其實你只需要4個資料夾整理資料！3步驟打造PARA工作術提升工作效率

總是找不到資料嗎？數位知識管理成為當代職場的重要技能之一，生產力專家Tiago Forte提出了PARA整理法：
P（專案）：正在進行的短期任務
A（領域）：之後待整理的長期任務
R（資源）：未來可能派得上用場的題材
A（檔案庫）：備而不用的其他雜項
只要有這四個資裡夾，一切的資料和知識都能井然有序。

你可能以為實行PARA的第一步驟，是精心建立你在這四大類別所需的每一個資料夾，然後將現有檔案一一搬進去。

以前，我會花很多時間陪客戶這麼做，但反覆摸索之後，我發現這恰恰是錯誤的展開方式。創造任何新事物之前，你必須先清掉舊東西。這一章將為你示範我建議你在任何數位平台運用PARA的三個步驟。

我建議你先從單一平台開始，例如電腦裡的文件資料夾，因為它通常是大多數人最陳舊、最龐大的資訊庫。

步驟1：封存現有檔案

在現實世界中，每一張紙、每一份卷宗、每一件物品都佔據了寶貴空間。因此，你必須決定如何處理每一樣東西，即便最終決定乾脆扔掉。

但是數位世界就不同了。數位物件不佔據任何實體空間；它們佔據的是數位空間，而時至今日，數位空間可謂浩瀚無垠。這意味著你永遠不必真的丟掉任何東西，你可以全部保留。

這或許看似一樁幸事，但其實是個詛咒。

保留所有東西的問題是，它很快就開始消耗一項甚至比實體空間更稀有的資源──你的注意力。你每次看見雜亂無章散落在電腦桌面、文件資料夾、雲端硬碟或筆記應用程式上的檔案，有部分精力就會被耗損掉。

或許你認為自己大可關掉筆記型電腦，不理它就好。但大腦的一小部分會持續煩惱數位環境的混亂狀態，直到你讓它恢復整整齊齊。從大腦的角度來看，你的資訊環境跟你的實體環境一樣重要，只要環境似乎含混不明並充滿險惡，大腦就放鬆不下來。

你確實可以保留一切，但不能把所有東西都放在最佔據你注意力的地方。它需要一個地方來妥善保存──一個安全、但在你不需要的時候可以「眼不見為淨」的地方。

那個地方就是檔案庫。不妨把它想像成數位生活的「冰庫」。東西一旦放進去，就會在時光裡「凍結」，保留住你最後放下它的狀態，確保你日後可以再度取用，同時不必繼續為它操心。

我要你做的是：選取文件資料夾中的所有現存檔案、文件、資料夾、筆記等等（可能有成百上千個或甚至更多），一股腦地搬進一個名為「檔案庫〔今天日期〕」的新資料夾。

把這個資料夾想像成一個時空膠囊，它把你此時此刻發生的每件事保存下來，同時把今天以前存下來的內容跟今後存下來的內容區分開來。

然後，將這個新的帶有日期的檔案庫資料夾，放進另一個更大的資料夾，資料夾的名字就叫作「檔案庫」。這個資料夾將是日後所有檔案庫的大本營。

就是這樣！你已經完成了第一步。

步驟2：建立專案資料夾

現在，你的文件資料夾既已清空，是時候該重新開始了。你已創造一面漂亮的空白背板，現在，讓我們添加一點架構來儲存你即將存放進去的新事物。

在第二步中，先建立一個名為「專案」的新資料夾。這將是今後與專案（具有明確目標的短期任務）相關的所有資訊的大本營。在這個新資料夾裡為每一個現行專案建立一個子資料夾，並各自以專案的名稱命名。

我們接下來希望聚焦在專案上，是因為這是你現在正積極從事的項目。因此，它們當然更可能具有及時性和緊迫性。你可以開始動手把正在使用的任何文件、筆記或檔案挪到適當的專案資料夾，但不必自以為得預先或一口氣完成這個步驟。
舉例來說，在浴室翻修專案上，你可能有：

．浴室的尺寸資料
．你打算使用的瓷磚花色的照片
．你談過的幾家承包商給的估價單
．雀屏中選的標書細節與簽署的合約
．用來追蹤花費的預算試算表
　

就算專案是交給別人執行，仍有大量資訊要追蹤！

步驟3：視需要建立其他資料夾

以前，我會建議處於這個階段的人也想像一下自己日後可能用得上的每個領域和資源建立新的資料夾。我以為先把這些資料夾準備就緒，會更方便日後儲存新的資訊，但後來發現我錯了。

我頓悟的一刻，出現在受聘於矽谷一家軟體開發公司，幫助他們整理全公司共享的雲端硬碟時。

我們集思廣益，討論出他們也許會用到的所有PARA資料夾，並在一天之內建立好整個PARA系統。痛快極了！但在接下來的幾星期和幾個月，我聽到了完全不同版本的故事。工程師每次想要尋找什麼，總會遇到一個名稱完美貼合的資料夾，似乎恰恰是他們正在尋找的東西，然而點擊兩次之後卻發現裡頭空無一物。我們創造了一個引人入勝的入口迴廊，通往空蕩蕩的房間，到頭來只引來了沮喪與失望，因為他們一次又一次找不到自己想要的東西！

這次經驗引導我建立一條新規則：在你有東西放進去之前，永遠不要建立空的資料夾（或標籤、目錄或其他容器）。

因此，對於你的領域和資源，我建議暫時不要建立任何「推測性」的資料夾，直到你確定要在其中放入什麼內容為止。反正建立新的資料夾只需彈指的時間，所以沒有理由預先這麼做。這兩個類別的行動性比較低，因此重要性也比較低，沒必要一開始就建立完善。