距離政府宣布防疫三級緊戒迄今已滿一個月，許多新創企業正面臨遠距工作（Work from Home, WFH）的流程與管理挑戰。創業小聚也打破 10 年以來，每月第三個星期三晚上固定舉辦線下聚會、線上也要聚的分享群聚模式，將 2021 年 6 月的創業小聚轉到線上，每週三晚上與你線上群聚。第一場活動就邀請到 QSearch 創辦人周世恩，與所有朋友分享遠距工作的經驗，以「新創團隊管理學—— WFH 遠距工作術」為題，要提供新創團隊適用於在家工作的管理思維。
周世恩除了是社群聲量分析公司 QSearch 的創辦人，2021 年也擔任美賣科技電商的技術長，他表示 QSearch 在創立之初，就是採用遠端辦公的模式，以節省辦公室的支出，這樣的企業文化與制度建立後， WFH 也成為隨時都能啟用的工作模式。
具有豐富數位管理經驗的周世恩，提點到疫情是能顯現出主管能力的時機，例如在五月疫情即將潰堤之際，主管是否能當機立斷判斷是否進行遠端工作，並做好最壞的打算，而遠端工作中的管理尤其重要，周世恩認為可分為三個面向探討——工作習慣、線上溝通能力與會議習慣。
遠距工作問題怎麼解，周世恩三面向分析解答
以工作習慣來說，原本熟悉的同事躲在螢幕後面，許多事情都不是主管能掌握的的，例如上下班的界線變得模糊、工時如何該界定、同事總是會議遲到或消失、員工的心理狀態如何關心，這些狀況該如何處理？周世恩建議主管應該要熟悉員工的習慣，若特定同事就是不能早起開會，主管可以超前部署，將該名員工的會議都挪到下午，展現體貼。
在線上溝通能力的面向，軟硬體設備的適應是重點：熟悉視訊軟體嗎？開會軟體當機怎麼排除？而 WFH 也讓文字交流變的重要，主管在工作的分配與指導上能否透過文字順暢的傳達，員工與客戶的接洽中能否透過文字展現專業，同事間的工作相處氛圍如何掌控？都是遠距工作中的難題，周世恩強調主管應主動給予關心，可以定期舉辦輕鬆的線上聊天室，讓彼此聯絡感情、促進溝通，也需要擬定更細膩的工作規章應付工具的突發狀況。
會議習慣層面上，遠端會議若沒有清楚的議程與發言規則，常會淪為聊天室，無法進行有效的資訊交流與決策，周世恩認為應該使用能有效控制成員發言的時間的視訊軟體，例如 Google Meet 可以直接把發言超時的成員靜音，主管也要建立制式化的會議邀請制度，還有會議記錄的撰寫也相當重要，周世恩建議主管可以要求與會人員事前將要議決的事項與資料先放上共編的 Google Docs ，若有臨時動議也可以事先放上去，會議主持人必須有效控管會議節奏，不討論不在議程上的事項，才能確保線上會議的效率和功能。
周世恩認為，現在的遠端工作是危機也是轉機，若能透過經驗將團隊制度與流程建立起來，未來在企業拓展海外據點時的跨地區工作會更方便，團隊的數位效率也會大幅提升，主管在其中扮演的就是能讓 Work from 「Hell（地獄）」，轉變成能掌握遠端工作的 Work from 「Home」的關鍵角色。
疫情劇變，一夕之間打亂了習以為常的管理模式，但是疫情前的實體工作跟現在遠距模式的敏捷管理方法有什麼異同？又該怎麼調整呢？下一場創業小聚將在 6/16（三）於線上舉行，由臺灣敏捷協會理事同為 LeadBest 的李佳憲執行長與大家分享「高效率敏捷管理」，更多活動資訊請點此
創業小聚特約編輯
李佳樺
