新創團隊 PM 該懂的「項目管理」

你的恐懼往往不是來自於失敗，而是毫無頭緒的失敗。你的焦慮往往不是來自於成功，而是莫名其妙的成功。

一、專案管理是什麼？

可能你現在對專案管理沒有概念，或者覺得它是一個很玄的東西，一部分原因可能是你的專案還沒有大到一定程度，一部分原因可能是有人承擔起了專案經理的角色。但我覺得，產品經理是一定要懂專案管理的，否則在各種團隊專案緊急的情況下，是難以攻堅的。

舉個我自身的例子來講：

1年左右，我對產品經理的認知是： 產品經理為結果和效果負責，如果結果達不到預期，就是執行人員的問題。

後面我發現這種想法並不能讓我成長，因為我忽略了最終結果很大一部分影響因素：過程。

我原來以為就是把文檔寫好，把需求講好，驗收做好，就可以保證結果好。但其實尤其是隨著團隊規模的上升，過程的變數也越來越多，關聯方也越來越多，隨波逐流式的工作方法已經捉襟見肘，往往當你沒有預期規劃去做某些事的時候，就是你被牽著鼻子走的時候，也是你感覺到累的同時，對結果毫無掌控力的時候。

於是現在，我把我的認知修正成為： 產品經理是結果導向，而結果導向的前提是過程控制。

這不單單是怎麼跟專案的問題「跟」很像籃球比賽裡的盯防，可能可以靈活放手單人，但面對複雜的擋拆就毫無辦法，這個時候就需要「管理」的意識，打一些全局聯防，花一些時間來梳理，有章法去做事，才不至於失敗。

二、我要講什麼？

當然每個團隊的問題、氛圍、規則制度都不一樣，而最合適的方法永遠都是來自於你對自身團隊問題的梳理。所以我在這裡的分享有三點目的：

1.意識到專案管理這個問題的重要性。
2.給專案管理提供一種思路。
3.傳播專案管理的視角和心態。

三、專案管理解決了什麼問題？

一開始，我的工作流是這樣的，我覺得需求的產出和規劃比較重要，所以對於自己的文檔和表達無比自信，我覺得我只需要做好下面的事情：

1.知會各個團隊需求意向
2.開會對需求
3.寫文檔提需求
4.對接開發講需求
5.每兩週追一下進展

但團隊、需求多了之後，我發現精力捉襟見肘。已經不是那種畫原型追求精益求精、文檔錙銖必較的情況了，方法和工具更多地成為了溝通的載體，簡潔高效才是他們的目標。

於是催生了更多的問題：

1.明明溝通過某些事，但是對方還是說不知道。
2.明明做了一些事，但回頭覺得自己什麼都沒做。
3.明明有一些成績，但是領導卻不知道。
4.明明很用心在做事，但是團隊氛圍卻越來越差。
5.明明目標很明確，但中途總會偏航。

這些問題數不勝數，於是我把它們一一梳理了一下，看了一下事情來龍去脈，出現問題的原因，以及可能的解決方案，總結出了如下內容。

四、專案管理怎麼做？

首先，你要有邏輯地去做一個決策，然後根據結果去驗證這個邏輯，這個過程全程才能讓你有方向有進步。你可能亂拳打敗過老師傅，但你要練的是每一次都能打敗老師傅。而我已經總結了我認為的專案管理的三大類問題：

1.溝通方式和同步的問題
2.團隊氛圍和推動的問題
3.彙報機制和記錄的問題

為什麼總結成這三個方面呢？還要再加入一個概念，碰巧也是三，這次是三大角色。

其實仔細想想，所有的專案無外乎是三個角色之間的互相作用。這三個角色是這樣劃分的：

1.責任人：責任人是每個團隊的主管，可能不是leader，但是每個團隊負責這個專案最核心的人。
2.關係人：關係人是次於責任人的參與者，包括各個團隊的研發、設計以及營運。
3.利益相關人：利益相關人是不直接參與項目，但與專案的結果、過程建立了聯繫的角色，比如大領導、資源部門等。

那麼對於這三種人，分別該做到什麼事情呢？

1.責任人左右了專案的方向和進展，如果責任人停滯不前，關係人是沒有方向和源動力的。
2.關係人左右了專案的品質和速度，他們在一線做事，最後的實現程度是他們的考卷，雖然責任人會把控品質，但他們才是輸出者。
3.利益相關人左右了專案的前景和價值，更多的關注和理解可以放大專案的價值，而默默無聞，是無法給專案補充能量的。

所以對於這三者，對應上面的三大類問題，專案經理其實又有了三種解決方案：

1.對於責任人

應該做好溝通和同步，溝通的話包括面對面、電話影片、郵件E-mail等。越當面直接的溝通，會帶來更多的訊息碰撞，但只有文字溝通才能帶來訊息保留，所以當你不確定要不要開會的時候，問自己「現在是需要溝通問題還是同步問題？」，如果是溝通，越直接越好，再難的會也要約；如果是同步，就用文字。可能有的人會問，文字我不確定他看到了啊，這個時候就需要建立一個很古老的機制，叫「收到請回答」。從溝通、到同步、到確認同步，是可以確保責任人方向無誤的。

2.對於關係人

應該做好團隊氛圍和推動。關係人是不建議像責任人一樣頻繁花時間在溝通上的，因為這樣會大幅度削減他們的輸出，對整體專案的品質有很大風險，所以責任人要做好對關係人的同步。所以對於關係人來講，其實是沒有專案整體概念的，因為溝通的斷點，導致他們對專案的認知是存在斷點的，這也就導致如果沒有好的團隊氛圍和推動，關係人會陷入無所事事的境地。所以需要責任人做好對關係人的進度把控，而不是關係人和其它角色之間混亂的直接溝通。

3.對於利益相關人

專案經理要做好彙報日曆，比如對於營運，要提前給出推廣計劃安排；對於財務，要提前提好預算和流程；對於領導，要安排好彙報的時間節點，比如雙週、月報等，方便提前準備。對於利益相關人的彙報要專注於結果，而不是溝通過程，因為這個彙報和輸出其實主要是單向的，附上過程選看即可。