做產品也要業務開發，但是信件太多、資料太雜？6步驟設計自動化業務助理

對業務來說，最重要的任務就是——成交！

因此將心力投入在研究客戶背景、理解需求、思考解決方案與溝通策略，是最關鍵、最有價值的時間資源運用。然而現實中，時間卻經常被無止盡的信件往返、內部協作與資料同步佔用，讓真正需要深思熟慮、制定策略的黃金時間被零碎任務耗盡。

如果有一個「隱形業助」，能自動接手這些重複而關鍵的同步工作，就能從繁瑣日常中解放自己，專注在真正重要的事情上！

為了幫助業務人應對這些挑戰，NoTime NoCode推出了「NoCode職場特輯」！

而這一篇聚焦業務工作流程優化，帶你找出可自動化的關鍵環節。透過No Code自動化工具，你可以輕鬆打造自動化的業務工作流程，打造更高效的業務日常！

拆解業務日常，優化業務工作流的第一步

對多數業務來說，每天時間總在客戶開發、信件溝通、內部協作中快速流逝。表面上看似忙碌而充實，實際上，真正能用來深入思考客戶需求、制定策略的時間，卻被零碎的溝通與資料同步任務不斷侵蝕。

其中，「信件內容同步」無疑是最被低估的效率黑洞。每天花上兩小時整理、備份、同步資訊給團隊，一週下來就是10個小時。這些必要但繁瑣的例行作業，不僅拉低了工作節奏，更讓業務難以將心力集中在高價值的銷售策略與提案。

透過No Code自動化工具，自動處理重複性任務，業務就能釋放出寶貴的專注時間，重新分配到真正推動業績成長的工作，不只提升工作效率，更能大幅拉高每一次與客戶接觸的價值。自動化重複繁瑣工作，正是打造高效業務工作流的第一步！

接下來，我們將以「信件內容同步」為例，實際拆解這個常見任務，分享如何透過No Code工具，將繁瑣作業流程自動化。

拆解「信件內容同步」流程，實現自動化！

過去我們有寫過一篇『如何挑選適合的No Code自動化工具？打造專屬的自動化流程！』的文章，但要有效解決例行工作流程中耗時、重複性高的工作，僅僅依靠工具是不夠的，還需要一些方法來引導流程優化。畢竟No Code自動化工具導入不只是技術應用，而是工作習慣與流程重塑。

以下是一個NoTime NoCode常用的六步驟的流程優化方法，幫助你從痛點出發，全面梳理流程，找出可以自動化的切入點，實現從繁瑣到高效的轉變！

Step 1.列舉現有工作流程：全面還原每個環節

第一步是清楚了解現有流程，具體拆解為每個步驟。例如，為了完成 「信件內容同步」，會歷經以下工作流程：

1. 至收件夾判斷何者為需同步、討論的信件

2. 將信件內容複製、貼上至Notion建檔客戶專案資料

3. 將信件夾檔下載、上傳至Google雲端建檔
4. 貼至Slack同步給團隊人員
5. 摘要說明下一步行動
6. 內部討論評估，將結果以信件回覆客戶

我們建議先將每個步驟依行動細部拆解，以利後續判斷哪個動作可以進行自動化。

Step 2.盤點流程中使用到的 「數位工具」

接下來，對現有使用的數位工具進行盤點，列出每個動作會使用到的數位工具，釐清這些工具的功能與角色，有助後續找到能有效自動化的方案。

Step 3.找出 「自動化」 機會

仔細檢視Step 1.工作流程中的每一環，思考哪些步驟可以藉助自動化完成，通常是「非」人為決策的數位流程。例如：

• 至收件夾判斷何者為需同步、討論的信件……………………(X)

• 將信件內容複製、貼上至 Notion建檔客戶專案資料……………………(O)

• 將信件夾檔下載、上傳至Google雲端建檔……………………(O)

• 貼至Slack同步給團隊人員……………………(O)
• 摘要說明下一步行動……………………(X)
• 內部討論評估，將結果以信件回覆客戶……………………(X)

ps:身為初學者，可能不一定有辦法馬上判斷該流程「自動化」的可行性，但沒關係！盡量練習許願將越多「人工作業」交給自動化越好哦！

tep 4.設定執行目標：確保自動化結果符合需求

定義清晰的自動化目標，讓工具為你執行重複性的任務。例如：

• 將信件設定「需同步」標籤後，自動：
  
  
  • 複製備份內文至 Notion
  • 上傳附件至Google雲端
  • 寄發Slack訊息提供上述連結

確保自動化流程目標對應你的任務需求，避免延伸太多不必要的作業流程。

Step 5.定義執行時間：固定自動化執行的頻率

在No Code自動化工具的使用中，設定具體的執行時間是至關重要的一步。只有明確定義好流程的運行頻率與時間點，才能確保自動化系統按照計畫順利執行，真正幫助你減輕負擔並提高效率。例如：

• 當信件套用指定標籤（例：需同步）自動觸發「備份信件內容至Notion+備份信件附件至Google雲端」
• 當備份作業完成，自動寄發通知至Slack群組

Step 6.串接工作流程：讓工具無縫運作

最後一步是將所有數位工具串接成完整的工作流程。例如：利用Zapier、Make或n8n這類No Code自動化工具，自動從Gmail中提取信件內容，備份內容至Notion和附件至Google Drive，並Slack通知內部團隊成員，讓自動化取代所有重複工作！

實際操作流程如下：

(1) 在Gmail選定欲備份同步的信件，手動新增指定信件標籤

(2) 自動將信件內容新增至Notion專案資料頁面

(3) 自動將信件附檔上傳至 Google 雲端資料夾

(4) 自動寄發Slack訊息（包含上述通知團隊）

而實際自動化串接流程，可以參考以下兩篇教學：

🔗 【Notion 應用－Email管理工作術】如何自動備份重要信件內容至Notion資料庫？

🔗 如何自動下載Gmail信箱附件並分類建檔至Google雲端硬碟？

用No Code打造隱形業助，自由掌握高產值時間

透過上述六步驟方法與🔗No Code自動化工具的應用，讓例行性重複作業不再佔據大半天，每個業務人都能把時間真正花在高產值的地方。想像一下，當別人還在翻找信件、手動同步資料時，你已經完成了提案初稿，甚至多抽出時間與重要客戶一對一溝通，深化合作關係，搶得先機！

這就是No Code自動化價值——自動化換來的不只是時間，更是掌握節奏、領先一步的主動權！透過No Code自動化，把信件內容整理、備份、同步這些瑣事交給系統處理，節省33%的作業時間，將寶貴的專注力投入在銷售策略與提案上，讓每一份努力都能放大成為實質成果。

從今天開始，善用自動化工具，讓每一個小小的流程優化，成為累積大成就的助力！🚀

本文授權轉載自《NOTIME NOCODE》，原文標題：【NoCode 職場特輯】每天被信件、資料追著跑？用自動化打造你的隱形業助！