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讓打掃阿姨用Slack,新創Pickone實施遠距辦公的心法指南

小樹屋

共享空間平台Pickone除了提供場地租借的平台之外,還擁有自空間品牌小樹屋,也圍繞著場地租借服務建立了活動管理平台onEvent、活動報名的金流工具Payper。

目前公司包含打掃場地空間的外勤超過30人,但卻沒有辦公室。「我們大概是少數台灣公司,人數到這個規模還是沒有辦公室的。」Pickone的創辦人暨執行長張雲淞說。

遠距辦公的第一守則:建立文化

Pickone也不是一開始就採用遠距辦公模式,重點是在創立初期只有四個員工時,就先建立起未來的公司文化:自主、信任與坦白。

Pickone在相當早期,僅有四位創辦人時就建立起了公司文化:自主、信任與坦白。
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自主,即是自我管理;信任,則是相信同事的能力與時程規劃;最後就是有話直說的坦白。「如果能做到這些,同事間的溝通是不需要物理距離的。」張雲淞說,而他也認為每個員工都有自己的工作方法與工作時程,也沒有權利去挑戰他人不同的作法,「像是我們技術長(CTO)都半夜開始做事,但他會把事情搞定。」

漸漸的辦公室越來越少人出現,現在一個月用不到五天的情況下,張雲淞就把租約停掉了。但也因為沒有辦公室,讓Pickone研發出一套獨特的遠距辦公模式。

註:Pickone仍需要線上打卡,並記錄工時。

PRO + OKR + ARCI:消弭遠距辦公溝通問題

遠距辦公最大的問題仍是溝通成本,所以Pickone採用積極的PRO溝通法則(Proactive、Responsive、Over-Communication),用高頻率地來回溝通,消弭遠距離的溝通成本。

Proactive:主動提出想法,看到問題主動提出,不要害怕當第一個揭露事情的人。

Responsive:看到同事丟出的問題立刻給予回應,就算當下沒有想法,也先給個「收到了,我想一下」。

Over-Communication:不斷地問、不斷溝通。

此外,Pickone也實行Google、LinkedIn等大公司都在用的OKR(目標與關鍵結果,Objectives and Key Results)管理方式。

OKR的「O」是指目標(Objectives)、「KR」則是關鍵結果(Key Results),主要用來協助員工了解最新的目標是什麼,並制定實作規劃。因為張雲淞發現,遠距辦公容易讓員工「不知道公司在幹嘛」,利用OKR讓團隊討論出大方向目標,並擬定可以量化的關鍵結果。

舉例來說,Pickone的其中的一項年度目標是「大幅提升用戶體驗」,每個專案組別會針對這個目標,再提出對應的OKR:

O:讓客戶延長租用時間的流程能更流暢
KR:客戶手機加時預訂流程可以在15秒內完成

O:系統保持穩定,遭遇攻擊時可以在短時間內恢復正常
KR:確保所有產品,正式環境資料庫完全遺失或伺服器損毀造成服務中斷可以在10分鐘內完成恢復服務

而為了準確地追蹤每個人的專案進度,則採用ARCI專案管理法則(註),明確知道每一項工作由誰當責、誰負責、該諮詢誰、誰會被知會、參與者有誰。

「ARCI」是4個英文單字的縮寫,分別是Accountable(當責者)、Responsible(負責者)、Consulted(事先諮詢者)及Informed(事後告知者)。當這4種角色各司其職時,才能有效且順利地完成工作業務。

遠距辦公的好處:珍惜會議、有益招募

但張雲淞也相當老實地說,Pickone大多時間都實施遠距辦公,所以沒有比較基準,但是他認為遠距辦公有幾個好處:

第一個是特別珍惜開會時間 ,好不容易湊出時間開會,對於開會的品質以及會議的目的、內容、時間控管都很要求,也不會把不必要的人亂加近來。

第二個則是對於招募非常有幫助 ,「大家對於遠距工作、在家工作、彈性工時還是有嚮往。」張雲淞笑著說。但他認為公司來說省下了辦公室的成本,員工則省下了通勤的時間,而且只要符合Pickone的工作模式,也可以更彈性的安排生活,讓員工對工作的滿意度提升很多。

「沒有辦公室隱含著自由的意味,大家的時間更彈性,該專注的時候也不容易被打斷。雖然溝通成本可能提高了一些,但我覺得得到的好處遠高於這個成本。」張雲淞說。

讓打掃阿姨用Slack,why not?

除了正式員工之外,Pickone有10多名外勤人員,負責自有品牌小樹屋在台北25個據點、120+個空間的清潔打掃。

「我們不外包清潔公司,小樹屋一天就要處理上百張訂單,每張訂單結束,都會有人來做基本的打掃。」張雲淞說,因為租借的時段不定,Pickone必須自行聘僱相關的外勤打掃人員。

針對這些不用進辦公室,在外奔波的外勤人員管理,張雲淞也不斷挑戰舊有的方式,「阿姨們(外勤人員)都習慣用LINE,我們一開始也用LINE通知他們,因為臨時訂位的人很多,一天也許會通知他們30次以上。」

不過,Pickone本身有開發通訊軟體Slack的推播機器人,「為什麼不直接讓阿姨們用Slack?我們還可以省下開發LINE Bot的成本。」張雲淞笑著說,儘管他們一開始也不太相信阿姨們能切換到Slack,「但我們還是幫60歲的阿姨裝了Slack。」

現在在Pickone的Slack群組中有一個清潔群組,會自動通知、推播清潔人員新的打掃目的地。「我們覺得理所當然不可能的事情,其實很多時候根本都沒有去想解法。」張雲淞說。

就像是讓阿姨們用Slack,聽起來很也許很困難,但誰知道阿姨們用起來得心應手呢?

本文授權轉載自數位時代,作者: 陳君毅

責任編輯:蕭閔云

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