每年都有數百萬績效一流的工作者在躋身管理階層後才發現，那些幫助他們升遷的技能，無法讓他們在擔任新角色時發揮效用。熱門領導力Podcast節目主持人萊恩・霍克（Ryan Hawk）與全球超過300位領導者深度訪談後，從中萃取最佳實務，歸納出掌握高效能管理的獨門訣竅。
開啟高效管理第一步：找出時間花去哪
現代管理學之父彼得・杜拉克（Peter Drucker）平舖直述道出領導者如何運用時間的重要性，他把時間管理列為他所說的「高效能經理人必須具備的5個心智習慣」的頭一個。杜拉克寫道：「高效能的經理人⋯⋯不會從工作著手，會從時間著手。他們不會沒有規劃就開始。他們會從找出時間實際上都花到哪裡開始。」
了解時間都到哪裡去了，在時間分配上講求策略、保持警覺，這是把領導自我的努力轉化為成功領導他人的重要一環。杜拉克認為，要做到這點，可以應用一套包含3步驟的流程：
記錄時間：記下一整天的時間運用，非常類似控制預算的記錄開銷。
管理時間：刪除沒有生產力的工作，這些工作花時間卻沒有創造價值。
集中時間：管理排程，讓你可以自行運用的時間（別人不需要你在場或你的注意力的 時間），盡可能集中累積成最長的連續時段。
如果你不能好好重視這點，有效管理你的時間，而是跟著組織的自然動態隨波逐流，很容易就會遠離有價值、具生產力的工作。再次引用杜拉克的話：
你會面臨持續不斷的壓力，把你帶往沒有生產力又浪費時間的事物。任何經理人，無論是不是主管，都要投入大量時間於完全沒有貢獻的事物。許多時間注定浪費。一個人在組織裡的層級愈高，組織對他的時間需求就愈多。
把專注力用在「深度工作」：不急迫卻高價值
集中時間、把零碎時間調整成較長的時段，是一個大家都運用不夠的方法，但是真的很有價值。只有在這些時間較長、不受干擾的時段，你才能對單一工作保持長時間的專注，足以產出價值深厚的工作成果。我是卡爾・紐波特（Cal Newport）和他提出的「深度工作力」觀念的堅定信徒和死忠粉絲，他在同名書籍中闡釋：「從事高度需要認知能力的工作時，深度工作力是心無旁騖的專注能力。它是一種技能，讓你能夠迅速精熟複雜資訊，在較短時間產生較好成果。」
深度工作的特質，就在於必須動用到你的認知資源、運用你的創意，並且保持專注力。反過來說，淺層工作的內容較為單調、較不需要動腦，無須認知能力、創意和專注力也能完成。淺層工作包括回覆電子郵件或參加會議等，這些也是日常工作的一部分，但是大多沒有立即可見的具體生產力。
如果你誠實檢視一下，就會看到你為淺層工作所耗費的時間有多少，你可能會大吃一驚。盡是在從事淺層工作裡渡過的人生，是通往平庸的危險之路。這句話聽起來或許刺耳，卻是真實無比。想要在工作和生活有重大進展，你必須持續以刻意、有意義的方式，專注於深度工作。
確切地說，你要在每天的行事曆上，圈出時間來從事深度工作。紐波特在與我的對談裡說得十分明白：「你的淺層工作量，應該只到足夠讓你不被開除的程度就好，這樣你才有足夠的時間去做那些能讓你升遷的深度工作。」
時間管理要講究戰術：每個工作日的最後30分鐘，用來為第二天與當週剩下的其他日子進行規劃。一天至少排1個小時給深度工作。深度工作通常不具急迫性，卻重要無比，無論是對專業發展（你自身工作的精進）或重大工作專案都是如此。把電話放在一旁，關掉你的電子信箱，全神貫注於手邊工作。
我出身於俄亥俄州戴頓市（Dayton），因此我喜歡探究萊特兄弟如何在城西的單車店裡創造出第一架飛行器的歷程。萊特兄弟身處於當時競爭最激烈的事業版圖，他們與同時代的人相比（無論是在美國或海外），雖然資金和支援都嚴重不足，仍然大膽追求目標。
即使競賽喧騰紛亂，萊特兄弟還是會定期花很長的時間，從事那種當時看起來真的很蠢的深度工作。後來拍攝到萊特兄弟飛行過程一些經典相片的攝影師約翰・丹尼爾斯（John T. Daniels）是他們的鄰居，他說：「大家實在忍不住覺得，他們只是一對呆瓜。他們在海灘上一站就是好幾個小時，什麼也不做，就只是看著海鷗翱翔、高飛、俯衝。大家覺得他們是瘋子，但我們也不得不佩服，他們的手臂能夠那樣動作，上上下下曲起手肘和腕骨，就像鳥兒一樣。」
想要嘗試打造能夠飛翔的東西，為什麼不觀察已經在飛的東西？站在北卡羅來納的沙丘上觀察鳥類，此舉在旁人眼中雖然看似瘋狂，對萊特兄弟來說卻有道理和必要。如果萊特兄弟能夠放下打造機器的工作，規律投入時間觀察鳥類，那麼我堅信我們所有人都能夠、也應該這麼做。
事實上，我們禁不起不這麼做的代價。什麼工作對你而言，相當於觀察鳥類之於萊特兄弟？你要怎麼做，才能在日程中更加落實深度工作？
養成良好的習慣：運用潛意識行動的力量
良好的習慣幫助我們表現一致，隨意度日無法造就持之以恆的好表現。我說的「習慣」，就是建立一套系統或架構，真正做到持之以恆。如果你不夠可靠，你的團隊就無法信任你。他們對你每天出現、做好主管的能力有任何懷疑嗎？懷疑會傷害信任，也會傷害你身為團隊領導者的表現。好習慣有助於持之以恆、建立可靠性，進而產生信賴感。一切都從你的日常習慣開始。
習慣的重要，在於它們運用了潛意識的力量。美國陸軍少將、曼哈頓計畫（Manhattan Project）工程師查爾斯・諾貝爾（Charles C. Noble）說：「起初我們培養習慣，後來習慣塑造我們。」透過習慣，你能夠不假思索執行任務，不必依靠你有限的意志力，在做之前糾結是否採取行動。
凌晨4:44起床，完成早上的例行事務——活動身體、喝大約600cc的水、寫日誌、閱讀、重訓／跑步、和家人一起吃早餐、開車送我女兒上學，這些已經是我連想都不用想就會做的事。由於我先建立習慣，這些現在是我運作系統的一部分。習慣專家詹姆斯・克利爾說：「我們不會自動向上對齊目標，會自動向下靠攏我們建立的系統。」
建立有用的習慣系統，能讓你在日常生活的各個層面都受惠。一天撥出1個小時從事深度工作的習慣，能夠確保學習成為每天的一部分。每天早上做感恩練習，寫下你感恩的10件事，這個習慣能夠轉化你的心態，為身為團隊領導者的你點燃樂觀和能量。一如我父親總是掛在嘴邊的那句話：「每天保持好心情，是領導者的義務。」沒人想要追隨渾身散發黑暗負能量、滿口酸溜溜的人，透過建立有用的習慣，你就能創造一個系統，讓你進入領導別人（還有領導自己）的適當心態框架，積極保持樂觀、活力十足。
本文摘自：《歡迎進入管理階層：從一流工作者成長為卓越領導者》
作者：萊恩・霍克（Ryan Hawk）
出版日期：2022/08/10
