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工作總在最後一刻才完成嗎?看看TED講者的對抗「拖延」5秘訣

幾乎每個人都有拖延的惡習,也幾乎大家都想要改掉這個壞習慣。因為這代表「多出來」的時間,不只可能更早下班、還能拿來運動、跟朋友聚會,投資在自己有興趣的事物上。

然而,拖延惡習卻不是那麼容易改變,它可能出現在任何地方。像看一部有趣的Youtube影片、滑一下臉書或IG,時間就這樣過去了。當然,這些活動如果能幫你放鬆,或是社交,那完全沒問題。可惜多數人都只是在逃避下一份艱困任務,無意識地做這些事,最後把時間都浪費光光。

超效率手冊:99個史上更全面的時間管理技巧》作者斯科特.揚(Scott Young)曾在一年內就把MIT四年電腦科學學程修畢,也因此上了TED分享他的方法,以下是他對抗拖延的5個秘訣:

1. 拆分任務並完成每日份量,追進度只會破壞紀律

寫一篇文章包含幾個步驟呢?發想、搜集素材(訪問、閱讀)、寫稿、編稿、大標、引言、圖片,甚至還可以再分的更細一點。揚認為:「任何計畫都可以拆分,沒有拆分幾乎等同於曠日廢時。」

舉個例子來說,假設每週要寫5篇文章。如果不拆分任務的話,多數人就會一直卡在發想階段,而不動筆。等到鄰近Deadline,才匆匆完成工作,甚至可能要熬夜。

所以揚一般會把計畫分為日計畫、週計畫、月計劃。每週日排定下週要完成的任務,並將其分配到各工作天。在每天完成任務時,把尚未完成的週任務挪到隔天的行程底下。如此既可監控大計畫行程,又能確保具體了解今天該做什麼。

另外,他強調:「你可能排定每天工作8小時的份量,但要是提前做完,就提早下班吧!」不要往前追進度,紀律比求快更重要,超前或延遲都是違反紀律,下次要遵守就會更加困難。

2. 限定時間才能同時提升工作的「質」與「量」

拆分任務後,就是規定完成的時間。這有兩個好處,一來是限定時間才會有急迫感,生產力自然會上升,工作的「量」就有了保證;二來,當你怕事情做不完,就會一直做,做到設定的鬧鐘響起。這能使你持續專注於工作,甚至進入心流狀態,工作的「質」也能提升。

揚通常把任務拆成30~90分鐘,這會比規定一整個下午都做單一任務更有效率。因為人在重複做同樣事情時,會逐漸疲乏,三個小時都做同樣任務,後面一個半小時的「工作質量」是非常差的,這同樣也代表時間的浪費。

3. 「反省」計畫,才能使時間愈來愈集中於刀口上

每份工作都拆分明確,又限定時間後,再來就是執行後的「反省」。最開始分配任務與時間一定沒有那麼熟練,這會導致多數任務都提早做完,或是做不完的情況,兩者都不好。所以再執行任務後,需要反省一下是否時間設定太短或太長,任務太強或太弱。

基本上,工作份量要設定的剛好對我們最有利。這跟紀律有關係,想像一個朋友欺騙了你,未來你還會再相信他嗎?紀律也是一樣,你沒遵守規定的時程,就代表欺騙了自己。未來要做相同的事,就可能需要付出更大的努力。

所以實踐完一週後,就要想想「週三提早完成工作,是工作太輕鬆,還是我那天狀況好?」「週五延遲了,發生了什麼事,是在茶水間閒聊太久嗎?」反覆修正後,時間就愈能用在刀口上。

4. 意志力就像體力,多做10%就能變強

意志力,更像是體力,它會被消耗,不用時也會逐漸恢復。所以,你也可以像是鍛鍊體力一樣,來鍛鍊意志力,讓自己愈容易遵守訂下的規定,提升工作效率。

揚的方法是,他每次做一個任務到受不了的時候(還沒到限定時間),就再多做10到15分鐘,堅持過了想放棄的門檻,肌肉(意志力)就被鍛鍊到了。然後下次規定限定時間時,謹記上次做了多久放棄,這次就再提升10%到20%的限定時間。反覆循環,意志力就能愈來愈強。

5. 如果初衷不在,就果斷放棄吧

最後,揚特別提醒,如果你堅持想完成一件事,卻一直拖延。除了上面所提到,任務拆分不夠細、沒限定時間、意志力不夠等問題外,還有一個可能,就是跟你的「初衷」已經不相符合的時候。

花要漂亮,土壤很重要。想做到某件事,動機就是那個土壤。假設你想要減肥,目的是什麼?可能是追女孩、穿上某件衣服等等,但如果這些誘因不存在了,像是女孩已被把走、衣服過了流行。那意志力再強也很難堅持下去。因為改變沒有必要了。

所以當你反覆嘗試一個任務都沒有完成時,可以回想初衷,如果初衷還在,他能幫助你堅定決心,更加努力。如果初衷不在了,那就果斷放棄吧,畢竟改變也沒必要了。

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本文授權自《經理人網站》,作者:高士閔

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