如何擺脫「工作做不完」的困境？5大時間管理技巧輕鬆提高生產力！

下載了一堆時間管理App，工作依然做不完？在效率與生產力掛帥的現代，時間管理能力可謂是學校不會教、但是人人都需要掌握的關鍵技能，因此，Yourator編輯團隊整理了五大時間管理技巧，我們將為你介紹包含艾森豪矩陣、GTD時間管理法和番茄鐘工作法等規劃時間的方法，這是一堂教你成為時間管理大師的必修課，讓你一次學會如何有效分配時間、做好時間管理！

時間管理技巧一：GTD時間管理法

GTD時間管理法（Getting Things Done）是由美國時間管理大師David Allen提出的時間管理系統，這套方法的核心理念在於透過記錄下代辦事項清空大腦，並為每個任務的性質進行分類、決定接下來的處理步驟，達成提升效率的目標。GTD 時間管理法可以分成下列五個步驟：

GTD時間管理法步驟一：收集（Capture）

在這個階段，你最重要的任務在於「清空大腦」，因此你需要捕捉所有正在佔用大腦的靈感與想法，全都放進收集箱中。你可以依照個人習慣，使用筆記軟體或紙筆記錄，重點在於用最簡便快速的方式蒐集任務、瑣事或其他想法。

GTD時間管理法步驟二：整理（Clarify）

現在你的收集箱中充滿了代辦事項、任務、瑣事和想法，這一步就是要將箱子裡的東西進行歸納整理。你可以用兩個問題來確認箱子內的東西該如何處理：

這是一件可以執行的事嗎？如果可以執行，下一步會是什麼？

如果這不是一件可以執行的事：

• 垃圾桶（Trash）：一個不重要的想法或任務，就可以把它丟進「垃圾桶」

  • 可能清單（Someday List）：現階段無法執行的事項可以先放到這個清單
• 參考資料（Reference）：像是「同事傳的簡報」就可被歸類在「參考資料」中

如果這是一件可執行的事：

• 馬上做（Do it）：如果這件事可以在兩分鐘內完成，馬上去做吧！

  • 委託處理（Delegate it）：把可外包的任務交給別人處理，稍後再確認執行狀況
• 延後執行（Defer it）：需要親自完成的事，先拆解任務步驟並設定好預計完成的時間

GTD時間管理法步驟三：組織（Organize）

分類完收集箱裡面的東西後，我們現在可以將「可執行的任務」進一步組織歸納進四個項目：

1. 專案計畫（Project Plans）：步驟較多、複雜的大項計畫

2. 等待清單（Waiting For）：請別人代勞的事項

3. 日曆（Calendar）：已經安排時間處理的任務
4. 代辦事項（Next Action）：需要自己處理、但尚未執行的項目

GTD時間管理法步驟四：回顧（Reflect）

在這個階段，GTD系統會聚焦在兩大重點：清空代辦事項和定期檢視執行成效。當下你最重要的目標就是解決「代辦事項」中的任務，完成清單上的事項後，你可以回過頭來檢視「專案計畫」的執行成效，追蹤「等待清單」的完成進度，看看別人是否已經協助處理好。這些都完成了之後，可以到「可能清單」中確認有沒有能夠現在完成的項目。

時間管理技巧二：把工作訂定優先順序——艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix)

如同GTD時間管理法需要對工作進行歸納與整理，第二個要介紹的時間管理技巧艾森豪矩陣，即是用更加直觀且視覺化的方式，幫助你釐清每件任務的輕重緩急，透過訂定優先順序，你就能將時間與精力，放在真正重要的事情上。

艾森豪矩陣是來源於美國前總統艾森豪（Dwight D. Eisenhower）的時間管理哲學，這個方法是依據事情的重要性與緊急性將任務分為四個象限：

艾森豪矩陣象限一：重要且緊急

處理方式：Do馬上去做吧！

比如快要截止繳交的課堂報告或是工作中的緊急會議，都可以被歸類在第一象限，這時你要做的就是立即處理這個類別的任務，因為這些事情對你而言重要性與影響程度是最大的。

艾森豪矩陣象限二：重要但不緊急

處理方式：Decide/Schedule 規劃執行時間、放到行事曆中

這個類別包含長期專案或像是健身、閱讀這類的習慣，由於他們的性質不像第一象限這麼緊急，因此我們可以先把這類事項安排到日程表中，等清空第一象限的代辦事項，再著手處理這些事情。

艾森豪矩陣象限三：緊急但不重要

處理方式：Delegate 委託別人執行

對於緊急但不重要的事情，你可選擇外包給別人去做，比如說點外送、搭計程車去機場等都屬於處理這類任務的好方法，這樣不但可以大幅提升效率，還節省了時間與精力。

艾森豪矩陣象限四：不緊急且不重要

處理方式：Delete 可以不做

既然它都被歸類在第四象限，就意味著這些事情可做可不做，並不會影響到你的生活，比如逛網拍、傳搞笑影片給朋友等。因此，適當減少花在第四象限的時間，避免無效的時間安排，才能更專注於對職涯與生活有益的目標。

時間管理技巧三：番茄鐘工作法

除了為任務制定優先順序外，保持專注也是高效完成工作的秘訣之一，番茄鐘工作法就是一個幫助你培養專注力的好方法。這套工作法是由Francesco Cirillo在1980年代創立的時間管理技巧，它的優點在於容易執行、也沒有什麼特別的技巧與難度，卻能有效提高生產力、避免拖延，讓你快速進入「心流」模式。

番茄鐘工作法四步驟
1. 設定目標：選定一項要完成的任務
2. 專注25分鐘：按下計時器，在25分鐘內全神貫注處理工作，避免其他干擾
3. 休息5分鐘：完成一個番茄鐘的專注時間後，短暫休息五分鐘，伸展或是起身走走
4. 重複4次：重複進行四組循環後，休息15到30分鐘，讓大腦能夠恢復能量

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時間管理技巧四：Time Blocking時間區塊法

Time Blocking時間區塊法是擁有百萬訂閱的學霸Youtuber Ali Abdaal提出的時間管理方法，這個方法的重點在於，每新增一件任務時就將它放到日曆中，為它規劃好執行的時間，這樣一來日曆上就會有專屬於這件事的時間區塊（Time Block）。

這個方法看似簡單直覺，但藉由把代辦清單上的任務視覺化到日曆上，你就會對「什麼時間應該做什麼事」更加一目瞭然，同時大幅降低拖延某件事的可能性。

時間管理技巧五：先吃了那隻青蛙

美國知名作家馬克吐溫說過：

假如你每天早上第一件事就是生吃一隻青蛙，接下來的一天就會過得比較順利，因為你很清楚這可能是一天之中最糟糕的事。

這裡當然不是建議你每天早上生吃一隻青蛙，而是將代辦清單上最重要或最困難的任務當作青蛙，每天開始工作後優先處理「這隻青蛙」。這個方法是由《時間管理，先吃了那隻青蛙》的作者博恩·崔西（Brian Tracy）提出，目的是讓你在一天中頭腦最清楚、精力最充沛的時候，先攻克魔王級的任務，剩下的「蝌蚪任務」就能更輕鬆從容地完成。

不論是GTD時間管理法、艾森豪矩陣、番茄鐘工作法還是「先吃了那隻青蛙」的時間管理法則，找出最適合自己的方法，學會更高效的管理時間，才是為你打造work-life balance的不二法門！

本文授權轉載自《Yourator》，原文標題：只知道番茄鐘？5大時間管理技巧讓你輕鬆提高生產力！