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上班第二天被叫去玩樂高!Yahoo做這3件事,把實習生變組織戰力

企業當然希望好人才愈多愈好,怎麼搶先一步,預定優秀員工上車,實習就是個絕佳管道。但不少組織並沒有好好規畫實習制度,反而無法將潛力人才留在車上。

舉例來說,大部分的公司招收實習生後,沒有章法地派給他們日常工作、打打雜,常常讓他們認為自己只是免錢的工讀生;擔任導師的正職員工忙得要死,根本無法撥出時間好好教導實習生,最終落得他們覺得沒學到東西、只想趕快離開,而企業也認為收實習徒增麻煩。

到底要怎麼建立一個兼顧效益、提供良好體驗的實習計畫?Yahoo奇摩(2017年6月已被Verizon收購,併入子公司Oath旗下)的經驗可供參考。每年的暑期實習計畫,光是30個名額,就湧入超過上千封履歷應徵,平均高達4成的人主動留下來延長實習,為公司完成大小專案。

把實習跟生意綁在一起,組織績效才會高

對組織真正有益的實習計畫,是從一開始就下足工夫。Oath台灣人力資源總監邱瑜琪指出,人資會向各單位詢問有哪些專案需要實習生,先掌握他們要做的任務內容。

例如,數據資料團隊想要為業務設計一個數據分析儀表板,能快速彙整銷售數據,幫業務員做決策,則會開出兩種實習缺。一種是數據工程相關,目標是找資工相關科系的學生;另外,儀表板的使用者介面需要設計呈現,會找擁有設計技能的學生。 如果單位開出的缺只是打雜性質、學不到東西的工作內容,人資就會退回要求。

許多企業的實習成效不彰,原因之一出在部門缺少帶實習生的動力。邱瑜琪認為唯有透過制度設計,避免員工產生「吃力不討好」的感覺,才會想要用心帶人。「實習計畫一定要跟公司的生意綁在一起,讓實習生的成果幫助各個單位達成績效。」

導入導師制度,但權責與主管分開

許多企業都將導師制度導入實習計畫中,通常指派經驗比較豐富的員工擔任。但Yahoo奇摩的做法是開放報名,徵選有意願擔任導師的員工。對實習生來說,一個有意願的導師比被指派的更有熱情、更投入實習計畫;對企業而言,能透過導師制度磨練員工的帶人技巧,訓練出工作表現好又具備領導力的潛力幹部。

當實習生進入各單位後,會像正職員工一樣參與專案,遵守團隊規範。如果沒達成績效、進度,要向部門主管報告改善方法。以業務單位為例,實習生每一週就必須與主管檢討上周績效。

在績效和工作成果外,則由導師負責陪伴、鼓勵和給予工作的建議,更類似學長姐的角色。這麼做的好處是,當實習生因為與主管檢討績效而挫折時,能適時給予情感支持與回饋。

玩樂高蓋城市,學習企業的工作方法

Yahoo奇摩實習計畫中最特別的地方,就是兩天半的入門培訓。實習生在第一天和最後認識企業文化,各個高階主管會逐一分享各部門的工作內容。在第二天,則教授Scrum(敏捷開發)工作法。

Scrum是Google、Apple都在使用的工作方法,能夠提高產品及專案的開發速度與品質。一般進行專案開發時,負責人會先把所有工作項目列出來,按照先後順序排列,並估計每個任務需要多少時間(也就是傳統的瀑布式管理)。但這樣做,往往計畫趕不上變化,常因為客戶的一句話被打亂,不僅要重新規畫,更可能要花上更多時間處理。

因此,為了更有效率完成計畫,Scrum將專案任務拆分成許多小工作項目,分給不同團隊以一到四周,逐一完成。只要中間有任何變化,就能在下個周期快速應變、修改計畫。

第二天培訓的上午,他們會向實習生解說Scrum理論方法,下午透過「利用樂高建蓋一座夢想城市」來實際學習。Yahoo奇摩的培訓人員擔任產品負責人,實習生們分成5小組。開始時,所有人會一起討論夢想中的城市需要什麼元素,像是要有醫院、大學、消防局等等,而規模又要多大。小組成員要決定怎麼工作,是從大的開始,或從小的起步。接著,再把每個元素拆成小任務,每一組選擇在第一個時間周期蓋什麼、做出多少進度。

lego scrum、dream city
Yahoo奇摩

當第一個周期結束後,進行一次stand up meeting(站立會議),檢討並修正下一個周期的目標與進度。而產品負責人的工作,是引導討論過程,並檢核每一組的工作成果是否符合標準。經過3個周期,所有人一起檢視夢想城市的模樣與成果,在遊戲中慢慢熟悉Scrum工作法。

一個好的實習體驗,能夠讓實習生拚盡全力為組織創造績效,透過導師制度,也能累積員工的領導經驗。

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本文授權自《經理人網站》,作者:楊修

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