【專欄】企業資源規劃（ERP）是什麼？業主購入營運軟體時，該如何評估費用？
專欄作者：Felicia Wang — 17FIT 創辦人暨營運長
原文出處：滿潮部落格
企業資源規劃就是我們常聽到的 ERP 系統，ERP 考量財務、採購、人資、供應鏈、服務等關鍵流程與資訊，可在整合式系統中協助有效管理所有營運流程，經常被視為組織的記錄系統。（註解一）
若企業有效導入 ERP 系統，將能透過數位化的方式提升工作效能，不僅能夠即時反映出企業資源的使用狀況，還可以提供客戶更好的服務品質！然而，目前市面上的營運系統非常多種，價格區間也落差非常大，到底該如何挑選出一個最適合自家企業的營運軟體呢？
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本篇文章將會跟大家分享影響營運軟體費用的 7 大要素，希望可以幫助你更有方向的評估自己的預算，找到一個最適合的軟體系統。
▌考量企業資源規劃時，如何評估營運軟體的費用？
市面上所有的商品、服務都會有不同的價格區間帶，營運軟體當然也是。而什麼機制會影響實際上的費用呢？以下 7 個影響要點將為你一一說明：
影響機制一：主機服務的建置
關於主機的介紹和分析，網路上已經有非常多相關介紹，在此就不贅言。但由於主機服務當然也是營運成本的一環，於此就仍就結論做簡要的說明：
主機服務的選擇，往往也跟企業的商業模式、核心能力、是否有完整的 IT 團隊有關。
中小型企業所使用的商用營運軟體，基於營運維護、建置成本、系統升級及優化考量，再加上公有雲服務的資安防護、安全性、穩定性也越來越高的情況下，絕大多數已經不會再選擇自建主機，但少數可能選擇私有雲的解決方案。
通常，一般認為自建主機最高、私有雲通常次高、公有雲通常較低。（註解二）
主要是因為絕大多數的中小企業都不是科技業，也不容易有完整的資訊團隊。所以，當企業想要導入 ERP，通常會採用公有雲的解決方案，通常是主機費用成本、人事成本及管理成本綜合評估下，最佳的選擇。
影響機制二：功能模組的豐富度
針對特定產業營運管理設計目標的軟體公司，通常會依照該業內所有可能的各種企業規模，設計各種功能模組。
以健身房經營為例，會針對以下考量來設計功能模組：
- 基礎功能和進階功能（基礎的客戶管理或進階的客戶管理）
- 不同預約管理模式（針對團課預約、一對一預約、或單純的出入場）
- 需不需要行銷模組（是否需要用到紅利積點、優惠券、促銷功能）
- 報表的分析深度（只需要簡易的營收統計，還是複雜的交叉分析）
當軟體公司的產品設計越完整，越能帶給企業三大好處：
- 當營運軟體的功能模組越豐富、越完整，企業能深度掌握時，數位營運效能就越高。
- 當企業的營運主軸有所調整時，細緻的功能模組，能彈性的支援企業做調度。
- 此外，這類軟體公司通常會有各種資費方案可供選擇。假若因為預算因素而先導入基礎的管理模組，未來營業規模擴大時，軟體也能快速升級，避免轉換系統而讓營運管理受到動盪。
影響機制三：登入帳號數或裝置設備
依照實際上企業的營運規模，登入軟體服務的協作者／管理者可能只有一人或數人；而同時開啟軟體服務的設備裝置數量，也會因為企業的運作方式不同，而有裝置數的差異。
當人數越多、連線裝置越多，當然也反應了軟體公司的溝通和維運成本。
那麼我們該如何評估自己需要使用到多少數量的登入帳號數，或裝置設備呢？
建議先將內部營運管理上的各種角色列出，並確認哪些角色的工作內容會配合軟體工具來完成。將所有角色的人數加總，就是你需要的帳號數。
此外，在營運管理上是否會有行動化的管理，而使各個帳號需要登入數個裝置，這些裝置的統計加總，就是你裝置設備數量的需求。
影響機制四：流量或使用量
當企業端的瞬間流量越高（例如：演唱會搶票）、一般性的使用量越高（每分每秒都有一定數量的客戶在使用），都會影響軟體公司的維護和服務成本。
因此，流量與使用量，往往也是軟體服務的費用差異來源之一。軟體服務的主機成本，通常最容易發生在尖峰時間的瞬間流量增加的時候。
以鋪設馬路來比喻吧！
假設你預計的車流量很小，鋪單線道的馬路就是單線道的成本。車流量很大，要鋪設六線道，就是六線道的成本。但假設你平常的車流量很小，只鋪了一線道，但就是有不特定時間的車流量會暴增，要六線道、八線道才能支援。
雖然說軟體服務商通常會把主機架構的彈性都設計好，但為了你的不特定時間的六線道，甚至是不知道幾線道的需求，就是有相對應的成本必須要支出。當然就會反應在費用上。
因此，妥善的應用軟體工具，盡量不要設計讓消費者短時間內急速搶購的銷售模式，才能避免被軟體公司加價收費。
影響機制五：軟體服務是否包含升級
以往傳統的軟體多為買斷再加維護費的形式來收費，所有的升級服務，都需要另外收錢。
而現在的 SaaS 服務，則多有持續升級的服務。但這通常是指既有的功能上的維護升級，不包含新的功能擴充。（註解四）
當然，在服務費用夠高的情況下，也有可能包含該產品的全部軟體功能的擴充升級。
當你所購買的軟體服務不包含升級時，你的營運很可能隨時會因為手機、電腦、瀏覽器版本的升級更新而再也無法使用。隨著科技的進程越來越快，不提供升級服務的軟體所可使用時間，就會越來越短。
影響機制六：客服支援和教育服務
客服支援和教育服務，已經在 SaaS 公司內，成為重要的服務項目，是正在找尋軟體服務的你，必須要考量的！
早期，安裝版的軟體，所有的安裝、維護或障礙服務，都是由軟體公司派員到現場檢修，通常是依照出勤的次數和實際的需求（例如：匯出或匯入資料、教學服務）來收費。
但因以往的軟體服務大多不包含升級服務，所以教育服務的成本自然相對而言較低。
在 SaaS 服務成為主流的現在，隨著軟體的持續升級，客服和教育服務的需求便持續增加。此外，員工總是會有流動率，當掌握軟體操作的員工離職時，也往往是公司營運大亂的開始。
因此，專業的 SaaS 公司往往會考量到這點，通常會建置線上的教學系統，協助店家持續學習，避免店家在員工流動造成的營運震盪。
影響機制七：是否包含硬體設備的整合
對於大型的場域，由於必須支援尖峰時間大量消費者湧入的情況，通常需要搭配售票或進出場管制的通關設備。
若是軟體公司的產品能將相關的硬體做到完整的整合，就能讓你的營運流程更順暢。降低人力需求、降低出錯率，並提升消費者體驗。
▌結語：選對企業資源規劃系統，營運服務不用愁
透過今天分享「影響營運軟體費用的 7 大機制」，我希望可以幫助你了解軟體服務的價值和效益，透過成本分析，讓你了解線下的軟體服務的成本結構和服務內容已完全不同於以往。
在與硬體設備完善整合的情境下，當軟體服務可以同時支援內部營運管理，還能妥適與消費者互動，做到完整的線上與線下（實體）的銷售情境時，其價值已經大幅提升，自然也就會有相對應的服務費用。
參考資料
註解 1：企業資源計劃
註解 2：數位轉型應用趨勢，私有雲、公有雲、混合雲與多雲，哪種優勢多適合企業？
註解 3：公有雲推薦：淺談公有雲4大優勢？【私有雲＆混合雲比較】
註解 4：何謂 SaaS？
▌關於滿潮 Felicia Wang
相較於全球市場，臺灣的健身運動產業還處於相當早期的階段，正持續發酵成長中。部落格取名「滿潮」，代表的是對產業和從業人員的期待，希望產業能蓬勃發展、高潮不斷。
同時，筆者也希望能貢獻一己之力，與大家分享場館營運大小事，以及科技工具所能創造的價值。協助經營者在創業的路上，能一帆風順，收獲滿滿！
