當你要管理一大堆任務、文件時，可能會設計一個包含「進度狀態」欄位的表格（像是 Notion、 AirTable 等專案表格工具都有類似功能），專門用來標記目前每個任務處理到什麼階段，或是每個檔案是否還需要追蹤或修改。
這樣的「進度狀態」欄位對於自己一次要管理大量任務、文件檔案時很有幫助，可以清楚的看到其中特別需要注意的重要項目。這樣的「進度狀態」欄位在「多人協作」過程中更加重要，可以讓每一個協作者用清楚的方式回報自己目前的工作階段。
而現在 Google 文件也在這一年來不斷強化的「Smart Canvas」格式中，加入了滿足上述需求的專案管理功能：「專案表格範本」、「進度狀態的下拉選項清單」。
於是，我們可以利用最簡單的多人協作工具：「Google文件」，設計出一個對大多數合作者來說都好上手、容易使用的「專案協作文件」，裡面可以連結專案的不同任務、指派專案的不同合作者，並且設定每一個任務、文件項目的進度狀態。
大概也是一年多前，當Google文件開始推出「Smart Canvas」等各種特殊文件格式時，我提到這是要讓其從單純的文書工具，慢慢變成像是Notion那樣的專案任務協作工具。（延伸參考：Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能）
這一年來， Google文件中幾個比較重要的更新包含了：
同步行事曆的會議範本（Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學）
可協作的郵件草稿（從 Google 文件發送 Gmail ！以後都應該這樣撰寫郵件更有效率）
表格也強化得更有彈性（Google Docs 文件表格功能大強化，自動排序、固定標題圖解教學）
上述這些功能，都讓Google文件慢慢從單純的文書合作，轉變成可以處理更多「專案、任務合作」需要的功能。
而今天開始， Google文件將會對所有用戶推出下面兩項更新：
製作下拉式選單（dropdown chips）：可以用來設計各種狀態、進度標籤
插入預設表格模板：包含了專案進度追蹤、產品審核追蹤、檔案資料管理、上市狀態管理等等預設範本。
這兩項更新，可以讓Google文件更能直接成為一個「多人協作的專案管理工具」，無論是要多人一起處理大量檔案，或是多人合作多個任務進度，都能利用上述功能來滿足。
Google文件專案協作新功能的使用情境
你可以利用 Google文件的「下拉式選單（dropdown chips）」，在原本的待辦清單後，除了指定要分配任務給誰之外，還能讓每一個人加入目前處理進度的標籤，這樣的待辦清單更加一目了然。
我們也能直接插入Google文件內建的各種專案表格，簡單的修改後，就能變成自己跟團隊夥伴一起管理各種專案、文件進度的表格。
結合Google文件中可以插入各種雲端硬碟文件（參考：Google 文件插入超連結隱藏高效率功能：來源標題自動取代、文件簡報預覽），這樣一來，簡單的 Google 文件就能發揮專案統整中心的效果。你可以參考看看我之前寫過的兩種應用案例：
如何設計Google文件中的下拉進度選單
如果想要插入或自訂「下拉式選單」，可以在Google文件任何位置，透過「插入」功能選單中的「下拉式選單」來建立。
Google文件預設了「專案狀態」、「審核狀態」兩種進度標籤可以直接套用。例如「專案狀態」中包含了尚未開始、已封鎖、進行中、已完成等狀態。
你也可以透過「新增下拉式選單」，為這份Google協作文件設計屬於這個專案的特殊選項。
而這些進度、狀態、標記選項，可以靈活運用在Google文件的任何地方。
如何插入Google文件預設的專案表格範本
同樣在這一次的更新中，Google文件的表格也有了進化，加入了多種跟專案進度管理相關的表格範本，我們在插入表格時可以直接套用。
把前述的「下拉式選單」（進度狀態選項），和這邊的專案表格範本結合，那麼就能在Google文件中更精準的管理任務。
如果某一欄有設計「下拉選項」，當新增下一列時，該欄位也會自動載入「下拉選項」。
有了「下拉選項」後，也可以利用Google文件的表格排序功能，快速排序出進行中、完成中的任務、文件。
Google文件的新功能，讓其又更向Notion 、 AitTable這類專案協作工具邁進了一步，雖然功能還是簡單的，不過也相對的更親切好上手，值得好好利用在多人合作管理中。
那麼，如果你問Google試算表有沒有這樣的功能呢？當然有，歡迎參考我的這篇文章：「Google 試算表團隊協作任務清單教學，製作簡易版 Airtable 範本下載」。
本文授權轉載自《電腦玩物》，作者：Esor huang 異塵行者，原文標題：Google 文件變真正專案協作工具，新增進度選單、專案表格範本
