隨時秒回工作訊息效率反而更差！要遠端工作必須學會如何「非同步溝通」

不進辦公室工作已是現今工作趨勢，但遠端工作少了面對面對談，難以掌控到團隊成員的具體工作情況，只能利用電子郵件、群組視窗來保持聯繫。但如果你時時要求同事秒回你訊息，整體工作效率反而更加低落。既然如此，遠端工作團隊該如何保持高效率溝通？

別期望遠端工作就應該隨時回覆訊息，沒有電子郵件反而更有效率

在範圍更大的非同步溝通類別中，有很多溝通的類型和工具可以幫助人們維持聯繫。非同步可以是電子郵件、留言板、對共享檔案的評論或群組聊天。但是無論選擇哪種工具，都需要堅持一點：必須是真正的非同步。這意味著在交流的論壇上，要有人們不會立即回應的心理準備。

為什麼？除非要做出決定，否則關於工作的溝通，很少像工作這件事本身那樣有成效。遠距團隊的主要好處之一是，理論上，遠端元素為個人提供長時間不受干擾的時間，來專注於真正創造價值的任務。但是，如果期望遠端工作者隨時可以跟人溝通，這種好處很快就會消失。

想想看，對於我們大多數人來說，工作日溝通最常出現的部分是什麼：電子郵件。2012年對辦公室工作人員的一項研究中，加州大學爾灣分校（University of California, Irvine）的研究人員葛洛莉亞．瑪珂（Gloria Mark）和史提芬．佛伊達（Stephen Voida）發現，若把如雪片般飛來的電子郵件訊息給擋下來，參與者會更專注、工作效率更高、壓力也更小。

瑪珂和佛伊達首先允許參與者在為期三天的「基準」期間正常工作，在此期間，用數位監控軟體觀察他們的工作流程，該軟體追蹤員工使用的電腦程式和使用時間，還測量了他們的心跳來代表壓力程度。三天結束後，研究人員在參與者的電腦上安裝電子郵件過濾器，可以使所有收到的通知靜音，並把所有的新郵件移至一個專門的文件夾，以供之後讀取。

這種「沒有電子郵件」的狀態持續了五天，在此期間，持續追蹤參與者的電腦使用情況，並監測他們的心跳。

在沒有老是分心的情況下，除了一名員工外，所有員工使用不同電腦程式的時間都明顯增加，這顯示他們更能專注於眼前的工作。儘管他們的工作效率更高，但他們所承受的壓力卻比之前的基準期間下降許多。他們的溝通習慣也發生了變化。如果沒有往返的電子郵件，參與者更有可能拿起電話，與他們的同事進行資訊豐富的對話。

讓他們感到壓力的不是工作，而是必須老是放下手邊的工作，以便他們可以談論剛剛打斷他們注意力的其他工作。

「群組聊天」最容易剝奪注意力，干擾人們工作

這項研究支持了一種可能的懷疑，即員工不僅對收件匣中的訊息數量感到吃不消，而且還對他們必須檢查的收件匣和入口網站的數量感到不堪負荷。無論是電子郵件，還是像Slack這樣較新的溝通工具，如果是「隨時聯絡得上」的非同步溝通，並且希望員工快速回應每則新訊息，那麼非同步溝通可能會適得其反。

具體而言，說到哪些是最會干擾人的工具，群組聊天已經迅速取代電子郵件，成為最會剝奪人們注意力的應用程式。要求員工一直打開群組聊天的視窗，就像要求他們參加一個沒有議程表的全天會議，參與者隨意進出，只說一些片段的句子，同時又要求員工完成日常的工作。

團隊制定共同的溝通頻率與規範才是解決之道

但是，正如瑪珂和佛伊達的研究所顯示，如果有同樣的期望，放棄群組聊天平臺回到電子郵件並不能解決問題。解決方案反倒是制定溝通頻率的共同期望和規範，然後遵守這些規則。大多數情況下，在24小時內做出回應是非常合理的，而且應該是預設的期望。

如果需要更快的回應，請在你的請求中提出，或考慮將對話移至同步溝通。以下列出的幾點方針，讓非同步溝通替你的團隊發揮作用，而不是對你的團隊有害：

文字清楚簡潔

有一些技術可以讓人同步分享影音訊息，但到目前為止還沒有被廣泛採用。因此，在可預見的未來，文字溝通將是分享資訊的主要方式。（不過這一點你已經知道了……看看你的電子郵件收件匣就懂。）這意味著擁有出色的寫作能力，是成為優秀團隊成員的重要因素。

清晰的文字就是清晰的思維，這也是表達你的觀點的最佳方式。多用簡單的句子結構，用字盡量簡潔。除非你知道討論中的每個人都熟悉專業術語，否則避免使用。盡可能使用主動語態（除非你是律師，故意用「錯誤被釀成」（mistakes were made）等被動語態，沒有直接提到是誰造成錯誤，來逃避刑責）。

不要想當然覺得大家都有共識，甚至以為事情大家都知道。即使在全體員工會議上說過的話，或在寄給全團隊電子郵件中的內容，情況也是如此。如果你需要大家達成共識，請提出來。如果你需要確認大家收到訊息，請要求大家確認。如果你需要在某個時間或日期之前達成共識，請明確說明。

根據情況，你可以聲明，如果在規定的最後期限前沒有收到大家的意見，那麼你將假設大家達成了共識。只不過，不要自動假設會有共識。要統計每個團隊成員的回覆，可能會在短期內產生稍微多一點的工作量，但從長遠來看，這會為你省下更多功夫，勝過你為專案大步向前邁進，卻在幾天或幾週後才發現大家真正的反對意見。

在你的文字中注入正面的口吻

我們很容易誤解配偶、夥伴或好友訊息中的挖苦或冷幽默。與不太熟悉的同事分享類似的話語會被誤解也幾乎是理所當然的，而且這不一定是寫的人的錯。

研究顯示，人們接收到電子郵件或文字聊天等書面媒體時，更容易受到「負面效應」的影響，這意味著缺乏情感線索會誤導看的人把訊息解釋成比寫的人的本意更加負面。除非情況需要（或者你們是律師團隊），否則不要為講求實際，就犧牲了溫暖和親切的書面語氣。

假設對方的本意是正面的

除此之外，在閱讀其他人的資訊時，要假設對方的本意是正面的。他們可能沒有看過這本書（或者還沒有看過，你可以隨時寄給他們一本），他們可能沒有意識到，他們「就事論事」的溝通方式讓人覺得冷漠和斤斤計較。所以當你在看別人的文字時，替別人的文字注入一些溫度，預設他們的本意是最好的情況。

在遠距團隊環境中，如果做得好，非同步溝通應該是預設的溝通模式。不僅因為它使大家的行事曆免於過多的會議和太少的實際工作，還因為它尊重這些行事曆上的各種工作進展安排。不過，有時候用電子郵件、群組聊天或留言板討論來溝通還不夠。在這些情況下，我們應該轉向同步溝通，這需要同步溝通專屬的規範和期望才能發揮效用。