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創業成長到不得不改革?創造暢所欲言環境才能找出好的改革理論

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本文摘自:《重要的別交給表現亮眼的人》,大是文化出版

建立核心人際網,是把身邊的人和未來想法串聯起來的起點。假如自己有突破障礙的野心,應該會在心中默默的設想,要在哪個階段巧妙運用技巧以擴大人際。

但是具體而言,為了達成這個目標,我們究竟該怎麼做呢?

打造讓不同部門同事暢所欲言的環境

一般來說,即使想與同為管理階層的同事交流,也會因為部門或分公司不同,很難有對談的機會。因此要特別準備能邀請他們齊聚談話的場所。因為職位、年齡和在公司的立場也相似,從表面上來看,分享彼此的想法並不困難,但若是彼此分屬在利害關係對立的部門,就會變得難以交流。

在其他篇章曾提過,部門之間會產生對立情緒,都是因為主管只關心自己的部門,或是自己和上司之間的關係,不曾主動了解其他部門。想要跨越這個障礙,必須互相了解及關心。只要知道對方注重什麼,就能提出具有建設性的討論。不以情緒化的態度面對這些事情,在正向摩擦中,也能慢慢思考出頭緒。

我認為要持續擴大核心人際網,必須以「有哪裡不對勁」的想法為起點,創造能談論關於將來的話題、輕鬆聊正經話的場合,在可以坦率表達自我的氛圍下,質疑事物的意義、目的與價值,做更根本的討論。

平常工作時,如果需要溝通,只能藉各種會議聯繫,但由於在形式正式的場合,必須及時消化議程,氣氛總是嚴肅死板,難以讓人自由發言。至於聚會或員工旅行,雖然能聊瑣事,容易說出真心話和抱怨。但人們通常只顧著發洩情緒,並無法發現問題,且找到解決方法。

從咖啡店營造談話環境

有很多方式能打造輕鬆聊正經話的場合。如在上班時間外,聚集夥伴在會議室討論等。因為會議室是個員工們方便聚集,也是讓人能安心講話的環境。不過如果公司是大型企業,會嚴格管理、控制員工,上級可能不同意出借公司會議室舉辦非公司內部的活動。

但是,我們不需要拘泥交流的場所或者形式。就算利用午餐時間一邊吃飯一邊交換意見,或是在下班後約在咖啡店或家庭餐廳集合也可以。即使剛開始是小型聚會,只要能找到同伴,就能慢慢吸引更多人加入。另外,熱情邀請企畫部門或擁有人力資源的同事,一同參加聚會也是一個方法。

雖然僅是聚會,但如果能讓人力資源同仁,策畫以研習名義申請使用會議室,以較正式的方法辦聚會,也許在大型企業中較容易被推動。

關於這一細節方面並沒有最好的做法。

不管場所和形式是如何,重要的是要打造出一個能輕鬆聊正經話的場合。由於公司的理念及職場的情況,都會影響推動條件,請大家跟同伴一起思考,選擇最適合你們的行動方式。

主動聊聊自己,了解彼此的背景

不管如何強調:「大家隨意聊聊」,但對一群平時在工作時,習慣說客氣話的人來說,要他們馬上說出心裡話,是件困難的事。尤其要讓至今從未互相接觸過的主管、同僚們交換意見,很難讓他們一開始就推心置腹。

為了消除心理上的隔閡,我們會使用一個小技巧,就是「聊聊自己」。

參與者只需要隨意談自己的生長背景,像是童年和學生時期的回憶,家人和興趣等任何話題,讓身旁的人們了解工作之外的自己。除了從談話內容,我們還可以從講者如何詮釋自己的故事,捕捉到講者不為人知的一面

剛開始聚會時,先暫時把工作有關的話題擱在一邊,務必試著讓每位參加者從自己的日常生活開始聊起。「我們一直覺得,他既嚴格又讓人畏懼,沒想到他在夫人面前這麼抬不起頭。」聽者可能因此對講者產生親切感。

如果所有人能一開始就坦率展現最真實的一面,之後即使改聊和工作有關的話題,都能夠敞開心胸和他人交換意見。

實際上也有這樣的案例,某個公司聚集了主管級職員,一起談論彼此私生活時的故事。企畫部門的課長因嚴苛的工作態度而聞名。雖然在工作時,有機會和其他部門課長交換意見,但幾乎所有的人都忍不住抱怨:「和他討論,就好像被審問一樣,感覺很不舒服。」因此,大家對他只剩下冷冰的印象。加上他和其他課長間存在若有似無的對立關係,因此許多人產生「沒辦法和企畫部門課長合作」的想法。

因緣際會下,企畫部門課長受邀參加了課長間的聚會。

當眾人開始談起自己的私生活時,企畫部門的課長便興致勃勃的聊著他的家人和興趣。  其他的課長們都因為他和平日形象相差甚鉅,而感到非常吃驚。大家也察覺平常大家看到的,只有企畫部門課長在執行職務的一面,但私底下的他,也許另有不同的樣貌。

只要把和平常工作的樣子做出區隔,在敘述個人趣事時,就能收到這樣的效果。若是能了解對方的出身經歷、心中想法以及困擾,當你們成為工作夥伴時,就能更容易和對方交換意見。隨著雙方分享的資訊越多,溝通也能更靈活暢通。

分享失敗經驗,讓眾人產生共鳴

在輕鬆聊正經話的場合裡,有幾個需要遵守的規定,請各位在一開始告訴參與成員,讓他們了解內容。當有人在說話時,要專心聆聽,不可以打斷別人,講自己的事情

此外,請大家努力忘記各自在職場上的立場,忽略彼此的職稱。如果在意「明明是我比較早進公司」這種小事,將會讓大家無法暢所欲言。另外,得意的事也要盡量少提。如果只強調自己好的一面,也會讓其他人對你的人品產生懷疑。

相反的,以自己的失敗經驗、展露自己的弱點等作為話題,能更順利讓大家產生共鳴。只要小心不以挖苦自己的口氣敘述,我認為可以積極的拿出來和大家交流。

在仔細傾聽他人話語的前提下,都可以提問和吐槽。特別是當有人在閒話家常,巧妙問幾個能讓氣氛變得輕鬆的問題,像是「遇到你太太之後,發生了什麼事?」讓對方更有興致、更樂意繼續說下去。

不過在這裡也要提醒,對於跟私生活有關的話題,大家要懂得拿捏分寸,不要踩到地雷。依照我參加各種企業舉辦的交流會經驗,大家一般會給一個人30分鐘以上的說話時間。

雖然大家乍聽之下都會嚇一跳:「30分鐘這麼長!」但是當話匣子一打開,每個人都滔滔不絕。這是因為有人願意專心傾聽自己的故事,其實會讓人感到非常快樂。

即使如此,我想還是會有人羞於展現不同於工作時的面貌,而躊躇不前。

因此話題的順序,就顯得很重要。如果可以,我認為在一開始就不吝嗇的對願意聽的人,先展現弱點、聊失敗經驗。只要有人說:「啊,其實我大學重考了三次呢!」之類的糗事,其他人也會一個接著一個開始聊起「其實我也是……」、「誒,其實我根本……」等鮮為人知的趣談。就算是在工作時,不讓人看出弱點的人,應該也能輕易卸下自己的心防。

如果找不到適合的人選,就要請主持人起個頭,提供眾人能開啟話匣子話題。不過請大家記得,聊個人的事情,只是為了創造,能輕鬆聊正經話的場合的初步方式。重要的是,要在能夠隨心暢談的氣氛下,討論關於公司的事。讓原本難以啟齒的事情,在這個時候能輕易的說出口。

在這種時候如果只是說著無關痛癢的話題,會讓這一切失去意義。請謹記,你們聚集在這裡的目的,是要一起思考目標,找出解決問題後,能讓你們邁向未來的課題,創造出讓改革理論化為實際作為的智慧

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