痛點： 行銷或業務需要每天關注市場動態，但人工整理容易中斷。
解法： AI代理每天自動搜尋指定關鍵字，摘要重點，直接推送到Google Chat群組。
價值：
- 團隊資訊同步
- 決策速度提升
- 不再依賴單一個人整理

三、AI協助郵件判斷、摘要與行動建議

痛點： 重要郵件容易被大量訊息淹沒，錯過回覆時機。
解法： 透過Gemini AI在Gmail中判斷是否為重要信件、摘要重點、標記「需行動」或「僅供參考」。
價值：
- 業務跟進不漏接
- Inbox壓力大幅下降
- 專注在真正需要你決策的內容

四、在流程中直接「呼叫AI」，而不是切換工具

痛點： 多數自動化工具要跳出原本的工作環境進行授權、邏輯設定，學習成本高。
解法： Workspace Studio直接嵌入Gmail、Drive、Chat側面版，AI自動化助理「隨叫隨到」，可以快速套用多種情境的自動化範本。
價值：
- 幾乎沒什麼需要授權不同工具的學習成本
- 真正融入日常工作，而不是被遺忘的工具

為什麼是Workspace Studio？三個你該選擇它的理由

1. 幾乎零學習曲線：用「人話」就能建立自動化

你不需要懂「IF-THEN」邏輯，不需要理解「Webhook」是什麼，不需要看教學影片。

在Google Workspace Studio裡，你只要用自然語言描述「你希望發生什麼事」（目前指令仍以英文為主），AI就會自動幫你把流程建好。這代表著：

• 行銷人員 可以自己建立競品監控與資訊摘要流程
• 業務人員 可以自己打造客戶追蹤與跟進提醒系統
• 行政人員 可以自己設定文件與附件的自動歸檔邏輯

不必再填需求單、不用排隊等IT， 每個人都能在自己的工作場景裡，成為「AI x No Code自動化的第一責任人」!

2. 無縫整合：不用跳轉、不用重複授權

如果你的團隊已經在使用 Gmail、Drive、Chat、Calendar、Sheets ，那麼搭配Google Workspace Studio提供的自動化範本，等於一開始就站在完成線上。

多數情境下， 你已經完成了90%的自動化準備 。你不需要再煩惱：

• 到第三方平台重新授權帳號
• 擔心OAuth Token過期、流程中斷
• 在多個工具與介面之間來回跳轉
• 讓資料離開既有的Google生態系

你只要直接套用常見的流程情境，簡單調整需求，就能快速上線。

3. 企業級安全：IT放心，使用者更有彈性

多數自動化工具真正的痛點，並不在功能，而是在 資料與權限風險 。一旦需要把Gmail或雲端檔案授權給第三方平台，IT的風險警報往往立刻響起。

Google Workspace Studio的做法正好相反。所有自動化與AI處理流程， 都在Google生態系內部完成 ，並完全承接你及公司既有的資料架構：

• 所有資料不需離開Google Cloud生態系
• 自動套用公司既有的帳號與權限管理規則
• 符合GDPR、SOC 2等企業級合規標準

對IT而言，這不是新增一個外部風險點；對使用者來說，卻多了前所未有的 No Code自動化彈性 。

只要公司本來就使用 Google Workspace， IT幾乎不需要額外評估或重新授權，團隊就能安心自行規劃與調整自動化流程。

你也需要知道的3個使用限制

Google Workspace Studio是一款上手快速、整合度極高的 No Code 自動化工具；不過在實際測試後，我們也整理出幾個目前仍需留意的限制，建議在導入前先理解清楚。

1. 自然語言指令仍以英文為主： 雖然Gemini本身具備多語言理解能力，但Workspace Studio的指令介面目前仍以英文輸入為主。若使用中文描述流程，通常會出現錯誤訊息及不太穩定。

實務上建議：可以將中文需求透過AI先轉成簡單、清楚的英文指令即可使用；但相信未來會再開放更多語言。

2. 專注Google生態系，尚未支援第三方工具： Workspace Studio目前僅深度整合Google Workspace內的服務，例如Gmail、Drive、Sheets、Calendar、Chat。

如果你的團隊還有使用其他像是Microsoft 365、Slack、Notion等工具，暫時還無法直接串接。若需要跨多平台整合，就需要搭配其他自動化工具。

3. 進階流程仍需要一定的邏輯思維： 對於「單一觸發、單一接續動作」的流程，Workspace Studio幾乎可以立即使用；但當流程牽涉到如：多條件判斷、資料轉換與處理、多流程相互串接，仍需要一定程度的流程邏輯理解。

雖然Workspace Studio已經大幅降低了使用門檻（例如帳號授權、測試與錯誤排除），但它還沒有到「完全不用思考邏輯」的階段。

結語：從「被工作追著跑」到「讓AI幫你跑」

我們都知道，AI正在改變幾乎所有事情。但對多數工作者來說，AI仍然像是一種「看得到、卻用不深」的科技，你可以用ChatGPT或Gemini聊天、產圖、分析資料，卻不一定真的改變了每天的工作流程。

Google Workspace Studio的關鍵價值，就在於它讓AI不再只是「聊天工具」，而是真正走進你工作的 流程裡，成為一位貼身、低調、卻可靠的助理。

它不會取代你的工作，但它會接手你工作中最無聊、最重複、最耗時的那30%。而那多出來的30%時間，你可以用來：

• 深度思考策略與決策
• 培養與帶領團隊成員
• 與客戶建立更有價值的關係
• 或者，準時下班

下一步：啟動你的第一個AI代理與自動化流程

如果你已經在使用Google Workspace，現在就可以立刻開始：

• 打開Gmail，右上角找到Workspace Studio圖示
• 點選Discover，瀏覽常見的自動化範本
• 或回到主頁，用一句話描述你想自動化的任務
• 交給AI，自動建立、測試並啟動流程

本文授權轉載自《NoTime NoCode》，原文標題：【NoCode 工具箱】用 Google Workspace Studio，把 AI 自動化直接放進你的日常工作流