開會是「必要之惡」？一位討厭會議的老闆觀察出4個高效原則

因為下週要開員工個人會議的關係，所以今天跟員工說下週全體會議取消，結果被員工說怎麼可以不開，我一臉莫名。

通常員工都不喜歡開會，尤其是跟老闆開會，但既然員工們會主動說出不要取消，那也許代表我們在開會上有一些作法還不錯。

我之前寫過一篇文章，說明開會的成本非常高。舉最簡單的例子，假設一週工時40小時，一週花8小時開會，就等於1/5的時間開會。若公司一個月薪資成本是50萬，就等於花在開會的成本一個月是10萬，一年下來就是120萬。這還不算員工準備會議資料的時間。

除此之外，過多的會議時間會壓縮其他的工時，變成要不員工要花加班時間來完成工作，要不就是為了趕上每週進度，每件事無法做得很細緻，造成專案的品質大幅降低，這些都是很可怕的隱形成本。

所以我嚴格控管員工的會議時間，假設要私下開會，都需要跟我報備，最近開始實行會議紀錄。我的會議紀錄要求只有三點：會議時間、決議事項與未決事項。

會議記錄三大要點

會議時間的長短，一方面在做最基本的成本控管以外，另外也督促員工儘速把會議開完。常常員工開會到後面會變成閒聊，還會叫飲料或下午茶來進行，浪費時間與金錢。

決議事項必須連結整體的工作報告，不要變成開會的決議跟後續進行的事項無關，這又會變成更可怕的會議成本浪費。

最後是未決事項。相信大家都有經驗，很多時候我們在開會時其實有討論某件事，但因為大家沒有結論，所以並不一定會出現在會議紀錄裡，但有時候這個討論是有意義的，且後面有可能再把這件事情拿出來討論時，變成又要花時間說明。

所以未決事項有可能在下一次會議時變成更有價值的會議內容，而未決事項的多寡，也代表著進行這次會議的品質。過多的未決事項只代表著沒有結論，下一次可能要改變議題或回去重新思考方向。

四個方法提高會議效率

另外，我認為身為老闆或主管，在與底下員工開會時，有幾個注意的事情，可以幫助自己在會議上的狀態：

一、培養員工說明「人事時地物」

讓員工養成習慣，在說明事情或提出意見時，把「人事時地物」說明清楚，讓議題馬上進入狀況，而自己在與員工交辦工作時，也充分告知「人事時地物」，減少彼此溝通的不清楚。

二、明確給回覆，若無法就給明確時間再來

我覺得很多時候員工不喜歡跟老闆開會，是因為得不到結論，但有時候我們當下是無法做決定的。我養成自己的習慣是，若員工問問題或需要我做決定，我會盡量在當下回覆；但真的遇到我無法馬上決定的事，我會告訴員工後天什麼時間再來問我一次，或是等哪件事情有結論後我們再來決定，減少員工在溝通後產生的決策壓力與時間壓力。