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時間成本最貴!一張圖看懂,新創哪些工作自己做、哪些該外包?

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本文整理、摘錄自《善敗:iFit 新零售實戰》,法意資產管理股份有限公司出版

公司創立初期,最珍貴的資源就屬創辦人和營運團隊的時間,也是企業能否更上一層樓的核心關鍵。

尤其這時候團隊人員較少,且專精的領域有限,不可能什麼都會,因此若創辦人能夠分辨哪些工作是團隊需要自行掌握,而哪些業務可以交由外包負責,就能把自身的精力放在最有助於公司成長的事情上。

可考慮外包:後勤支援性事務

例如會計及法務,牽涉層面太廣太複雜;IT 系統自行建置的成本太高,而且要有專職人員持續維護和優化;倉儲出貨看似簡單,其實細節繁瑣又容易出錯 ── 這些後勤支援相關的業務,都可委託給專業人士協助,不需要親力親為。

此外,產品銷售頁面的文案撰寫也能考慮外包,因為團隊中若沒有擅長文案的成員,自己寫不一定會比外包專業人員來得有效果。

再來就是媒體公關,媒體曝光對於新創公司非常重要,不但可以藉此拓展知名度,讓更多人願意來面試,合作廠商也會先搜尋是否有媒體報導過。然而新創初期其實沒有那麼多可以讓媒體持續報導的題材,因此不適合內部專門聘請一個人,建議可以外包給專業的公關人員。

不適合外包:前端直接面對客戶

例如 「廣告投放」,如果將投放業務全部委外給代理商處理,公司內部成員就沒有機會深入了解廣告流量設定或一些使用心法,但對電商來說,「掌握流量」其實是一件非常核心的能力。

因此我認為找一位廣告投放顧問,讓他帶著你操作,並指導團隊成員了解如何投放,會是比較好的做法。

若是新創或中小型企業, 「社群經營」 建議也不要由外包團隊處理,因為社群是你和顧客之間最密切的交流管道,能夠從中了解顧客真實的需求,創辦人最好要親自經手這塊業務。

至於 「客服」 方面,雖然過去有許多外包客服的企業,但我認為在目前講究快速即時的網路時代,若客服未處理妥善,內部無法第一時間掌握情況,可能會衍生為嚴重的公關事件。

最後一項不建議外包的就是 「產品優化業務」 ,當然能夠找外部顧問引導,但建議創辦人還是一定要親自參與,才能對你自己的產品好壞及競爭力有足夠的理解。

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從結構圖變化,了解外包的財務優勢

許多經營者常會覺得「凡事自己做」最省錢,但其實適當運用外包,反而能夠帶來財務上的優勢。 在從財務面進行分析之前,首先讓讀者了解變動費用和固定費用的觀念:

變動費用

代表會隨著營收連動的費用。 當營收成長愈多,變動費用會跟著增加;營收如果降低,變動費用就會跟著下滑。以電商來說,包括廣告費用、運費費用、金流手續費等等。

固定費用

意即無論營收多少,都一定要支付的費用,最常見的就是店面或辦公室租金。

需要注意的是,同一個費用項目可能為固定費用,也可能為變動費用,或是兩者兼具,百貨公司櫃位租金就是最好的例子。

若單純以營業額抽成,租金就屬於變動費用;如果是結合抽成+包底(每月未達約定營業額需支付一定金額),抽成部分是變動費用,包底則是固定費用;要是採用「租金櫃」模式,代表每個月需要支付固定的租金,那就是固定費用了。

了解兩者的差別後,下一步我們就來看以固定費用為主,與以變動費用為主的財務結構,當營收波動時分別會產生什麼樣的影響。

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如上圖,左邊可看作「實體店面」,右邊則是極端都外包的「電商」。

以圖左實體店面的損益結構來說,在開始營業之前,租金、裝潢及人力都是支出,無論將來營收成長或衰退,這些支出已經成為固定費用。

隨著營收增加,公司需要擴編人力或開立更多間店面,固定費用會隨營收慢慢升高;但當淡季來臨,營收與毛利下降,對於實體店面來說,不可能因為業績不好,店面就不請店員或減少店面空間,人事及租金已經固定,因此營收下降再扣掉費用,淨利可能就會轉變為虧損。

若以圖右的電商來看,假設全部成本都是變動費用,當訂單量變多,金流費、出貨人力和運費隨之增加;而營收下滑時,費用也能夠跟著下降,對獲利的衝擊相對就會比較小 ── 這就是「外包」所帶來的財務優勢。

當然在經營實務上,不太可能把全部的費用都變成變動費用,但盡可能降低固定成本,透過「外包」來提升變動成本,是經營者可以努力的方向。

實體店面的經營者則可以思考,如何透過電商來增加營收,同時降低固定費用,讓損益結構更有彈性;電商業者若想投入實體店面,也要特別注意固定費用增加的比例,事先留下足夠的獲利空間。

運用外包資源,打造靈活彈性的財務體質

因此建議經營者,在目前的大環境下,千萬不要輕易把固定費用提高,不妨參考本文一開頭的分類,選擇適合的業務放手外包,把費用變動化。

像 iFit 初期正是透過外包倉庫,使財務結構更具彈性,一旦營收衰退,租金成本便能同步下降,讓公司維持在良好的損益平衡上。

更重要的是,雖然外包的成本較高、利潤較低,但自營倉庫的話需要主管去管理,如此一來經營成本、資源及心力沒有放在公司更核心的事務上,很可能就會錯過快速成長的機會了。

5 年前我認識一個做保養品的創業者,他很自豪跟我說,他的公司只有兩個人,他們早上開發產品、做行銷客服,下午的時間就是包貨出貨,以這樣的人力做到年營收一千萬元,淨利也有兩百萬以上。如果之後營收不好,以他的支出結構來看,還是會獲利,不會出現虧損。

當時我建議他,出貨外包給別人,或是請專人、工讀生來幫忙出貨,不要花時間自己出貨。不過他沒採用,他覺得花錢請人很不划算。事後來看,我還是覺得很可惜,如果他投入更多的時間開發新產品和經營品牌,在當時的 FB 紅利之下,營收絕對會有三五千萬以上。

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