如果要安排一場跨部門會議，你會選擇哪一個時段呢？早上 9 點、下午 2 點還是下午 5 點半？9 點可能太早、5 點半又讓人覺得會延後下班時間。事實上對多數工作者而言，開會是個職場必備，卻又經常處理不好的任務。想開一場精實的會議、提升工作效率，預定正確的會議時間 就成為關鍵的第一步。
最需凝聚專注力的時段，不應被會議占據
《CNBC》提到，一場讓人不想開的會議，原因經常出在它選擇了一個壞時間：星期一早上。 然而，這正是許多團隊，用來對焦接下來一周待辦事項或重大任務的時段，為什麼星期一早上不應該安排開會呢？
美國作家與工作顧問琳・泰勒（Lynn Taylor）解釋，因為大家才剛從休假中重返崗位，星期一早晨是最需要凝聚專注力的時段，不應該透過會議扼殺這些精力，而且周一上午可說是整周工作下來、記憶最鮮明的時段，假設有個壞的開始，並不利於開展整周的任務。
英國行事曆服務商 YouCanBookMe 則從 50 多萬份的會議邀請，以及 20 多萬筆的回覆當中，歸納「出席率」最高的時段為 星期二的下午 2 點半。假設沒有辦法安排在此時間點，那麼周間與下午仍然是相對較好的選擇，都能讓與會者有些餘裕可以準備相關事項。假設真的要挑選星期一，也能稍微延後會議時間，幫助團隊進入工作狀態。
另外，還要懂得管控會議本身的長度，《CNBC》指出，45 分鐘是理想時長，因為 30 分鐘太短、可能開頭都花在閒話家常，一小時又太長，容易讓人效率低落、抱持「反正會議還沒結束」的心態。
學會安排空檔、零會議日，強化開會效率
除了挑對開會時間之外，《Inc》也分享了 4 個更有效的會議安排技巧：
1. 提早給予資料
會議中最浪費時間的一件事情，就是帶著大家一起閱讀簡報、文件或提案。如果能在一或兩天前提供，便能直接針對該主題討論、提問，以利推進結論或行動。
2. 會議和會議之間的間隔
有時候待討論議題眾多，難免碰上一個接著一個的會議，但人們的腦袋會需要空檔「重開機」，因此會議之間請安排至少 10 分鐘間隔，方便大家裝個水、上廁所，喚回注意力。
3. 特別保留「無會議時間」
許多任務會要求工作者，得長時間保持高度注意力或創造力，而會議就經常是打斷這些時刻的元兇。因此，如果身為領導人，不妨替團隊保留半天或一天的無會議日，留下完整工作時段。
4. 讓與會者有選擇權
《Inc》建議團隊可討論「雙腳法則」（law of two feet）的共識，也就是相信大家都能管理好自身的時間，當身處某些非強制性會議，或非主要討論、決策成員時，如果認為效益不大或無法專注時，可以默默退出會議，而不會被視作不禮貌的行為。
本文授權轉載自《經理人》，作者：Y Chen，原文標題：星期一早上不適合開會？與會者出席率低、專注力差，跟會議時間大有關係
