從「颱風」看見憑證數位化有多重要！

剛歷經第5號颱風「杜蘇芮」襲擊台灣東部地區、山區造成劇烈雨勢，緊接著中度颱風「卡努」持續向台灣北北西移動，預估後期路徑變數增，恐在東海出現滯留狀況。颱風帶來的猛烈風暴、豪雨和洪水會對受影響地區產生深遠的影響，數年前的梅姬颱風就造成宜蘭傳藝中心淹水高達180公分，倉庫內的傳票、機器等公司資產皆受潮導致損毀，天災對於企業的傷害很巨大，具體原因分成以下四點：

1. 經濟損失：颱風可能導致公司生產力的下降，並影響受災地區的整體經濟增長。
2. 財務報告的不完整：帳簿憑證因天災而泡水、消失。若憑證不見將導致財務帳簿的不完整。
3. 稅務問題：缺少憑證可能會導致公司無法準確記錄收入和支出，這將對公司的報稅產生一定的影響。
4. 管理決策受阻：缺少憑證將使公司管理層難以準確地評估公司業務狀況和財務風險，這可能會對公司的經營策略和決策產生負面影響。

若是遭遇天災所導致的財產損失，稅捐稽徵機關將主動協助申報、申請各項稅捐減免。但是針對倉庫內銷毀的傳票，公司應該要怎麼做才能夠避免？

財報雲共同創辦人莊皓翔表示：「保管帳簿憑證的完整性和準確性非常重要，以往傳統保存的方式容易因不可抗力之因素導致損毀，因此建議企業主養成將財務資料上雲的習慣。」

透過數位化方式保存能達到以下三點好處：

1. 數位化留存自保：根據商業會計法第38條規定，營利事業設置之帳簿至少保存10年、憑證至少保存5年，透過將財務資料保存至雲端的方式，不必擔心資料遺失。
2. 減少人力成本：若是需要查找過去財務資料，公司不必派大量人力去倉庫翻找紙本憑證，只需打開電腦就能順利找到相關資料。
3. 符合ESG規範：為了監測碳排狀況，必須另外花時間透過人工填表的方式完成數據蒐集，透過將憑證雲端化的方式，使得人員在翻找資料的過程中更加省力。

憑證數位化保存已勢在必行，為了公司能夠持續成長壯大，也為了自保，企業主必須從現在開始執行。

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