集體創新，關鍵是一再溝通(六)

彼得‧聖吉推薦、趨勢科技實踐
**2****種溝通工具，讓組織動起來
****趨勢科技四千多名員工、分散五十多國，如何維持一致、緊密的企業文化？靠的是「溝通」。

**許多企業都有員工內部論壇、執行長部落格及各階層會議等溝通平台。對趨勢科技來說，這些只是基本配備。趨勢科技不斷用各種工具和制度，提高溝通的信度和效率；更重要的，是確保員工也有「能發言」及「被聽見」的權利。因為，真正的溝通不是「老闆說、員工聽」，而是「你說、我聽」，沒有階層、不分議題的雙向對話。

以下兩種組織溝通工具，都受到學習型組織大師彼得‧聖吉（Peter Senge）的推薦。

問題1****：如何讓人人都能與執行長對話？
陳怡樺到中國拜訪時，員工有許多問題想提問，但只有兩個小時時間的她，並不想只做一場簡報個人秀，也不想開放提問、讓少數人的問題占據全場。

工具：World Café（世界咖啡館）
員工討論之後，決定使用趨勢科技最常用的會議工具：World Café——上百位工程師先進行小型的World Café，找出大家最希望執行長回答的問題，然後再舉行一場「記者會」，請陳怡樺一一回答。

更有趣的是，問題整理出來後，員工會先詢問部門主管的答案，再比較主管和執行長的答案有何差異。若兩者明顯不同，主管就要說明原因。這樣的對話，不僅有助管理階層間找出認知落差，也形成日後員工與高階主管及來訪貴賓的對話模式。

問題2****：如何讓大家敢在會議中說真話？
趨勢科技的主管要開很多會議。但陳怡樺認為，開會的目的不是「說話」，而是「創造共同經驗」。所以過程中會使用圖像和活動等工具，來輔助溝通。

工具：Left Hand Column（左邊欄位）
「left-hand column」的做法是，發言時，要在紙上右手邊的欄位寫上「我說了什麼？」左手邊的欄位則要寫出「為什麼我會這樣講？」

原因是，當人們不想做某件事、但又不敢說出真正的理由時，就會扯出許多無關緊要的解釋。就算聽眾對此進行討論，也碰觸不到事件的核心。

趨勢科技希望員工「做自己」，所以找出了這個方法。經過訓練後，開會開到一半時，常會有人問，「What is your left hand column？」（你到底在想什麼？）一個簡單的問題，往往會讓對方立刻卸下防線。也有人會說，「Actually, my left hand column is……」（其實，真正的原因是……）這樣員工就比較不會覺得，把自己的情緒表現出來是件丟臉的事。

現在，「left-hand column」已經成為趨勢科技員工的共同語言。

**陳怡樺的管理講義
****DOs
****1****要從整體思考，不能偏重某些部分。
****2****愈是高階主管，「自我」（ego****）要愈小。
****3****養成「敢說真話」的企業文化，就可以提高溝通效率。