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別大小事都想管!一個時間管理矩陣,釐清創辦人真正該做的事

早上一進公司,翻開待辦清單,有十幾項工作等著你處理。往往埋頭苦做,回過神來早已天黑,但清單上卻還有三分之一的任務還沒畫掉,實在頭痛要命!看起來每個都很重要、都很急,也因此造成事情多到做不完、壓力爆表、身心俱疲……

其實,想高效率處理完工作並非難事,《哈佛商業評論》提供了一個矩陣圖:讓你結合自身的最大優勢、經驗和能力,有條不紊地重整上班節奏。透過詢問自己以下幾個問題,將待辦清單上的任務分類,就能幫助你決定事項的優先順序;若你身為主管,你也能藉由它找出應該委派出去的內容。

製圖/陳婉玲

象限 1:優先順序

找出最急、最重要,並且能夠發揮自己長才的事項。

  1. 哪些是既緊急又重要的任務?
  2. 有什麼最關鍵的技能、知識,只有我能提供?
  3. 哪些任務,充分利用了我的獨特才能?
  4. 我沒完成任務的話,會如何阻礙別人的進度、對他人產生什麼影響?
  5. 我在過程中的瓶頸是什麼?

象限 2:忍受程度

人們對於不喜歡、不討好的工作,往往會想排在後面一點的順位。不過,若是最近因為晉升或組織重組,而接下不熟悉的新任務,或者正在學習新領域的知識技能,建議你離開舒適圈,把讓你感到痛苦的任務往前提,從多做、多練習中快速熟悉,就能降低該事項帶來的煩悶。另外,也藉此審視為什麼重要的事情,會讓你焦慮或拖延,拆解它並找出解決之道。

  1. 哪些必要任務使我不舒服、不開心?
  2. 我知道自己在哪些事情上不可或缺、但卻不喜歡它迫使我做哪些事?
  3. 當我想到或執行什麼任務時,會引起我的焦慮或壓力?
  4. 即使我知道哪些任務很重要、很關鍵,卻依然可能拖延它們?

象限 3:提升生產力

有些事務讓你很忙碌,卻沒有增加太多價值。找出讓你做了老半天、卻用處不多的任務,試著減少它們,或以更有效率的方法完成,把省出來的時間,投注在真正有生產力的事情上。

  1. 哪些任務帶給你快樂,卻花費你太多力氣與精神?
  2. 哪些是你相信有價值,但其他人卻不以為然的工作?
  3. 你發現自己卡在哪些雜務中,深知時間和精力應該投資到其他地方?

象限 4:委派事項

盡量將職能外、非你擅長的工作,交給真正的專家處理,將時間集中執行最有效能的工作。

  1. 哪些事重複性高且乏味?
  2. 哪些是價值低的工作?
  3. 哪些任務可能很重要,但並非你的長處所在,可以外包給專家?

當你把待辦清單的事項,依照上面建議分門別類後,時間將能妥善被運用在我們能做、且又是最重要的任務上,讓我們發揮最大的工作效率。

資料來源 / Inc.

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本文授權自《經理人網站》,作者:楊修