再忙也要跟員工進行「個人會議」！9大要點讓員工認同公司理念

剛結束與員工的個人會議，每次開完都會有不同的心得。自己大概在兩年多前看到一篇文章，裡面說到個人會議的事情，就開始執行到現在，有些想法想要分享給還未執行，或是有興趣執行的朋友。

我基本上會每一到兩個月就安排與員工個人會議的時間，首先，我設定的個人會議目的是：讓員工更了解公司，對公司產生認同感。個人會議的目的不是要讓員工了解老闆，也不是要秀老闆多麼平易近人。在此前提下，有幾個我自己認為注意的點：

1. 不要設定主題

不要預設要跟員工聊什麼，個人會議的主角不是老闆，而是員工，讓員工自己來決定要跟老闆聊什麼。我的最近員工開始會聊很多五花八門的事情，比如塔羅、感情、如何當一個主管、減肥等等。

2.「個人會議」不是「個人績效會議」

很多時候，員工擔心跟老闆一對一，是因為他覺得又要被老闆挑剔、詢問績效，覺得壓力很大、很煩，所以要充分跟員工溝通這不是考核，而是一個彼此了解的過程。不要主動去檢討員工，讓員工試著自己提出改善方案。

3. 先讓員工開口

初期很難讓員工願意跟老闆開口說實話，甚至是連客套說話都很尬。所以我初期會請員工做一份自己的工作報告，先讓員工願意開口說。其實重點不在這份報告的內容，而是先讓員工願意說話，報告只是一個開啟對談的媒介，所以我甚至沒有嚴格設定報告的格式，另外這份工作報告也提供員工一個自我省視的方式。

4. 打造一個對等的說話環境

我之前看文章，提到他們做個人會議的方式是可能外面約個咖啡廳、散步時閒聊，我覺得有些麻煩，不過我認同他的說法。我在個人會議時，會約會議室、請大家喝飲料、穿不那麼正式的衣服，另外坐在員工的對面，用輕鬆的方式與員工對談，而不是像平時坐在主管位，一副要人報告的樣子。這些小細節都有助於員工不要那麼繃緊情緒。

5. 主動提出上次個人會議時員工提出的內容

不管是員工的閒聊，或是對工作的想法，若是老闆可以在每次的會議中都聊到上次的內容，員工會覺得老闆不是只有走形式，而是真的有在聽員工說話，如此他們下次就會更樂意提出自己的想法。

6. 試著探索員工平時的行為

我用探索這兩個字，是因為有時候員工的行為值得稱讚、有時候需要檢討。不要一味的只是稱讚員工，也不要只是責備員工。跟員工共同討論行為的好壞，才能讓員工真正了解這件事會有什麼樣的影響。另外我建議一次探索一個行為就好，不要一個會議下來講好幾個，員工只會覺得你小心眼每件事都記得。

7. 不要避諱回答問題

有些員工會直接在個人會議上要求加薪、福利。直接了當的回答，不要閃避。若是無法馬上決定，可以誠實的回答再評估，但不要等到下次會議才解決，而是後續再找時間私下溝通。

8. 試著不要設定時間多寡

老闆很忙，會覺得會議時間很寶貴，但我想奉勸朋友，你再忙都應該要把員工的時間擺第一，尤其像我們這種小公司，每個員工都很重要。我都會安排一個下午時段，儘量讓員工暢所欲言，而不是一坐下來就跟員工說我只有半小時。不過老闆要收，不要讓會議變成一般閒聊拖很長。

9. 試著讓員工了解自己在公司的定位

回到一開始的目標，我們的目的是希望讓員工更了解公司，那怎樣才是更了解呢？我自己的定義是讓員工了解自己在目前公司目標裡的定位。例如可能公司明年要衝多少營業額，在這樣的目標下每一位員工可能面臨的問題與挑戰，還有對他們的期許，都可以在這樣的會議裡充分溝通，可以減少員工在公司設定目標下對自身的茫然，更可以減少事不關己的心態。