Notion行事曆背後的秘密：有效率的極致，就是一人單幹一個產品

火紅的筆記管理工具Notion，在今（2024）年又推出一項生產力工具Notion Calendar（Notion日曆），目前包括GitHub和電商公司Shopify都在使用該行事曆作為團隊協作工具。

保持Notion「All-in-one workspace」的初衷，Notion Calendar以團隊協作為主要導向，設計更直觀的操作介面，像是簡化行事曆上的新增會議流程，或是協調團隊工作，對於需要團隊協作的工作者來說，Notion Calendar可以更有效率的安排工作時間。

Notion的日曆工具來自2022年收購的新創Cron，其創辦兼產品設計者Raphael Schaad也同步加入Notion。

有了Cron的加入，對使用Notion的工作者來說是錦上添花，但Cron又具備什麼樣的特質才讓Notion選擇收購？

以工作者的角度規劃，讓開會更便利

Notion共同創辦人Ivan Zhao表示，Notion一直以來的目標是希望設計的工具能幫助工作團隊「將工作整合到同個地方」，讓他們的工作過程能夠更加順利。

考量到「時間」是人們工作時不可或缺的因素，Cron所設計的線上行事曆工具，能夠補足工作者的時間規劃，更妥善的分配生活與工作之間。

Cron行事曆針對的客群和Notion一樣都是工作者，為了工作順暢與效率，設有許多鍵盤快捷鍵可使用，產品風格與Notion有不少相似之處。

而行事曆除了可以連結多個第三方工具以外，包括Google Meet、Zoom和同步Google行事曆，同時也能新增多個使用帳戶共用行事曆，但最主要的功能是讓工作團隊共用行事曆時，有更直覺以及方便的協作介面。

舉例來說，若和同事有1對1的會議，只需要將另一位的日曆帳號拖曳到預訂開會的時間段上，行事曆便會自動加入與會同伴以及時間。

另一方面，若需要找到雙方可用的會議時間，在行事曆上也可以快速與他人共享行事曆中的空閒時段，使用者只需要在行事曆最右側的選單上點擊與會者姓名旁的「菱形」圖標，可以暫時與對方的行事曆重疊，查看雙方有無時間上的衝突。

對於有跨國協作需求的工作者，Cron行事曆上也能設定多個時區，在行事曆的時間左上角「+」號選擇地區的時區，就可方便進行跨時區的工作調度。

雖然Notion Calendar的介面設計符合工作者的需求，但要注意的是，目前Notion Calendar只適用於iOS系統的裝置，Android系統的裝置以及Outlook仍在規劃整合中。

令人不可置信的是，Notion Calendar的開發，全都是由Cron創辦人Raphael Schaad一手設計和開發而成。

Raphael Schaad在開發Notion Calendar之前，曾在有「社交雜誌」之稱的Flipboard擔任設計師以及工程師，並發覺許多高成就者在工作上都十分依賴行事曆，因此希望能優化現有行事曆功能，使其變得更專業。

Raphael Schaad有別於一般設計師直接用軟體設計，反而習慣以手繪的方式畫出網頁設計架構，並效仿當時另一款線上行事曆工具Sunrise主推User-friendly（使用者友善）的風格，希望將行事曆打造的更加直觀以及符合工作需求。

最終於2020年創辦Cron且成功加入美國創投YC團隊，同時獲得350萬美元的種子輪融資，被多個知名投資者所看好，包括網頁設計工具Figma、社群服務網站LinkedIn、行事曆工具Sunrise以及寄宿網站Airbnb等公司。

回顧Notion的發展，從創辦到現在估值破百億美元的情況，Notion也不是一路都如此勢如破竹。Notion最初建立時，是像Wordpress一樣的網站設計工具，後來經過Ivan Zhao的改善，將產品從零開始製作成現在超過3,500萬用戶使用的工具。

Notion的改變，除了添加行事曆功能之外，將Notion AI助理也置入其中，和微軟的Copilot、Google的Duet AI相似，能夠自動回答問題之餘，也幫助創作型工作者撰寫初稿文章，讓工作者直接透過AI生成的內容修稿。

截至今（2024）年，Notion的功能從筆記管理、安排行事曆以及AI助理，將多數與工作相關的功能都集合在同個版面上，達到他們「All-in-one workspace」的初衷，也讓越來越多的使用者們期待，未來是否有望聽到Notion傳出上市的消息。