創業新聞

除了精實創業,你聽過高效開會法「精實咖啡」嗎?

g-stockstudio via Shutterstock

本文摘自《揪出時間小偷的看板管理法:微軟、Zara、HP……這樣精實流程,免做虛工、省時有餘裕,部屬被動變主動。》,大是文化出版

九個人坐在西雅圖南湖聯合公寓(按: South Lake Union,是一個社區)的咖啡館裡,啜飲著咖啡。所有人都看向卡門(Carmen),他正在強調上一波裁員對公司的影響。大家很有禮貌的等卡門講完才發表意見。

之後過了一分鐘,計時器開始響起,大家簡單的投票後,話題就換成便利貼的下一個主題:「如何影響領導階層。」

這就是「精實咖啡」──有架構、沒有繁文縟節的會議。參與者聚集在一起、建立議程,然後開始發言。這是2009年,由吉姆.班森與傑瑞米.萊史密斯(Jeremy Lightsmith)發明,後來成為群體討論想法的最佳方法之一。

因為議程是透過民主方式產生,也就是由參與者自己決定,所以對話很有建設性,每個人的聲音都能被聽見;此外,由於話題與自己切身相關,所以大家都很投入。

這個方式鼓勵大家彼此尊重、暢所欲言。而《如何開好會:精實咖啡之書》(Howto Have Great Meetings: A Lean Coffee Book)的作者亞當.尤列特(Adam Yuret)曾說:精實咖啡顛覆了傳統的單向管理會議。它協助團隊、向大多數人揭發最重要的話題,讓每個人都能傾聽別人的意見,並且被別人傾聽,以提供即時回饋

精實咖啡能確實掌握討論進度,又能讓所有人都有發言機會。
Monkey Business Images via shutterstock

我再補充一下,精實咖啡不只改變團隊會議的調性,它還會改變企業的整體文化。若想扭轉時間小偷的猖獗情況,你就必須有所改變。跟時間小偷相關的問題中,有許多都是組織問題或公司文化造成的。換句話說,如果公司文化是重視「大家忙不停」(而不是讓工作流動),員工最終一定負荷過重、WIP太多──這種文化並沒有建設性。

編按:WIP為work-in-progress的簡稱,代表「進行中工作」。

因此,目標應該是替企業產生價值,而不是讓員工忙不停,所以為了避免這種錯誤以及改變,我們可以藉由精實咖啡,輕鬆的與觀點相反的人面對面對話,讓關係更加緊密。

精實咖啡要怎麼喝?

我從2012年開始主持精實咖啡,並利用從中得到的經驗,發展出一套很棒的行動計畫,讓你的團隊或組織可以實施。

首先,請空出60分鐘到90分鐘的時間。接著去找便利貼與麥克筆,把它們放在桌邊。等每個人都坐下之後,開始詳閱精實咖啡的規則:一次只有一個人能發言,參與者要多聽而不是多說。

接著,邀請參與者花2分鐘到3分鐘,用手上的材料盡可能多寫一些話題,但一張便利貼只能寫一個話題。每個人都寫完之後,參與者應該替大家簡短的總結自己提出的話題(通常兩句話就夠了),這樣其他人才知道他們有哪些話題可以投票。

每個參與者有兩票,可以投你自己提出的話題,也可以兩票都投同一個話題。之後統計票數、排出話題的優先度。接著把桌子當成看板,讓話題依序經過三個重要欄位:「要討論」、「討論中」、「已討論」。

將票數最高的話題放進「討論中」欄位,剩下的就在「要討論」欄位中排序。你也可以設立第四個欄位,代表決策、啟發或行動。

將計時器設定在5分鐘,請提出「討論中」話題的人帶領討論。而主持人應確保所有人都有發言的機會,避免講話大聲、外向的人獨占整場對話。等到鈴聲一響,請發言人把目前這句話講完,然後大家比大拇指投票。

如果大拇指往上的人占多數,表示這話題可以再多討論幾分鐘;若大拇指往下的人占多數,就停止這個話題,討論下一個。如果平手,就由主持人裁決。反覆進行這個流程,直到精實咖啡的時段結束為止。結束時,每個參與者輪流做結,但也可以選擇不發言。

精實咖啡通常是一小群人在喝的,但也不必局限人數。我曾經主持過一次精實咖啡,參與者約十五桌到二十桌左右,每桌10個人。

精實咖啡之設置。
大是文化出版

利用看板討論,讓站會更有效率

我在前面提過,有些站會走來走去的時間比討論還多,專案經理試圖透過與會者了解情況,卻徒勞無功。此外也有一種方法,算是了解情況用的:你在辦公室四處走,每個人跟你報告今天在忙什麼、昨天做了什麼、明天計畫要做什麼;但其實只要把工作寫在看板上,就不需要這種會議。

況且這種會議還很無聊,你在辦公室四處走的時候,大家就會花時間思考自己該說什麼,而不是專注於工作。

如果站會是在一塊看板前進行的,大家的工作內容就一清二楚了。站會就是要說重點。有事情被耽擱嗎?有大家沒看見的工作嗎?我們該知道什麼事?有什麼事會影響我們?什麼事該放在看板上卻沒有放?請長話短說,然後進入「站會後時間」,解決真正的問題。

利用看板讓所有資訊呈現在上頭,參與會議者較能抓到討論的重點。
LDprod via shutterstock

我曾經待過一家公司,每天早上9:30都要開站會。起初他們採用「巡視辦公室」流程。有些人成為目光焦點時,說話就會很不自在,聲音像蚊子一樣;有些人則很享受被注視的感覺,於是霸占了大量的寶貴時間。

你可以想像一下,這35位工程師跟經理開著沒效率的會議,有多麼浪費成本,更別說還要聽他們為了這場無聊的會議,報告他們的情況。於是會議規則就改了。我們訂出一條政策:看板必須在早上九點之前更新完畢,並且確認無誤。這樣一來,大家只要看板子就能得知最新情況,因此站會就能專心討論風險與不確定性。於是以下3個問題就成為新的待議事項:

1. 哪些工作被阻擋了? 記得對事不對人。資料庫有問題,使得工作出現阻礙,就是未知依賴型小偷在作怪。
2. 哪些工作有被阻擋的風險? 優先度衝突型小偷通常會在此現身。
3. 有沒有正在進行的工作,卻沒有放在看板上? 這個問題會延伸出其他疑問,例如有些工作沒被大家看見,或是昨晚的生產流程可能出了問題。大家提出疑問,就能揭發計畫外工作型小偷做的壞事。

改變會議規則後,站會變得又快又簡潔,團隊也就能立刻看清,有哪些阻礙讓重要工作無法進行。

由於站會只花15分鐘就結束了,因此工程師在站會結束後,還有時間閒晃了一陣子(因為他們在下場會議之前,有15分鐘的空檔時間),或是處理一些阻擋工作的工程問題。之後,我們把這段時間稱為「站會後時間」。

以前我必須在8天前就開始安排會議,才能找到工程師跟會議室都有空的時間。由於會議室經常有人使用,所以大家得跑到附近的咖啡館開會。

有了站會後時間,會議就減少了,因為大家討論完問題就能立刻解決它,不需要再另外開會。如果站會要耗時15分鐘,那你最好抓半小時的時間,這樣站會結束之後,大家在下次會議前就有15分鐘的空檔。

這樣一來,干擾也減少了,因為大家不會再闖進來、用「能耽誤五分鐘嗎?」打擾我;站會結束後,他們也能立刻找到我,問一些及時的問題,並且迅速得到回饋。關於會議這個話題,我最後再強調一點:養成固定時間、固定地點開會的習慣,對於所有參與者都有莫大的助益。這條相對簡單的準則,可以減少15名員工造成的不確定性。

延伸閱讀