不斷追蹤專案進度很累？3步驟在Google Sheets建立自動化提醒

每個專案通常會拆多個任務，需要各部門/成員協力產出。即使制定好任務時程表，並標示清楚各任務負責人，現實上⋯⋯總是有人遺忘自己負責的項目？或總有人太晚開始，以致時間不夠？專案負責人此時要勞心勞力「不斷提醒」⋯⋯哪些人需要多一點時間記得提早做！哪些人截止期限快到了，確認一下目前進度！

事情這麼多，都把時間花在「提醒」別人就好了？

本期NoCode工作術，我們將分享如何本期NoCode工作術，我們將分享如何透過No Code自動化建立「專案任務自動提醒系統」，讓你不用寫程式，也可以依不同專案任務時程，自動發送提醒通知！

🔗 IG 貼文傳送門
 🔗 FB 貼文傳送門

為什麼要建立「專案任務自動提醒系統」？

每個專案通常會細拆不同任務，各任務又有不同的作業時間。舉例來說，若你今天負責一個新網站上線，會有多個任務需要完成，例PM規劃Wireframe、設計師製作UI、前端開發網站前台、後端串接資料庫、行銷發想文案等。因不同任務的作業時間都不同，為確保不同單位能如期交付，是否需要經常提醒：「此任務通常需要n個工作天才能完成，該開始動工囉！」、「距離期限只剩n天囉，要注意進度哦！」

但現實是，你身上通常不只一個專案，也不只一個任務時程需要管理。

為了有效提醒任務負責人，通常會把握白天大家都上班的時間做「提醒」這個動作，等到確認好任務時程且都完成提醒後，真正有完整時間能專心做自己的事時，常常已經是傍晚或快下班了⋯⋯。

透過 No Code「自動化時程提醒」，你可以針對專案任務的重要時程，自動寄發「提醒通知信件」給任務負責人或相關團隊夥伴 例如上線前n天，自動寄信提醒行銷專員完成官網文案更新，並cc（同步副本）給行銷主管＆專案負責人。

只要在Google Sheets紀錄專案任務的重要時間點，時間一到，系統即自動寄發任務提醒信給對應負責人，省去人工追蹤作業！

三步驟，輕鬆打造專案任務自動提醒系統

在此使用情境裡，我們會使用No Code自動化工具Make來完成數位工具串接！

什麼是Make自動化串接工具？

你可以把Make想像成數位工具界的「強力膠水」！它整合了1,000+常見的雲端軟體應用程式（e.g. Google Sheet, Slack, LINE, Gmail, Mailchimp, Hubspot等），透過直覺且視覺化的拖拉模組，幫助你無需寫程式就能實現複雜且多元的自動化串接與資料流程處理功能～不論你是業務、行銷、人資、行政等專業工作者，即使不懂程式也可以輕鬆串接整合數位工具唷！

雖然免費版就可以實作、運行本篇教學的自動化流程，但事先升級的好處是，在還不熟悉 Make 操作時，避免使用免費版試錯到設計好流程後，根本沒剩多少自動化流程的作業餘量 “Ops” 可以使用 (以上圖流程示意，每一個數位工具節點在 Make 內執行一次則消耗 1 個單位的作業用量，稱為 1 個 “Ops”。)

詳細說明與比較可以參考Make官方比較表

Step 1：建立跨部門協作表

在Google Sheets建立跨部門協作表，包含任務名稱、負責人員、聯絡信箱、欲提醒的重要時間點（例任務開始時間、截止時間等）。

Step 2：設計提醒信件範本

設計提醒信件的範本內容，預留預計自Google Sheets跨部門協作表帶入的資料欄位，例如「任務名稱、開始時間、截止時間」等。

Step 3：透過Make串接數位工具

透過自動化工具 Make串接Google Sheets與Gmail就大功告成囉！你可以在Make設定裡，選擇跨部門協作表內的指定時間欄位和指定收件Email，未來只要一到指定時間，系統就會自動寄發提醒信件給指定收件者囉！

以下為完成Make串接後，專案任務自動提醒系統的結果流程：

除了信件提醒，希望可以自動寄發「行事曆」邀請？

雖然可以寄發信件提醒負責人任務時程，但實務上也常因信件太多導致漏信或被洗掉，以致於負責人可能根本沒注意或忘了提醒信件呢！

為了雙重把關專案任務時程，除了提醒信件外，你還可以自動寄發「行事曆邀請」給專案負責人及相關團隊成員，幫助你追蹤時程更方便！

你需要「專案任務自動提醒系統」的3個理由

不需再花時間人工追時程，讓時程提醒自動化
不管是提醒負責人「開始」執行任務，或執行途中提醒「截止」期限，都能自動完成提醒任務，確保重點時程不遺漏！
自動同步專案任務的相關人員，共同掌握時程狀態
透過自動寄發提醒信件給專案任務的相關人員，包含執行人員到主管，都能隨時同步重點時程狀態！
釋放自己的專注力，不被別人時間綁架
雖然時程提醒只是很小很雜的工作事項，但多個專案任務累積起來卻耗費不少時間，透過自動化時程提醒，可以讓你有效投入在更有意義的事情上！