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營利狂飆 300%! DNA 資料管理分析新創 DNAnexus,執行長教你抓出浪費時間的專案

DNAnexus是一間美國新創,專門提供DNA資料管理及分析,兩年期間營利成長高達300%。執行長Richard Daly提出讓公司團隊成功的方法之一,就是抓出「死蛇(Dead Snake)」,意思是「找出浪費時間的專案」。「死蛇」不僅會浪費團隊精力,分散資源,甚至會拖垮整間公司。

1、數字是抓出「死蛇」的關鍵

在生活中,很常遇到自吹自擂的人,我們可以說他的胡扯指數(BS meter)非常高。這種人很常發生在專案負責人身上,甚至是公司高層,他們往往會對那些看起來獲利數字很高的專案著迷,就算評估之後發現公司的資源或時間上無法配合,他們也會想盡辦法抓住案子不放。

不然就是某些專案的前期表現非常亮眼,但後繼無力,即便明顯拖垮營運,負責人依舊不願意放手。他們甚至會在團隊中開始自圓其說,提出自認為合理的理由,而這就是專案成為「死蛇」的預兆。

2、培養團隊成為「死蛇獵人」的兩個方法

DNAnexus的成功,主要是靠公司內團隊的高執行效率,而DNAnexus是用這兩種方法培養出可以分辨「死蛇」的人才:一種是每週一封信,另一種是全體員工會議。

每週一封信

DNAnexus要求各專案每週都要有團隊會議,而專案負責人一定要在會議結束後寫一封信給執行長與董事會,內容必須簡潔且列出重要事項。這封信的撰寫時間不希望超過20分鐘,而且沒有固定格式與內容。每位負責人可以任意寫下他們覺得重要的事情,例如業務部的銷售業績表現、電腦工程部的專案進度與目前遇到的困難。執行長Richard Daly閱讀完信件後,會將每封信件內容整理成大鋼,然後寫上意見,最後再寄到全部員工的信箱。

如此一來,公司內各個團隊都可以知道彼此的進度,這種將會議內容透明化的做法,讓不同領域的人,能用不一樣的角度互相監督,例如負責數據分析的專員,可以即時看到前端業務銷售的所有成本與收入。

全體員工會議

DNAnexus每年也會舉辦一次全體員工會議,這個會議不是各團隊報告各自的進度,而是讓每個專案負責人提出如何達到目標的會議,以及每位員工發表各自對公司或專案的想法。其實,這個會議最重要的目的在於集合團隊所有人,鼓勵大家發表想法,一起找出可能會浪費公司資源的專案。

要讓大家反駁負責人或執行長的想法很困難,因此為了鼓勵大家多發言,DNAnexus的做法是,每次只要有人成功停止某項「死蛇」,幫公司止血、減少損失時,執行長會在會議上大力誇獎,讓他的貢獻被全公司的人看見。這樣的做法不只可以鼓勵大家踴躍發言,還能凝聚公司團隊的向心力,讓所有人一起參與終止「死蛇」的活動。

3、預防勝於治療,避免「死蛇」才是上策

過去許多專案開發都是使用瀑布式管理法(Waterfall management),這種管理法是以 規則為主,人為輔 ,所以只要規則訂定,循規執行就好。但其實很多專案需要客戶的參與確認才能更有效執行,否則當團隊很認真地依據規則完成產品,直到交貨給客戶時才發現不符合要求而被退回,這樣無疑是浪費團隊的精力和公司的資源。

為了避免像這樣無疾而終,專案團隊可採用快速獲得顧客回饋的做法,像是學習Google創投(Google Ventures) 常用的「SPRINT衝刺計畫」。這是一個幫新創公司設計為期五天的專案計畫。衝刺計畫讓新創公司只要透過五天便能了解產品成功的可能性高不高,再依此擬定公司決策。

SPRINT衝刺計畫

衝刺計畫的第一天是讓團隊從想解決的問題中挑選重點並列為目標、第二天是加入公司資源列入規劃,發想可以解決問題的方案並形成「方案草圖」、第三天是團隊成員用投票的方式決定哪些方案最有可能達成目標、第四天基於前三天結果製作產品/服務測試版、第五天將測試版給產品/服務提供消費者使用進而得到回饋。

知名的新創公司Dropbox當初也是採用類似衝刺計畫這種快速獲得市場回饋的方式來推出自家產品。一開始Dropbox團隊想要解決跨平台傳送檔案不便的問題,他們快速整理出好點子並做了一支影片放到YouTube上,這支影片主要是示範如何在不同平台上用Dropbox快速分享和儲存檔案。結果影片一推出就得到市場熱烈反應,這也才讓Dropbox後來成功推出市場。

透過這種快速獲得市場回饋的方式, 團隊就能在短時間內即時發現問題,不會等到整個開發完成後,才發現全部都是徒勞無功,最後變成「死蛇」

Google創投的 SPRINT 衝刺計畫
截圖自 deloittedigital 官方網站

「死蛇理論(Dead Snack)」不僅適用於公司團隊,在日常也有很大的功用,例如設立目標時,是否能夠確切量化成本與效益,才不會白忙一場,或是當實力跟不上野心,一時被偉大的願景迷惑住時,旁邊是否有朋友能夠適時提點並協助拉出那願景迷霧。

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本文授權自《創新拿鐵》,作者:子婷

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