你會把「待辦清單」與「行事曆」結合使用嗎？用8道題目檢視你的工作效率

你有檢視過你正在使用的待辦清單嗎？你的清單能夠幫助你提升工作效率，或是反過來拖累你呢？Amazon上最受歡迎的商管書作者、專注研究生產力提升的戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）告訴你，如何管理你的時程，有效安排工作，讓你的生產力倍速提升！

超神準測驗，健檢你的工作效率

在我向你展示如何打造有效的工作清單之前，需要先評估一下你當前清單的有效性。只知道自己從來沒有完成工作清單是不夠的。你應該去了解原因。

為了了解原因，接下來的問卷調查會協助你評估自己建立待辦清單的能力。它會讓你了解自己的優勢，同時也會讓你了解在任務管理上可能需要注意的某些事項。

這個評估過程很快速也很容易。只需回答以下8個問題，回答每一個問題時給自己一個分數，分數範圍為1分到5分（1分表示你需要幫助，5分則表示你很熟練）。在回答問題之後，統計你的分數，並了解你建立有效待辦清單的真實能力如何！

你是否了解，待辦清單在任務管理系統中的主要角色是什麼？
你是否為每個待辦事項設定截止日期（具體日期而不是「月底之前」）？
你是否把待辦清單中的事項數量限制在十項（如果是，給自己3分）？你是否把這個數字限制在七項（如果是，給自己5分）？
你是否以最小的變異性來建立你的待辦清單？我們把重點放在完成每項任務所需的時間，與每項任務的優先順序上。例如，你有把三分鐘完成的任務，跟三小時完成的任務列在一起嗎？你有把第一級優先順位的任務，跟第三級優先順位的任務列在一起嗎？
你的待辦清單是否限制你的選擇，亦即限制你應該把時間花在哪裡？
你的每個待辦事項是否包含情境，以便你了解它是高價值任務還是低價值任務，也了解需投入的時間？
你是否簡單且具體的定義你的任務，以便能夠快速判斷任務何時已經完成？
你的每項任務是否與具體目標有關聯？

現在你可以加總你每一個問題得到的分數。請記得，根據你處理每一個問題的能力，為每一個問題打一個分數，分數範圍為1分到5分。一旦你統計完你的分數，你就會知道你的程度。

如果你的分數介於32分到40分之間，代表你是忍者。你很內行，你是名副其實的任務管理大師。你經常完成你的每日清單，並且提前完成你最重要的工作。

如果你的分數介於19分到31分之間，代表你的表現還算不錯，但你可以試著改善你的任務管理策略的某些部分。你可能會被工作與家庭的責任壓得喘不過氣。當工作清單一天比一天多，你也可能會持續處於有壓力的狀態。學習如何打造有效的待辦清單，可以為你的生產力與時間管理工作帶來顯著的成果。

如果你的分數是18分、或低於18分，你需要重新思考建立待辦清單的方法。你會覺得壓力很大，也覺得每天都不在你的掌控之中。你鮮少（即便有的話也不多）完成你的待辦清單，因此你會感到沮喪、內疚，甚至覺得自己無能。別太自責。好消息是你來對地方了。

你的待辦清單只記錄了待辦事項嗎？如果沒有將你的待辦清單與時程表整合，將會對工作效率產生毀滅性的打擊。

在生產力方面的另一個嚴重僵局，是待辦清單與日程表之間的僵持。哪一個選項更好呢？兩者都有忠實的擁護者與直抒己見的批評者。

事實上，不該是選定其中一項工具來使用，然後排除另一項工具的使用。最大化你每天成果的最佳方法，就是結合你的待辦清單與日程表。

我曾提到，你的日程表說明了你可用的時間。它讓你知道，你握有多少時間可以進行待辦事項。因此，如果你只有3個小時的時間可以用，那麼建立一個需要進行5小時的待辦清單是不行的。這樣做會讓自己陷入失敗。當你陷入失敗後，又會帶來失望、壓力以及挫折。

有個簡單的方法可以避免這種結果：把你的日程表與待辦清單同步化。讓你的日程表提供資訊，以供你的待辦清單做決定。

下列為簡單的方法：

在每天結束時查看隔天的日程表。確定你何時要開會、何時要參加電話會議，或者有什麼其他事情占用你的時間。
預估你能夠分配多少時間，來處理你的待辦事項。別忘了給自己預留午餐與休息的時間。另外，放寬一些預估時間，以防遇到意外的延遲──例如，你的老闆與同事臨時請求你協助。
建立隔天的待辦清單。你應該要清楚的了解，每項任務會需要花多少時間來完成（回顧「如何打造完美的待辦清單」一章中的步驟）。依據你可用的時間來建立你的待辦清單。
把你的一天當成是一連串的30分鐘時間段。一小時的會議需要兩個時間段。兩小時的電話會議需要四個時間段。這些時間應該從你的日程表上被排除。
在還沒被排除的時間段，安排時間處理你的待辦事項。

舉例來說，假設這是你明天的行程表：