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前 10 分鐘定生死!簡報時若想快速引起聽眾注意力,請先問自己這 3 個問題

前 10 分鐘定生死!簡報時若想快速引起聽眾注意力,請先問自己這 3 個問題
Photo by Teemu Paananen on Unsplash
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華盛頓大學的分子生物學家約翰·梅迪納(John Medina)指出,人體有一個內建的「時鐘」,在一場簡報中的前 10 分鐘最能夠專注、抓到重點。換句話說,若是你在簡報中沒有掌握好這 10 分鐘,就很難抓住聽眾的注意力。

延伸閱讀:「我用心報告,為何大家卻愛理不理?」向麥肯錫學溝通,4 步驟抓住聽眾注意力

這個 10 分鐘法則在許多場合都適用,近日飛向太空的維珍銀河創辦人理查·布蘭森(Richard Branson)曾舉辦過一場創業競賽,每位參賽的創業家只有 10 分鐘闡述自己的點子,布蘭森解釋,若一個創業想法無法在 10 分鐘內表達清楚的話,就表示它太過複雜了。

因此,在發表一份簡報時,能否在前 10 分鐘獲得聽眾的注意力至關重要,想要做到這一點,在報告之前,你可以先問自己這三個問題:

1. 「這份報告的核心是什麼?」

簡報不是寫小說,觀眾沒有耐性等你鋪梗,最好第一句話就闡述核心想法。

Google 早期投資人麥可·莫里茨(Michael Moritz)表示,當年共同創辦人謝爾蓋·布林(Sergey Brin)和賴利·佩吉(Larry Page)曾用一句話解釋自己的產品:「Google 組織了全世界的資訊,並且讓所有的人都可以取得。」莫里茲指出,當時他被這句話吸引住了,開始對產品產生興趣。

《Inc》建議,這樣的策略同樣可以用在簡報中,比如說,在討論預算的會議上,開頭可以這麼說:「大家好,我想你們聽到這個都會很開心,由於團隊表現優異,我們獲得的預算將比去年多 10%。」光是一句切中要點的句子,你已經吸引所有人的注意。

2. 「可以吸引聽眾的點在哪?」

開門見山之後,可以找一個最吸引人的點。《跟TED學表達,讓世界記住你》作者卡曼‧蓋洛(Carmine Gallo)在《Inc》分享,專業的業務向潛在客戶推銷服務時,是這樣開場的,「您如果使用我們的服務,可以替貴公司省下上百萬美元,相信您的老闆會很開心聽到這一點,而且貴公司每月花在軟體更新的時間,將減少 50 小時。」

這個開場白快速地闡述了兩件事:讓對方覺得能在老闆面前有所表現,以及能夠省下時間做其他的事情。儘速端出報告能為聽眾帶來的好處,是相當重要的。

延伸閱讀:一堆數據的分析報告,反而沒說服力?搞錯 4 個重點,難怪老闆不買單

3. 「有故事或例子嗎?」

前兩個重點都比較強調開場和第一印象,當你已經抓住聽眾的注意力之後,要如何讓觀眾留下記憶點?那就得靠故事了。說故事是一種古老卻有效的溝通技巧,已有研究證實,在商業簡報中講故事,不但能提高說服力,也更有可能促使聽眾採取行動。

說一個好故事,最重要的就是要驗證你的論點,讓觀眾知道你前面所講的創意或是銷售計畫是可行的。很多時候,觀眾或許會忘了你做的投影片,但他們通常會記得曾聽過的故事。

資料來源/Inc.(1), Inc.(2), AMLE

本文授權轉載自《經理人》,原文標題:簡報好不好,前 10 分鐘定生死!想快速引起聽眾注意,這 3 件事很重要

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本文作者 《經理人》Janis 編譯‧整理 《經理人》Janis

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