鮮豔的牆面、無隔間工作桌與四處是懶骨頭沙發的開放式辦公空間，在過去10幾年來，幾乎成了Google、微軟、Facebook等大型矽谷科技公司，展現自由與活力的公式做法。有許多企業為了吸引人才，多半將辦公室設立在人才較多的市區，開放式辦公空間不需要有傳統辦公室的固定隔間，能夠容納更多的團隊成員，也成為節省費用的作法。
但哈佛商學院2位學者Ethan Bernstein和Stephen Turban的研究認為，在開放空間辦公的團隊成員為了避免吵到其他同事，往往會排斥面對面的直接溝通，傾向使用Email進行「對談」，使得團隊之間交流的效率顯著降低，某種程度上抑制了團隊合作的可能。另外由於工作環境一目瞭然，幾乎沒有私人空間，長時間待在開放式空間的社交壓力也較大，生產率甚至有下降的趨勢。
ROOM的創辦人Brian Chen（首圖）也支持這樣的想法，決定以模組化的電話亭會議室為題目解決這個新型態的問題。
客戶願意付多少是硬體新創難題，ROOM提出妙招應對
Brian Chen認為，模組化的個人專注空間，對任何規模的企業都相當重要，專注空間是下個世代的辦公室裡不可或缺的公用設施。
成立於2018年的ROOM主要提供模組化組裝的「個人電話亭」工作空間，靜音風扇和隱蔽式進氣口的設計，比傳統會議室空氣流通的效率提升了5倍，另外ROOM還提供數據分析平台Room Sense，透過物聯網技術掌握電話亭的使用情況。
最重要的是，模組化組裝的設計提供企業在實體、遠距與混合工作之間可以有更靈活的辦公空間配置，正好搭上了疫情紅利，成立4年已經有超過6,000名全球客戶，包含蘋果、NASA、Google、Uber等知名企業。
「其實在ROOM開始前，也有一些辦公室電話亭的產品，通常都相當昂貴。」Brian提到，他在Y Combinator工作的好友向他抱怨辦公室非常吵雜，他只好找人搭建了一個很暗、又沒有空調，設備相當原始的隔音箱。這個自己搭建的隔音箱雖然又熱又悶，但是辦公室裡的其他成員，卻開心地天天都來使用，促使Brian發現平價、具空調和燈光等基礎設施的商用隔音間是現代企業常見的痛點。
「對於硬體創業者來說，初步確認客戶的這個需求有多強烈、願意花多少費用來解決其實是最困難的一步。」Brian Chen說，ROOM在尚未具有原型產品前，曾在官網上貼上產品模擬圖，並以「3,000美元、免運費的辦公室電話亭」、「現已售完，有興趣請來信洽詢」為初步行銷話題，測試市場反應，也藉此了解客戶願意支付的產品價格。
結果網站上線後第一個月，就獲得Nike與微軟辦公室人員的詢問，讓沒有家具販售經驗的開發團隊，對市場需求有更多了解。
ROOM在商業模式與產品上的創新
另外，ROOM的銷售產品的模式也有相當大的創新。大型企業過去購買辦公室家具的方式，多半是在每一季請實體家具商汰舊換新，這意味著供應商需要承受一定的倉儲壓力，並具備足夠的周轉資金，才能受理企業訂單。
「但當時我們並沒有相關知識，非常天真。」Brian笑著說。ROOM打破了家具業的販售模式，所有產品都像買手機一樣，直接經由網站購買，採取「先收費、後運送」的商業模式，這樣的商業模式，不但能夠減少庫存的壓力外，現金流也更為單純，減輕ROOM的營運難度。
「我們從IKEA那裏學到，最重要的是了解產品使用情境上的限制，按照限制去設計產品。」Brian說。因此ROOM的產品強調外觀平整包裝、能夠簡易安裝、尺寸符合一般電梯的大小，了解這些限制，通常也能解決客戶最在意的痛點，滿意度自然提升。「在設計產品之前，先設計產品的包裝盒，這是對Room相當重要的概念。」Brian說。
疫情過後，未來的辦公室樣貌？
在疫情過後，人們開始追求更加混合式的辦公體驗，同一個團隊中有某些成員可能完全遠距工作，有些人則需要定期進入辦公室，那麼整合這種新型合作的設施就會非常重要。
Brian Chen認為未來的辦公室空間將會比疫情前更加動態，空間的利用更需要靈活度。ROOM的產品也能夠紀錄員工對於不同專注型空間的使用狀況，企業也可以依照這些數據對辦公空間進行調整，模組化的空間才能方便抽換，輕鬆地依照團隊不同時期的發展需求，而有不同的空間規畫。
「中小企業對於未來的變化要能快速的反應，保持空間運用的靈活，也能保持資金運用上的靈活度，對中小企業相當重要，ROOM將繼續朝著支持混合室辦公的新模式來設計產品。」Brian Chen說。
黃馨弘
關注領域為醫療科學和當代科技，目前在多個網站上擔任專欄作者，並持續出版與翻譯書籍。曾參與 H.Spectrum 生醫創業培訓計畫，發想長照媒合服務。熱愛旅行，希望疫情後能繼續未完成的旅遊計畫。
