【專欄】健身房預約系統怎麼挑？4大評估項目，帶你選對預約系統！

專欄作者：Felicia Wang — 17FIT 創辦人暨營運長

原文出處：滿潮部落格

如果你正想為自己的事業導入數位化系統，提升營運品質與效率，本文將與你分享，如何運用核心的 4 大挑選要點，協助你選出最合適的健身房管理系統。

近年來，隨著民眾的健身運動需求提升，主打精品型服務、細分客群的健身工作室，逐漸取代了大型健身俱樂部，如雨後春筍般，蓬勃快速的發展。

然而，在眾多林立的健身運動場館中，該如何取得良好的競爭優勢，成為了所有老闆傷腦筋的問題之一。

在過去，我曾協助過數百個健身品牌，輔導他們運用數位營運管理系統，在開業前快速取得消費者關注，協助場館盡可能在最短的時間，於市場上站穩腳步，讓創業者和投資人都能更安心的持續投入、擴大這個事業。

在本文中，我將跟大家分享如何挑選適合的數位營運管理系統。讓你了解數位營運系統與你的商業定位、核心客群之間的關係，希望可以協助你挑選到合適的健身房管理系統，進而穩住你的事業，後續得以擴大經營。

一、什麼是健身房管理系統？它能做到什麼？

在認識如何挑選合適的管理系統前，先讓我們簡單聊聊什麼是「健身房管理系統」（健身房預約系統）？目前在市面上的軟體服務商，可以做到哪些支援？

健身房管理系統是簡單的稱呼，正確而言，應該說是針對運動健身相關產業設計的數位營運管理軟體，例如(小型)精品工作室、健身房/俱樂部、瑜伽教室、大型運動中心、球場、游泳池……，都是可使用的範圍。

而目前市面上較完整的健身房管理系統，會提供一站式的雲端服務，從線上預約、金流串接、課程銷售管理、會員管理、營運報表分析、入出場管理、POS 等都能做到整合性的支援。

當然，也有很多只提供單一功能的系統商。而面對市面上五花八門的系統商，健身房該如何評估哪一個適合自己呢？

二、健身房管理系統該如何選擇？ 4 大挑選指南一次看

在挑選時，並不是最便宜、美觀或功能最多的廠商，就會是自己的系統首選。

而是應該回歸自身的商業需求、消費體驗，以及系統商的服務完整性，從更全面、長遠的角度，去選擇適合的健身房管理系統。以下為個人建議的 4 大挑選要點：

要點一：不同商業目標，搭配不同營運軟體

在選擇管理系統時，要先知道自家健身房目前營運管理上的主要痛點是什麼？搞清楚每天讓你焦頭爛額的大痛點以後，再開始尋找適當、解決對應問題的軟體服務！

因為每間軟體公司的產品，都是為了特定商業目的去打造的。有些是針對產業的概括性需求，例如：針對餐飲、零售、旅宿業等；或者是不分產業的通用性目的，例如：人資、會計、消費者問卷、專案管理、文件簽核、金流服務、電子發票等；又或者是針對特定產業的特殊營運情境所產生的需求，例如：針對健身運動產業中的團體課程預約管理、一對一私人教練預約管理、出入場管理、場地租賃等。

一間企業的營運，很可能需要多種軟體服務併用；也很可能基於預算考量，會有導入的先後順序。

釐清你的商業目標，或者是思考：具體而言需要解決什麼問題？就能確認實際需求，再來選擇軟體服務。

如何根據自己的商業目標選擇營運軟體？

實際上在選擇營運軟體時，可以先把所有營運上想解決的問題列出來，依照優先順序來排列。一般而言，可能造成問題的痛點包含：

管理問題：無法得知員工的工作狀態（哪些工作內容完成的狀況如何、不知道員工之間的合作和交接狀況、不知道教練今天有沒有上課）。
效率問題：員工要完成工作的流程很繁複、無法支援處理短時間內的大量需求、速度很慢、容易出錯。
業務問題：消費者接觸以後的交易轉化狀況不好（沒有成交、沒有訂單）、客戶沒有持續再消費。
行銷問題：沒有人知道自己的品牌、沒有人來體驗、體驗人數太少。

【案例】健身房在營運管理上，那些繁瑣、重複，但重要性高的工作項目

舉例來說，我有一間健身工作室，主要是做團體課程銷售。不提供私人教練服務、也不提供器材使用。

以下是我整理出來，每天都需要處理、感到痛苦、容易出錯，需要提高效率的事情：

預約管理問題：每天、隨時都要處理學生想預約、取消預約、查詢可預約名額、查詢剩餘的課程方案次數問題，而且很常出錯。
薪資計算問題：需要統計每堂課程的出席人數，去計算教練的課費，或者適當的調整教練的薪資獎金。
銷售和續約回購問題：還要搞清楚有哪些學生的方案已經快用完了，要提醒他們買課程。學生有些付現金、有些匯款，我還需要對帳並開立發票。
行銷活動設計：為了增加學生的黏著度，我還需要依照各種節日去設計行銷活動。

因此，我在找尋營運幫手時，最希望的，就是希望能把「適合假手他人」的工作項目，在盡量不出錯、維護甚至提高我想提供的服務品質的情況下、找到一個方便操作管理的工具，完成工作目標。

於是，我希望能了解的軟體服務就包含：團課教室管理系統、健身房營運系統、預約管理系統、線上金流系統、電子發票開立系統、健身教室行銷工具 ……。

了解市面上這些軟體工具可能帶給我的幫助以後，選擇一個最符合需求的（整合性最高、幫助我解決最多問題的），做為我日常營運的幫手。

要點二：軟體的費用和價格帶

軟體服務的費用和價格，依照不同的類型，會有不同的費用和價格帶。以目前主流的軟體服務模式而言，大多都是軟體即服務（Software as a Service），能夠快速的開通軟體，提供企業服務。

市面上所有的商品、服務都會有不同的價格區間帶，營運軟體當然也是。而主要會影響營運軟體費用的機制包括以下幾項：

主機服務
功能模組
登入帳號數或裝置設備
流量或使用量
軟體服務是否包含升級
客服支援和教育服務
是否包含硬體設備的整合

營運軟體的價格區間

市面上營運軟體價格分布極廣。SaaS 服務由於可以依照功能模組和使用量來計價。基礎費用從每月平均二、三千元到幾萬元，都是可能且合理的價格帶。其中一種機制是「買斷型的軟體」，可能只需要幾萬元就能買斷。不過我會建議，因為生意是做長久的，隨著科技的進程，那些不具備整合性和升級優化服務的軟體，最終仍有高機率會被淘汰。

若貪圖一時的便宜，選擇不符合產業邏輯、功能淺、彈性低的軟體服務，導致效益不彰，甚至讓消費者抱怨或流失而得不償失，當然就不該是店家的選擇。

如何評估自己適合哪個價格區間的營運軟體？

若你想在「價格」及「適用度」上取得一個較好的平衡，建議在與軟體公司溝通前，先確認自己營運上最迫切和主要的需求。

同時將店內的會員人數、預約數量、出入場數量、教練及管理人員數量、店內的坪數大小、盡可能詳盡的掌握數字，請軟體公司依照你現實的營運狀況提供試算報價。

或者，提出你的預算，反問軟體公司能在某個預算範圍內，可以如何提供服務。採取漸進式導入的模式。都是能幫助你在價格和服務上取得平衡的方法。

理所當然的，軟體服務也如同決大多數的服務一樣，一分錢一分貨。請記得，在選擇時，應該挑選能夠幫助你在營運上取得成功的工具，而不一定是最便宜的。

要點三：核心客群的消費者體驗

每一間健身房，都有不同的營運主軸，可能是器材設備使用、一對一的私人教練課程、團體課程，但你的核心客群（為你創造最多營收的收費項目所服務的客人），他們的消費體驗是什麼？

因為這群人的消費，很可能佔了你六成以上的營收。而獲取新客的成本，遠比經營熟客來得高出許多。所以維護好既有的客戶關係、提升核心客群的消費體驗，透過核心客群的持續消費、進而透過口碑行銷吸引更多的客戶，絕對是鞏固營收的重大關鍵。

以下幾種與營運系統相關的「消費者體驗」，提供給你在購買時納入參考：

是否支援線上？
是否支援線上多通路？
是否支援 O2O 模式？
是否支援實體通路管理？

【案例】以女性、團課為主力的營收來源，該如何選擇營運管理系統？

舉個例子！假設你是一個健身俱樂部的老闆，收費模式包含：單純的會籍服務（器材設備使用）、各種團體課程的次數消費方案、一對一私教服務。營運了一年覺得行政上的負擔和收費管理很頭痛，希望可以導入營運管理系統。此時，若你發現，因為健身房周邊都是女性為主的消費族群，加上教室大，團體課程賣得特別好、總是滿班，佔了總營收的 60％。此時，購買團課方案的消費者，就是你的核心客群。

因此，在挑選營運管理系統時，假若預算不允許你導入完整的解決方案，至少也應該要就團課消費客群的：可消費方案內容、課程教練評價、預約取消方式、消費方式，做到流暢的管理。

讓消費者能在線上和實體店內都能清楚了解你有哪些可供購買的課程方案，並且立刻購買指定方案；購買後能立刻在線上完成預約、查詢預約、變更取消預約。甚至更進一步，能在出席課程後，獲得紅利點數、優惠券。讓消費者在決策交易和進行交易的每一步都有高度的便利、效率和安全感，就是優良的消費者體驗。