隨著各種數位通訊軟體與數位工具的誕生，現代人們似乎愈來愈少準備書面會議資料，遠距工作後尤其如此；然而，是否也因為商務溝通更加數位化、通訊軟體讓溝通更簡單便利，以及遠距工作的常態化，導致人們的「思緒整理的能力」退化了呢？
商務通訊軟體的便與不便
電子郵件大約於一九九○年代後期開始普及。其後二十年，亦即也二○一○年代後期，「商務通訊軟體」開始進入了我們的生活。或許你的公司也正在使用 Slack、Chatwork 或 Teams 等通訊軟體。本書執筆當下是二○一九年底，這段期間我有許多機會在各界商務人士集結的場合上開講。我常常利用登台機會詢問：「請問有多少人在利用商務通訊軟體辦公？」結果約有四成的人舉手。
商務通訊軟體很早就盛行於科技業、新創企業等產業，若你也在相關產業工作，可能會覺得「才四成啊？」但根據我的調查，最近三年商務通訊軟體的普及速度加快了。也許再過幾年就會超過五成，甚至八成了。
我認為目前正處於過渡階段，不過可能也會有讀者好奇：「商務通訊軟體是什麼？」在此簡單說明一下。
商務通訊軟體是比電子郵件更簡單，可以透過文字與對方如同對話般交談的溝通工具。因為不需要「承蒙關照、主旨」等電子郵件特有的拘謹格式，所以溝通上更有效率。
此外，不只是文字，也能輕易交流聲音或影像，使得提案、報告、連絡或討論等的選擇性比以往更多元。再加上是數位空間，與實際面對面交談不同，更容易留下記錄，避免「有沒有說的爭議」，亦能不費力地與想看的人分享對話內容，使用上非常方便。
但正因為有了這新選項，難免讓一些人產生下面想法：
「我本來就覺得製作資料跟寫郵件既辛苦又麻煩。有這些時間不如馬上用通訊軟體討論、隨時交換簡便的對話，這樣工作起來有效率多了。
以前這些事非得直接見面才能辦到，但現在不論時間或地點，只要有通訊軟體就能輕鬆搞定了。既然方便到這種地步，今後用通訊軟體工作就夠了。」
因為這種認知，陸續有一些企業決定導入商務通訊軟體。我詢問有相關經驗的學員，感覺上他們與同事之間的溝通比以前更熱絡了。不過，他們也反應自己越來越少有機會寫信或製作文件。
大家一開始都會利用通訊軟體共享資料，後來漸漸有人提出：「這些內容有必要做成文件檔案嗎？」「用手機看很不方便，我們視訊通話講重點就好」。這些反應背後透露出強烈「不耐煩」感，所以對方或許本來就沒意願打開分享在通訊軟體上的檔案，有這種想法的人似乎不在少數，所以整合性的文件越來越少見。你的公司也有發生類似情況嗎？
遠距工作的影響
最後的第三點是離場工作的情況增加。其實離場工作，還有許多類似的說法，如「遠距工作」、「在家工作」、「多元工作模式」等。因此，你只要以最吻合自身狀況的說法來理解即可。
總之，遠距工作就是在家上班或無固定辦公場所，不論身在日本或世界各地。你還能在各種時間、場所或形態，與他人透過網路進行商務溝通。有人說這種工作模式在今後將變得理所當然。
那麼在這種時空環境下，製作紙一張簡報有什麼樣的意義呢？想必有人會說「就算只要整理成一張資料，還是很麻煩」。
我之前與在家工作的學員聊天時，很訝異對方表示家裡沒有印表機。
他說現在與同事討論都是利用 ZOOM (一種線上會議軟體)來進行，所以開遠距會議時，越來越沒意願事先製作資料，再把所有人的資料印出來、拿在手上邊看邊討論。由於不製作資料的狀況持續了半年左右，而且也沒什麼特別的不便之處，最後就把印表機放上拍賣網站賣掉了。
「工作形式更加數位化」「商務通訊軟體普及」以及「遠距工作增加」，就是無紙化趨勢帶來的影響。
總歸來說，有越來越多人以「全程數位化」的方式來進行商務溝通，認為這才是順應未來的工作模式。當然，由於目前還是過渡期，所以你可能因為身處的工作環境不同，還沒什麼感覺，不過這是時代趨勢，希望你先做好心理準備。
（作者按：本書付梓之際，全球爆發了新冠肺炎疫情，許多企業因而導入遠距工作模式。不過因為欠缺評估的時間，倉促行事下造成混亂的例子屢見不鮮。本書預定二○二○年四月發行，雖然不清楚屆時的局勢，但對於陷入混亂的企業而言，書中提出的見解應該會有所幫助，希望能助各位一臂之力。）
「紙一張」簡報術是解方
行文至此，說不定有些人會略感不安。本來是想學會「紙一張簡報術」才讀的，現在卻告訴我文件式商務溝通已經過時了，後面內容沒問題吧？
別擔心，我最終的結論依然是用「紙一張」來簡報是必備的技術！因為最大的好處就是下面四個字：
思考整理。
為什麼我堅信「紙一張」簡報對是這個時代的必備技巧？它和「思考整理」又有什麼關聯？請讓我為你解答這些疑問，繼續往下讀吧！
我從事在職教育課程時，常向學員推廣「紙一張」的整理技巧。因此，我也收過一些很負面的意見，像是「現在已經沒人用紙本文件做簡報了吧？」
另外，也有人對我說：「紙一張的資料製作和簡報技巧不是過時了嗎？」以下是我的見解。
正因為「無紙化」時代來臨，才少不了「紙一張」整理技巧！
不論我如何力挽狂瀾，數位溝通今後只加速發展，滲透所有層面。放棄紙本資料的「無紙化」時代已然到來。然而，是否也因為商務溝通更加數位化、通訊軟體讓溝通更簡單便利或遠距工作常態化，而導致人們的「某種能力」退化了呢？
關於這一點，毫不誇張地說，我十年前就感到憂心，進而促使我在二○一五年出版《在 TOYOTA 學到的「紙一張」整理術》一書。
這裡說的「某種能力」就是指「思考精煉力」。
前言中提到，我在豐田上班時候幾乎天天都要製作簡報、推動工作用的紙一張資料。雖然將資料歸納整理成紙一張看似很容易，但在我養成這個習慣之前吃了不少苦頭。當時的我只能先從模仿前輩的資料開始，不過老實說也只是依樣畫葫蘆。所以每次呈給主管，都是滿篇紅字地退回。來來回回好幾百次，我才終於順利將資料整理成紙一張，並搞懂該問什麼樣的問題。
只要探問事物的「本質」就對了。
「這個業務是為了什麼進行的？」
「現在發生的問題，它背後的根本原因是什麼？」
「採取什麼樣的行動最有效果並且符合現實？」
多虧了非把資料歸納成紙一張的制約，我自然養成探問本質的習慣。我能整理出想法並重新改寫，然後反覆思索，琢磨出更適切的文字，而這個過程中我的思緒會更加清晰，精簡字句的結果結果，資料頁數也跟著減少了。
最終目的就是「紙一張」。
當初為了學會這種思考模式及基本功我經常加班，養成習慣後我還是會為了整理案件用資料而加班到深夜。換作是今天肯定會有人要我趕快下班，但不要單看表面就做判斷。
對我來說，這個過程不是只有製作資料，當我歸納整理內容的同時，也是利用紙一張這個工具精煉自己的工作。
事實上，因為二十幾歲時有磨鍊自己的思考能力，才能成就如今的我，這也是我一輩子的資產。在獨立創業的七年間我的公司一直持續成長，並且出版了六本著作，這些都是拜我在豐田式紙一張培養的「精煉思考力」所賜。
正因為精煉想法，才能將資料歸納成「紙一張」。
正因為精煉想法，上台簡報時才能簡單扼要。
精煉過的言語，才更具說服力。
因此，我做簡報時被人吐槽的機會變少了，就算被吐槽，也因為想法有徹底精煉過，所以不論被問到什麼都能臨機應變。交手幾次後，對方出於安心和信賴感，也就不再需要進行第二、三次的追加簡報。最終我還能用最短時間量產簡報，當你跟我一樣學會紙一張簡報術後也能辦到。
通訊軟體使溝通品質下降
前面提到幾次勞動改革這個辭彙，以我的認知來說，可以扼要地用下面這句話來表達：勞動改革的核心就是「精煉思考力」。
不懂得精煉想法，即使再努力縮短時間、提高產出，也只會做出辭不達意、內容薄弱的成果，導致增加工作量。更別說今後的商務溝通會因為朝無紙化和數位化邁進，以致於製作資料的機會越來越少。
如今一般人都認為應該捨棄透過製作資料「淬鍊思緒」後再溝通的模式，改用商務通訊軟體進行簡便、快速的溝通才是好做法。然而，欠缺精煉思考力的人在工作模式「全程數位化」之下會發生什麼狀況？我有一位主管職的學員，幾年前就開始使用商務通訊軟體，他曾說過一段很具代表性的看法：
「使用商務通訊軟體之後，溝通品質反而下降了。部屬往往想也不想就馬上開視窗進行報告、連絡和商量。因為我們公司幾年前就放寬在家辦公的限制，所以不論人在哪裡都能找到人，躲都躲不掉。我希望部屬至少先稍微想一下後再開口。很多時候不是我無法了解部屬想表達什
麼，而是部屬自己都搞不清楚自己在說什麼，如果還要一一確認，實在很浪費時間，毫無工作效率可言。」
從前面內容中，相信大家應該都能理解為何這位主管說出這種評論。
因為使用通訊軟體的員工沒有「先整頓想法再工作的習慣」，所以他們的工作方式就變成「一天光是耗在通訊軟體上就沒了」。加上沒有自己深入思索的習慣，一有問題立刻「向外尋求」解答，就像用手機上網找答案一樣只會依賴他人。
這個時代可以輕易求解的管道變多了，故訊息也很泛濫。因此，「習慣先梳理想法後再工作」的人不會隨便向旁人尋求答案，商量時用的語句和頻率也力求精簡，以免占用別人寶貴的時間。唯有做到這種程度，才算實現勞動改革目的的數位化工作模式。根本就在於一個人是否具備「精煉思考的能力」。
「全程數位化」的先決條件
主張「通訊軟體能提升職場溝通產出」的人都會強調這項優點，但事實果真如此嗎？
離開豐田後我沒有立刻創業，而是先在 GLOBIS 商學院服務了一段時間。這是一間以工商管理碩士課程 (MBA) 為經營項目的公司，那裡集結了許多優秀的專家。
任職期間我覺得與豐田最大的差別，就是那裡「很少準備資料」。即使是討論或開會也一樣，大家都各自用筆電確認郵件內的議題，大多會在現場視情況使用白板討論。
不過，工作仍能順利進行的理由，就在於所有員工都「習慣先仔細思考後再工作」。
即使沒將資料印成一張紙，也能在腦內精煉想法。所以就算開會過程中卡住，也因為與會者都擅長思考，只要當下寫在白板上整理一下就解決了。
假如組織中每個人具備優秀的思考能力，數位工具才能有效發揮作用。唯有「所處環境中有許多無紙也能實行高度精煉思考的人」才得以實現「更進一步的數位化」。
回過頭來看，你的職場又如何呢？你的同事都是「習慣先深思後再工作」的人嗎？除非職涯中受過徹底訓練，否則一般人很難練就只在腦中進行高度精煉想法的能力。
訓練方法其實有許多種，但平日持續製作資料、反覆開會之間，便能逐步深入了解自己負責的業務、掌握箇中精髓，對我而言這就是一種培養精煉思考力的鍛鍊。而且就算沒有紙一張的制約，大多數企業也應該將這個方法列為「基本的工作模式」。
我只希望更多人留意到提升「精煉思考力」這項基本工，隨著工作模式邁向「全程數位化」後而逐漸消失的盲點。
儘管如此，若有人因此表示：「那就別用商務通訊軟體了，今後努力多做點資料、多開點會，加班也在所不惜！」但事到如今也無法走回頭路了。
現實上製作資料的機會是日益減少，要求無紙化的快速簡報則會日益增加，為了順應變化我們必須跟著改變。本章開頭提到「工作有八成都在製作資料和開會」，為什麼我對這句話特別有共鳴呢？
因為，工作有八成是透過製作資料和開會來精煉想法。
我十分明白這點有多重要，不論是製作資料也好，開會也好，其實都是為了思索如何完成工作的手段。拉遠一點來看，這是為了再三審視、反思眼前的資訊，藉此更明確地掌握不可遺漏的重點。「製作資料和簡報」只是一種「手段」，「精煉思考」才是「目標」。
換句話說，假如能達到這個目的，採取其他任何手段都可以。
