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如何善用「專一力原則」,讓創業忙碌的你戰勝拖延、提高效率?

本文摘自《《專一力原則:「一心一用」戰勝拖延╳提高效率╳改善關係,重獲職場與生活時間主權》》,寶鼎出版

想把工作一次做到好,時間永遠不夠;把工作重做,時間永遠充足。──傑克.貝格曼(Jack Bergman)

你很可能因為無法完成所有的事,所以覺得無法消受。有些人一天可以完成很多事,是怎樣辦到的?

《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)報導過高效率員工的工作習慣。除了一到公司立即開始工作之外,這些員工一天當中也會定時休息,他們在每日行程中安排休息時間,使整體的效率更高。高效率的人甚至午餐期間也是只做一件事,他們好好享受午餐不工作。

把這個記下來!讓自己有一些休息時間,這樣完成的事更多。同樣的,當我們精神抖擻時,要投入工作中。即便如此,面對多到不行的工作時,要如何生存下去?

另外,請記住這個做起來可能很難、但很有幫助的經驗法則:如果有緊迫、艱鉅的工作是你想逃避的,在一天當中儘早去做

咬緊牙根!為了自己好,要嚴以待己,知道嗎。把重要的工作延後做,可能加重你心裡的負擔,使得想要專心一志做其他事情變得難上加難。

如果有緊迫、艱鉅的工作是你想逃避的,在一天當中儘早去做。
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祕訣一:把類似工作集中,整理成工作串

有什麼相關的工作是你平常上班時,一天可能會做上好幾次的?

以我自己為例,包括閱讀和回覆訊息,把東西(文章、要簽名的文件、該寄的信件)拿到大樓裡其他辦公室、回電話,並安排會面。

工作串的方式是把類似的工作找出來,把這些事集中在一天當中的特定時段一起做,而不讓同類型的活動一直打斷你的思路。

用工作串的方式可以節省時間,以下是一些幫助你成功的建議:

  • 在你最清醒的時段來使用工作串的方法。
  • 一天做一到三次的工作串。
  • 決定花多久時間做工作串,並設置鬧鈴提醒你該 _停止的時間。
  • 避免在指定時間之外,從事這些工作。

一天當中簡訊和電子郵件會不時地害你分心嗎?社交媒體的誘惑是否使你留連忘返,影響到工作,對即將到期的專案造成損害?

如果是這樣,也許你該嘗試工作串的方法。先從在白天限制自己去回覆訊息做起,一天分三個時段:剛到公司時、午餐時間前和下班回家前,各用20分鐘來做這些事。

也許你會對此表示懷疑,大家不是期望更快收到回覆嗎?我並不是建議你每週才回一次電子郵件,一天回三次是合理的頻率。

此外,許多電子郵件因為大家一來一往的回覆,沒必要地過分冗長,例如,以下的回覆方式可以消除或減短對話串:

  • 無需回覆。
  • 感謝,今天就到此為止。
  • 如果有變動,才需回覆。
  • 〔某某同事〕可以處理此事,不必傳副本給我。
  • 這樣很好,到時見。
  • 接下來幾個小時,我不會上線。
  • 可聯繫〔某某同事〕來安排。

這樣做可以防止之後有突發情況。即使當期限就快來臨時,我早上開始工作時還是會從我的行程檢查起,並努力地看完從昨天開始累積的訊息

假設你已經幾天沒進辦公室了,回來時出現堆積成山的訊息、文件和螢幕上閃爍不停的提醒燈,等著你處理。別驚慌,我有一套辦法處理這種特別的情況。我稱為1_×1_0_×1_方法,這是從工作串演變而來的

先快速看過待辦的事項,並立即處理任何可以在一分鐘或更短時間內解決的事情。這可能包括快速回覆電子郵件、簽名同意專案、回覆語音留言或回答時間安排。接下來,處理可以在不到十分鐘就完成的工作。儘早在當天解決這一類工作,其餘的工作是要花上一個小時的時間來處理。接下來幾天,把這些事整合至你的時間表。

最好是趁辦公室事情還沒一件件都冒出來之前,在早上盡可能快速辦好工作。

祕訣二:「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾

不起眼的便利貼是你的第一道防線。無論你是有自己的辦公室、還是在小隔間,或是在開放空間的辦公室裡工作,便利貼是你的朋友。把你的想法寫在便利貼上,把它貼在門上、入口處,或是桌子的旁邊。
以下兩張圖,是為了提醒別人自己正在忙的便利貼範例。這時幽默和輕鬆會有益,藝術表現純粹為附加效果。

為了提醒別人自己正在忙的便利貼範例。
寶鼎文化

這樣不會讓你永久不被打擾,最長大約維持90分鐘。最好限制你密集專心一志的時間,在你累垮前,就應該喊卡。這樣你會更有效率,也更熱衷於工作。

若要讓別人好辦事,你可以在便利貼上寫下工作結束的時間,例如:「請下午1:30後再來!

並非所有的打擾都是一樣的。沒空談天說地,和真正需要你幫忙時卻不伸出援手,兩者是不同的。

辦公室的門戶開放政策受到好評,但是我反對,因為這樣會讓人預設你是歡迎和期待別人來打擾你工作的。對於門外漢來說,門戶開放政策意味著你的門(真實或象徵意義)永遠對不速之客敞開,你神奇地隨時對任何人都有空。在現實中,這是不可能的。對所有人隨時都有空,代表無法專心陪伴某人。

如果我在你的辦公室,而雷蒙跑進來要和你討論,你怎麼可能把注意力放在我們身上?你沒辦法,所以你是在浪費大家的時間。

在你的線上行事曆或在你辦公室入口處,放上會談登記表,表明你的辦公時間。是的,真的有人這麼做,
而且是有用的。

祕訣三:把彈性工時排進你的時間表

當你為每週該做的事項安排進度表時,至少每天排進兩個半小時的空檔,預留給工作串和突發事件

我稱之為彈性時間,這麼做需要紀律,我看過那些超級忙碌的資深主管,也都使用這套方法。安排連續不間斷的會議會害你深陷絕望,永遠有追趕不上的會議。你還可以使用這段開放時間,專心來做長期的專案

把「沒有排事」的時段看成實際有排事的時段,除非發生急事,不然不能動用。這也是安排彈性工作時間的部分原因。

你可以採用家醫診間的做法。如果你想預約做不緊急的每年基本體檢,他們可能會告訴你下一個可供掛號的日子是一個月後的今天。但是,如果你早上八點打電話過去,說你發燒頭暈,你可以當天早上就掛號,因為內科在行事曆中預留緊急狀況的掛號時間。

對於忙碌的職業人士,這是個理想的模式。你並不需要為愛聊天的同事放下手邊的工作。然而,如果你的行程滿檔,就無法騰出空來處理意外情況,而意外情況是一定都有的。

對於職場混仙怎麼辦?他們摸魚,三不五時晃到你辦公室,也沒有明確的討論議程或離開的打算。如果你的位置是在開放的辦公空間,根本沒有任何隔間防線,那該怎麼辦?

我有法子罩你,專於一事並非仰賴完美的辦公環境才能達成。有個混仙跑到你辦公室,興奮地講最新夢幻足球選秀的新聞,但你正在趕工,你可以這樣回應:

-抬頭看看他,並表示你很忙,就低頭回去做事
-微笑並指著耳機,用來阻擋不必要的談話回他:「很酷,但我有很多事要做。」
-並回頭做你的事。

實際情況是,有很多方法和說詞可以讓你避開混仙,你只要去做就是了。你可以一邊告訴他們,現在你沒空聊天,一邊表現愉快的神情和溫暖的笑容,這樣就很夠了。

有些人在開放辦公空間工作,會感嘆專於一事是不可能的。畢竟,到處都有讓人分心的事,而辦公室卻沒有劃分空間的界線。別灰心,比起經常切換任務的人,專於一事的人有更強的能力去阻擋分心。

專於一事需要投入心力和個人責任。我們無法為了要專於一事,就要求環境得要清幽。我們無法因為周遭紛擾的人和事,就隨之起舞。如果你周圍談話的人太多,可以掏錢買台白噪音的機器。一台的價格很便宜,還可以用很多年。而當你達到心流的狀態,外在的干擾就不會影響到你。

當你就是無法集中注意力時,該怎麼辦?大多數開放的辦公室會有一些安靜的房間。如果有需要,就去使用。

使用這些方法可以減輕干擾,同時讓大家知道,你暫時離開是有理由,而且不會耽擱很久。人們會尊重你對時間的安排,還有其他的好處是,你比較不會收到非緊急的訊息。

讓大家知道什麼時候你會回覆他們,並且確實做到,藉此表示你對他們的事情認真以待。請記住把你的語音信箱和電子郵件的自動回信功能設定外出模式。這樣比試圖表現你有空,實際卻心不在焉,還更為有效和尊重。

練習、練習,再練習

表三:把表現很好的情況記錄下來
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專於一事是可以培養的習慣。選擇能增強你專於一事的方式,要挑選實際的事情,例如管理沒有預約前來的訪客、關閉社交媒體、指定時間規劃每日工作、開會時保持專心,或用工作串方式處理電子郵件。把表現很好的情況記錄下來(詳見下頁表三),每週能有四天表現很好就是勝利。經過15個工作日後,給自己一些獎勵。當然,你處在當下的能力提高了,這本身已是最好的獎勵。

《專一力原則:「一心一用」戰勝拖延╳提高效率╳改善關係,重獲職場與生活時間主權》
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這裡提供的許多例子都是標準的辦公室場景。然而,當你肩負許多責任時,這些概念可以應用到其他情況,無論你是自由業者、學生、藝術家,或是全職父母。