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新創工作又多又雜?試試能提升效率的「番茄鐘工作法」

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本文摘自《5分鐘商學院 個人篇:人人都是自己的CEO》,寶鼎出版

為了節省「任務切換」導致的時間浪費,可以用番茄鐘工作法,每集中精力工作25分鐘,休息5分鐘,保證專注度。

你有沒有遇到過這樣的情況:正在準備第二天會議的演講稿,一位朋友打電話過來向你大吐苦水,你不得不一邊聽著他的抱怨,一邊扒幾口快要冷掉的午餐。這時,電腦螢幕上彈出來郵件資訊,你順手點開,發現居然是個搞笑影片。你忍住不笑出聲來讓朋友聽見,關掉郵件。掛斷電話之後,再回到演講稿上來,卻發現腦子一片空白,只好鬱悶的喝了口湯⋯⋯

我們常常夢想自己要是有三頭六臂就好了,或者能像電腦一樣,同時處理好幾項任務。人真的可以三頭六臂嗎?真的可以同時處理好幾項任務嗎?

學過計算機原理的人都知道,電腦同時處理多項任務,其實是通過把CPU(中央處理器)的計算時間切成足夠小的時間切片,然後快速的輪流使用而已。也就是說,所謂的「多任務」,其實是高速切換的單任務。比如我的筆記型電腦,它把一秒鐘切成22億等份,供各個軟體輪流使用,切換的速度快到讓人完全感覺不出來。

那麼人腦呢?人腦中有一個叫「丘腦」(Thalamus)的組織,其作用和電腦的任務切換機一樣。當然,人腦切換任務的效率遠不如電腦。假設一個人正在專心致志的做一件事情時,突然被電話打斷,哪怕只打斷一分鐘,他想要重新集中注意力至少需要幾分鐘,甚至十幾分鐘。也就是說,人腦每一次切換任務,都有可觀的時間成本。三頭六臂式的多任務,不但不會節省時間,還會造成大量的時間浪費。

於是,很多人都在研究,到底多小的時間切片、多快的切換速度,是人腦最佳的工作頻率?1992年,弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)發明了「番茄鐘工作法」。

番茄鐘工作法,就是指把人腦當作CPU,切割成以30分鐘為單位的時間切片──每次集中精力工作二十五分鐘,休息五分鐘。可以用廚房常用的番茄鐘來計時,所以被稱為「番茄鐘工作法」。

番茄鐘工作法可以學習將有限的時間切成小單位來運用。
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從時間管理的角度看,番茄鐘工作法其實就是用合適的時間顆粒度,來保證注意力的專注度,節省任務切換導致的時間浪費。

具體怎麼做呢?非常簡單,買個番茄鐘(蘋果鐘、西瓜鐘都行),然後坐到桌前,從GTD的「下一步行動」目錄中,拿出一件事情來,就可以立刻嘗試番茄鐘工作法了。但是,為了獲得最好的效果,有幾個地方需要注意。

1. 防止被打斷

一次打斷會帶來兩次大腦任務切換,一來一回,可能就會浪費幾分鐘。番茄鐘工作法的關鍵是防止被打斷,全神貫注二十五分鐘

最被動的打斷往往來自電話。可以關掉手機,或者設置成勿擾模式,只允許老闆、家人的電話打進來。把簡訊設置成自動回覆:「現在正忙,稍後給您回電。謝謝。」要是老闆真的打電話來呢?接通之後,如果不是急事,可以禮貌的說:「老闆,我知道了,我30分鐘後回覆您可以嗎?」

最誘人的打斷來自微信。關閉微信和所有應用程式的提醒功能。那些動不動就叮一下、震一下、亮一下螢幕,並且還不能關閉的應用程式,我一律卸載。微信有一個很好的功能,就是可以設置「免打擾一小時」。

最難防的打斷來自自己。有時候,一件事情會突然出現在我們腦海中。比如想起忘記訂火車票,或者冒出來一個靈感。可以放一張紙在手邊,或者打開電腦上的記事本,快速的用幾個字記下這件事情,然後把它清除出大腦,繼續專注25分鐘。必須堅決拒絕打斷,否則別拿出番茄鐘。

2. 努力進入心流體驗

心流體驗是一種忘我的狀態,才思如泉湧,通常半小時過去了,覺得就像過了幾分鐘一樣。努力讓自己進入心流體驗,會事半功倍。

怎麼進入呢?絕對安靜,也許並不能幫助每個人進入心流體驗。相反,在一些背景音(比如流水、下雨、颳風、咖啡館的喧譁,甚至是電視機的雪花音)下,很多人更容易專注。如果你需要這些背景音的話,可以在手機端下載一個叫作「白噪音」的應用程式。

另外,半小時對於心流體驗來說, 或許不夠。這也是很多人批評番茄鐘工作法的地方。強制性的設置每半小時一個番茄鐘,會粗暴的打斷心流,休息5分鐘之後,可能再也回不去了。所以,我個人的做法是:設置25+5的小番茄和50+10的大番茄。處理雜事,用小番茄;在寫作上,用大番茄

3. 要專注,也要休息

用電腦時間長了,電腦會發燙;用大腦時間長了,大腦也會發燙。所以,要保證番茄鐘之間的休息。另外,專注可能讓人限於局部,休息則有助於把人拉回到全局

KEYPOINT:番茄鐘工作法

番茄鐘工作法,就是每集中精力工作二十五分鐘,休息五分鐘。這是一種用合適的時間顆粒度,來保證注意力專注度的工作方法。在執行時需要注意:第防止被打斷;第二,努力進入心流體驗;第三,要專注,也要休息。

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