記者Ros Atkins任職BBC超過20年，深知語言的影響力，更知道如何運用清楚表達，提升影響力。
在2017年英國大選期間，BBC派我回到家鄉康瓦爾採訪。雖然是熟悉的地方，我仍需要超越一般常識的深度資料來準備播報，於是開始蒐集資訊。
某天晚上，一家英國主流新聞快報播出了一則關於彭贊斯（Penzance）的報導。我心想：「太棒了！這是一則完全聚焦康瓦爾與當地選情的報導，不只談選舉，更貼近我需要的範圍。」滿懷期待地看完，我手中的筆記本卻仍是空白的。
我倒帶重看，仍然一無所獲。報導展示了當地的景色，聽取了幾位居民的看法，也提及了一些基本背景，但缺乏真正實用的資訊─沒有數據，沒有來龍去脈，更遑論分析。儘管報導充滿細節，但都不是必要的細節。這份報導對我的準備毫無幫助。
作為資訊消費者，我需要高效的方式了解康瓦爾的選舉。而這次經驗讓我更深刻體會到效率在表達中的重要性。當你能以效率為核心，為觀眾的每分鐘投入提供實質回報，他們會因此感到滿足，甚至心存感激。
賈伯斯「魚缸的故事」——凡事都還有空間
除了讓人們覺得投入的時間有所回報，效率還提供了另一種資源─空間。為了說明這點，讓我稍微岔開話題。
2011年10月，我剛完成一部加勒比海紀錄片的拍攝，來到邁阿密。接著，我需要趕往佛羅里達西南部的邁爾斯堡（Fort Myers）主持一系列節目。於是，我租了一輛車，在夜間踏上漫漫長路。
75號州際公路筆直、平坦且毫無景色，四周靜悄悄的，只剩下我和收音機作伴。當時，史蒂夫．賈伯斯（Steve Jobs）剛剛去世，成了新聞頭條。我一路聽著對他的悼念與各種軼事。其中一則深深吸引了我：魚缸的故事。
這是前蘋果員工阿米特．喬德利（Amit Chaudhary）分享的經歷：工程師在完成iPod的原型機後，將它拿給史蒂夫．賈伯斯審核。賈伯斯把玩著這個裝置、仔細端詳，用手掂量它的重量，然後斷然駁回：它太大了。
工程師們忙著解釋已不可能再小了。賈伯斯沒有說話，他起身來到一座魚缸前面，將iPod扔進魚缸。隨著iPod沉到缸底，有些氣泡浮上水面。
「有氣泡，」他厲聲說道，「表示裡面還有空間，把它變小一點。」
你在史蒂夫．賈伯斯去世後的那一期《大西洋月刊》（The Atlantic）也可以讀到這則故事，標題是「歌頌暗黑史蒂夫」。
我無意評論「暗黑史蒂夫」或他的行事風格，但有一句話讓我牢記在心：「裡面還有空間。」解說也是如此，你幾乎總能找到「空間」。
新聞記者經常面臨這個難題。編輯常說：「內容需要再短些。」我們則抗議：「真的不能再短了！」每位記者都曾為爭取篇幅與字數絞盡腦汁。頭版的版面、新聞快報的字數，這些限制無可動搖；同樣地，你要演講、參與會議或訪談的時間也是固定的。你要如何應對這些限制呢？常見的3個陷阱是：倉促交差、填塞過多資訊或犧牲有價值的內容。這3種錯誤都會削弱表達的品質。
《紐約時報》（New York Times）記者珍．布萊德利（Jane Bradley）曾在推特上說過：「最棒的編輯是把你的文章刪掉了1,000字，而你居然毫無察覺。」當我草擬解說時，我會反覆檢視並壓縮內容：哪裡有多餘的「氣泡」？哪些詞句或資訊不必要？能否用更簡潔的文字替代？是否有句子無法清楚表達我的意圖？這就是我所謂的「壓縮」過程。一遍遍掃雷，清除冗餘，表達的效率自然就會提高。
最後要強調一點：有效率的解說不等於簡短，而是善用有限的時間。如同我們製作解說影片時，關鍵不是影片長度，而是內容是否有效傳遞訊息。提高解說效率，能增進表達的清晰度，也確保時間分配得當，讓觀眾的每分每秒都物超所值。
先破題，再交代細節
「草稿沒問題，但我要把句子一分為二。」在BBC工作時，這句話幾乎成了我的口頭禪。這不是在找撰稿同事的麻煩，因為我也常對自己的稿子這麼做。寫完初稿後，句子不夠精煉是很常見的事。
特別是在進行口頭表達時，簡短的句子更是關鍵。相比之下，長句較難吸收，尤其當聽眾是「聽」而不是「讀」時。此外，長句也會影響講話的流暢度，因為你需要調節氣息。
我的經驗法則是：一句話最好不要超過15個字。這不是鐵律，但確實是一個有效的指導原則，無論是書面或口語都適用。來看看一個例子。
原文：
游泳課對十六歲以下孩童開放─我們的課程共有八級，整週都有開課，你可以在我們的網站，或自上午九時到下午五時前往我們的接待處為你的孩子註冊。修改後：
游泳課對十六歲以下孩童開放。
課程分為八級。
每天都有開課，包括週末。
註冊方式：可至我們的網站，或於上午九時到下午五時親臨接待處。
長句容易讓人迷失，短句則能讓人抓住要點。簡單就是力量，善用分割句子來讓重點更突出。
將主題放在句首
許多溝通，尤其是口頭表達，常犯一個錯誤：把主題埋在句子中間，甚至最後。這會削弱你要傳達的訊息。
看看這個例子：「國會議員席次少，支持率下降，充滿爭議，反對黨面臨重大壓力。」如果我們在這麼後面才第一次提到反對黨，聽眾會一頭霧水：「前面的訊息是在說誰？」他們沒抓到重點，也錯過了細節。
再來看一個經典錯誤，幾年前，BBC的一位主播說了這樣的開場白：「您正在收看BBC新聞台，我是喬納森．查爾斯。在被幽禁數十年，被迫生育小孩之後……」聽起來彷彿喬納森自己經歷了這一切，這也是為什麼這段影片在YouTube上成了爆款。有趣的是，事情並非如此。喬納森後來解釋，這段影片是排練時錄製的，正式播出時，搭配了合適的語速和畫面，效果非常好。即便如此，這段插曲提醒了我們：
- 語句結構會影響句意。
- 呈現順序會決定受眾如何理解。
當你把主題藏在句子中間，就冒著被誤解的風險。聽眾可能不知道你所指為何，需要花額外精力去弄清楚。這就是我為什麼堅持一個簡單實用的原則：「先破題，再交代細節。」
原句：
國會議員席次少，支持率下降，充滿爭議，反對黨面臨重大壓力。修訂後：
反對黨面臨重大壓力：議員席次減少，支持率下降，爭議不斷。
後者的表達方式更直觀，能立刻抓住聽眾的注意力，並減少溝通中的迷失風險。
「和／而且」的力量
在口頭表達中，使用「和／而且」可以說是我的祕密武器。這個簡單的連接詞不僅幫助你建立動能，還讓元素間更緊密地連結，營造出層層遞進、一氣呵成的效果。總結如下：
- 創造動能：讓內容不斷推進，避免停頓或割裂感。
- 連接元素：讓資訊自然過渡，有條不紊。
- 增加節奏：為語調增添韻律感，使表達更具層次。
這是「和／而且」在口頭表達中發揮的作用，看看下列例子。
原句：
政府剛剛宣布投入更多資金來對能源效率最低的房子進行隔熱處理。這項投資隸屬於一項更為廣泛的節能策略。加入「而且」：
政府剛剛宣布投入更多資金來對能源效率最低的房子進行隔熱處理。而且，這項投資隸屬於一項更為廣泛的節能策略。
原句：
天氣很糟，觀眾很少，售票收入淒慘，我們許多員工都被病毒感染。加入「而且」：
天氣很糟，觀眾很少，售票收入淒慘。而且，更糟的是，我們許多員工都被病毒感染。
原句：
一直以來的問題是讓一些同事在家工作，其他人到公司上班。我們尚未想出解決方案，董事長與執行長卻辭職了。加入「而且」：
一直以來的問題是讓一些同事在家工作，其他人到公司上班。而且，在我們尚未想出解決方案時，董事長與執行長竟然辭職了。
將上述例子的前後版本大聲唸出來，你會深刻感受到，加上「而且」的句子不僅更有韻律，還讓資訊更有層次。
本文摘選自《愈忙愈要會表達：讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》
作者：羅斯．阿特金斯
出版日期：2025/04/08
時報出版
