創業新聞

報表該怎麼分析?最實用5大函數在這裡:IF、SUMIF、COUNTA、COUNTIF、MAX

Excel有超過數百個函數,到底該從哪學起呢?遇到報表該怎麼分析才好呢?這篇文章要教你最好用的5大Excel函數!

1. 哪些分店的業績符合預算目標?IF

假如你是日本一家服飾品牌的品牌經理,你手下管了10家分店,店長交給你2015年上半年的營業額報告(如圖)。該怎麼比較這些分店的表現如何呢?

很簡單,你可以把這些店的業績跟他們去年的預算目標相比較,你不需要一家家比對,只要運用excel當中的IF函數就可以囉。IF函數的意思是,設定條件請excel找出符合條件的數值。

所以你的條件設定為,「營業額超過或等於預算」,符合時格子會出現「達標」, 不符時,格子會出現「未達標」。在excel上輸入=IF(B3>=C3, “達標”,”未達標”)」(小提醒,算式要以等號開頭,條件放在括弧內。)

圖說明

假如,你想把店面分成三個等級:超達標20%以上的A級店、剛好達標表現一般的B級店、和有待改善的C級店時,你可以輸入兩個以上的條件。

首先指定第一個條件是營業額超過預算,如果符合的話再看營業額是否超過預算20%,是的話填入A,否的話填入B。一開始就不符合條件1的填入C。

實際上函數會寫成=IF(B3>=C3, IF(B3/C3>=1.2, “A”,”B”), “C”)

函數寫法=IF(條件, 符合條件, 不符條件)

2. 毛衣類商品的總營業額是多少?SUMIF


這個函數我們在之前的SUM進階版中講過,不過這裡還是要再介紹一下。當你看到三家分店的每一筆商品售出紀錄時,想知道全部分店加起來賣出的毛衣金額總額?你可以指定在商品品項(B欄)中,找出符合毛衣的類別(G4),並加總他們營業額(E欄)。

圖說明

函數則寫成=SUMIF(B3:B16, G4, E3:E16)。

函數寫法=SUMIF(條件範圍, 條件, 合計範圍)

3. 有幾個人回答了問卷?COUNTA

假設你針對消費者發行問卷,調查顧客滿意度,這時Excel也可以派上用場。當你拿到意見調查的回函,首先你最想知道的,當然是到底有多少個人回答了問卷?

圖說明

用COUNTA函數,找出姓名欄中,有輸入資料的格子有幾個就可以了。

輸入=COUNTA(A4:A13)

函數寫法=COUNTA (計算範圍)

4. 達成率超過80%的業務有幾個人?COUNTIF

假設你是業務經理,底下管了一批業務團隊,報表中可以看到每個人拜訪的客戶數量、成交次數,以及每個人的成交率。想知道你的團隊中,有多少人的業績達成率超過80%,只要請excel在在成交率那一欄(E欄)裡,找出有大於0.8的有幾個?

圖說明

算式輸入=COUNTIF(D3:D10, “>=0.8”)

同理,你也可以輸入不同條件,找出「女性有幾位?」「會員有幾位?」

函數寫法=COUNTIF(條件範圍, 條件)

5. 這個商品的最高實銷率?MAX

同一個商品,在不同分店銷售的情況不同時,想找出究竟哪一家店賣得最好時,可以用MAX來找,他的功用是找出範圍內的最大數字。
報表中顯示了《經理人月刊》在全台便利商店的銷售率,假如你想找出《經理人月刊》在全台北便利商店中的最高實銷率為多少,就要用Max加上計算範圍,輸入=MAX(B4:B21)。

圖說明

同理,若要找出最小值(最低實銷率),只要使用MIN最小值函數加上計算範圍就可以囉!

MAX的好用之處其實要和其他函數如IF做搭配,假設你拿到每天的營業額,你可以用MAX加IF,找出某位員工(或某月份內)的最高營業額數值。

函數寫法=MAX(計算範圍)

提供您第一手最豐富的創業資訊!
現在就加入「創業小聚 Line@-數位創新與創業的社群平台!

本文授權自《經理人網站》,作者:張玉琦

延伸閱讀 /

沒用過Excel?專為零基礎準備的簡單教學!

Excel進階版:加總不只有SUM,還有不可錯過的3大公式!

學會這5個Excel快速鍵,工作效率保證翻倍!

圖表製作 / 實習編輯吳瑄庭
首圖來源 / OTA photos via Flickr, CC licensed
原文出自 / 《日經Associé》

Read More
Meet創業之星